Los cuatro niveles de planificación del personal: ¿cuál es el óptimo para tu empresa?

La planificación del personal es tendencia. A la luz del creciente número de empleados flexibles y de personas con ingresos adicionales, las empresas que trabajan con horarios variables necesitan urgentemente una forma sencilla de crear horarios para el personal. Sin embargo, no todas las empresas son idénticas. Dependiendo del tipo de personal (estudiantes, autónomos, personas con ingresos adicionales, etc.), del sector en el que opere y de si trabaja para clientes externos, necesitará una forma diferente de programar al personal.

Vamos a profundizar: hay tres, y por extensión cuatro, niveles diferentes de planificación del personal. En primer lugar, está el nivel operativo, en el que se centra en el corto plazo, el nivel táctico, en el que se mira a medio plazo, y el nivel estratégico, en el que la visión a largo plazo es fundamental. El cuarto nivel, y el más reciente, es el método integrado y basado en datos. De esta manera, la planificación del personal y la continuidad de las actividades diarias ya no dependen de las personas.

1) Nivel operativo

Si planifica el personal a nivel operativo, verá qué empleados son necesarios para realizar todas las tareas diarias. Si realizas tareas para clientes (por ejemplo, agencias de personal), compaginas la demanda de tu cliente con la del personal disponible en tu organización. Usted crea cronogramas de tareas y cronogramas operativos, una tarea que puede realizar cualquier gerente y para la que no es necesario que sea un especialista en planificación o administración de personal.

Las organizaciones que planifican a nivel operativo suelen utilizar Excel. ¡No es la forma óptima!

¿Quieres saber por qué?

2) Nivel táctico

Cuando planifica la fuerza laboral a nivel táctico, piensa más allá de las tareas y proyectos a corto plazo de su empresa. Elaboras un plan anual teniendo en cuenta un plazo medio de aproximadamente un año. Los períodos excepcionales se trazan en este plan. Algunos ejemplos son los meses en los que hay más cancelaciones de trabajo debido a una enfermedad. O períodos de vacaciones, cuando una gran parte del personal no está disponible. Usted evalúa el despliegue del personal, lo que aumenta considerablemente la calidad de su planificación.

3) Nivel estratégico

Si planifica su fuerza laboral a un nivel estratégico, piensa en el largo plazo de su empresa, de tres a cinco años. Elaboras una misión, una visión y una estrategia en las que también incluyes puntos de atención como el absentismo y la conciliación de la vida laboral y personal. Esta planificación estratégica del personal debe estar en línea con los planes de la empresa para el futuro. Intervienen diferentes niveles de la empresa: el consejo de administración, los recursos humanos y el equipo directivo. La gran pregunta es: ¿qué personal necesitamos para lograr la misión de la empresa?

4) Nivel integrado y basado en datos

Algunas fuentes recientes hablan ahora de un cuarto nivel en el que la planificación del personal ya no está vinculada a una o más personas de la organización. Es un sistema basado y controlado por inteligencia artificial. Sin embargo, esto requiere planificadores especializados en su organización que tengan experiencia en el análisis de datos. La idea subyacente es predecir ciertos aspectos de la planificación del personal utilizando datos y análisis del pasado. Un buen ejemplo del comercio minorista es el período de rebajas: imagine que el sistema de caja registradora y las cámaras de vigilancia inteligentes de sus tiendas se pueden vincular a su herramienta de planificación del personal. Entonces podemos predecir que el primer día de rebajas de enero, entre las 11 de la mañana y las 4 de la tarde, habrá tres veces más gente que de costumbre. La herramienta de planificación puede indicar que se necesitará el triple de personal en ese momento.

Por supuesto, el cuarto y más reciente nivel es el deseo supremo de todo planificador de una empresa. Sin embargo, la elección de un determinado nivel y los tipos correspondientes de paquetes de planificación y software dependen de los deseos y del negocio de la empresa. Por ejemplo, una empresa con una organización del trabajo simple y estática que es particularmente activa durante el día tiene menos probabilidades de beneficiarse de un software predictivo. A diferencia de las empresas del sector sanitario, minorista o de eventos, donde a menudo varios proveedores y empleados trabajan juntos o están repartidos en diferentes ubicaciones.

‍

¿Sueña con recopilar e interpretar continuamente datos de trabajo flexible?

‍