Los voluntarios y Beeple se refuerzan mutuamente en los centros de vacunación belgas

La mitad de las ciudades y municipios flamencos y todos los centros de vacunación valones utilizan Beeple para enviar a los voluntarios adecuados en el momento adecuado a los centros de vacunación. Truus, Lief y San, tres héroes de la vacunación, hablan sobre sus experiencias y sobre el uso del Beeple en la planta de vacunación.

Entregas inseguras

Los centros de vacunación dependen en gran medida de la confirmación de las vacunas. Lamentablemente, eso solo ocurre justo antes de la posible entrega. «Se comunica con antelación la disponibilidad de las vacunas, pero como las vacunas se confirman tardíamente, se sabe muy tarde cuándo hay que actuar con eficacia. Por ejemplo, el viernes pasado me inscribí en un turno de miércoles», explica Lief, un voluntario del centro de vacunación de Spoor Oost. «Así que tenemos que planificar y hacer ajustes con muy poca antelación, semana tras semana. Podemos hacerlo con Beeple porque es muy flexible. No creo que haya otro sistema que pueda hacer eso», confirma San Segers, director de planificación del centro de vacunación de Malle.

Un flujo de trabajo fluido

«La organización está bien gestionada. El proceso, desde el registro hasta la vacunación y la salida del centro, transcurre sin problemas. A las personas se les muestra inmediatamente el camino. No te puedes equivocar y los tiempos de espera son cortos. La gente siempre dice: «Vaya, aquí las cosas van muy rápido», explica Lief. Para que todo funcione sin problemas, se necesitan muchos voluntarios, y Beeple satisfizo fácilmente esta necesidad. «Hemos construido nuestro entorno en Beeple paso a paso. Ahora está totalmente adaptado a nuestra forma de trabajar. No tuvimos que cambiar nuestro flujo de trabajo», afirma San.

Invita a 1400 personas con un clic

«Hay tres tipos de proyectos de voluntariado: médicos, de centro de llamadas y de mayordomía. Los tres requieren horarios diferentes, pero también perfiles diferentes. Se publican diferentes vacantes y los voluntarios y empleados registrados solo reciben las vacantes que coinciden con sus perfiles. Con solo hacer clic en un botón, puedo invitar a las 1400 personas de nuestra base de datos a los turnos disponibles que más les convengan, en lugar de llamar o enviar correos electrónicos a todos personalmente», afirma San.

Los voluntarios hacen su propio horario

«Como empleado, puedes apuntarte a un turno con solo pulsar un botón», afirma Truus Meermans, voluntaria de los centros de vacunación de Malle y Amberes. Los voluntarios y los empleados programan sus turnos por sí mismos y el planificador puede ver en cualquier momento cuántos turnos se han ocupado. «Cuando te hayas apuntado a un turno, recibirás un correo electrónico de confirmación y el turno aparecerá automáticamente en tu plan personal de Beeple», explica Truus.

Mantener una visión general

«Al final de la semana, puedo exportar listas e informes de Beeple. Por ejemplo, puedo elaborar los informes financieros y enviar las listas de planificación a Randstad, para que puedan pagar correctamente la asignación de voluntarios y los salarios del personal médico», explica San. Los centros de vacunación trabajan en estrecha colaboración con Randstad. La agencia de contratación examina los perfiles médicos de cada candidato e indica en el Beeple el progreso del proceso de selección. También pueden consultar la información personal con fines administrativos y de seguro.

Empleados y voluntarios trabajando (con Beeple)

Truus: «La aplicación es fácil de instalar y muy intuitiva de usar. También se ve bien. Hago trabajo voluntario en dos centros de vacunación. Sin embargo, solo tengo que iniciar sesión una vez en Beeple y, con un simple clic, puedo cambiar de centro para apuntarme a los turnos y consultar la planificación por ubicación», afirma Truus.

Una vez que se han apuntado a un turno, los empleados reciben un correo electrónico de confirmación con la fecha, la hora, la ubicación y la información de estacionamiento, y un código QR para iniciar sesión a su llegada. Lief dice que está bien informada con antelación. «Cada dos semanas recibes un boletín lleno de información y ya he seguido tres seminarios web para saber qué hacer en mi papel de administrador y guionista. Una vez en el sitio, te llaman por tu nombre y recibes una sesión informativa. De hecho, ya se ha pensado en todo». La cooperación también es fluida. «Todos son muy amables, colegiales y se ayudan unos a otros».

Absolutamente ninguna falta de motivación

«Estoy muy contenta de poder hacer algo útil después de pasar un año en casa. Es realmente bueno poder ayudar y guiar a las personas. Llegas a casa con una buena sensación», dice Lief. «La obra en sí es muy bonita. Hay una atmósfera muy positiva y eso da mucha energía», explica Truus. Lief y Truus no son los únicos voluntarios que están extremadamente motivados. Las señoras explican que hay que asegurarse rápidamente un lugar como voluntario. «Una vez que hay vacantes, todo pasa muy rápido. Tienes que asegurarte de tener la aplicación Beeple en tu teléfono. Si esperas a que llegue el correo anunciando los nuevos turnos y luego intentas inscribirte, de todos modos los turnos ya están llenos», dice Lief. «La aplicación es realmente imprescindible para conseguir un puesto rápidamente», confirma Truus.

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