Vrijwilligers en Beeple versterken elkaar in Belgische vaccinatiecentra

De helft van de Vlaamse steden en gemeenten en alle Waalse vaccinatiecentra gebruiken Beeple om de juiste vrijwilligers op het juiste moment in de vaccinatiecentra te krijgen. Truus, Lief en San, drie vaccinatiehelden, vertellen over hun ervaringen en het gebruik van Beeple op de vaccinatievloer.

Onveilige leveringen

Vaccinatiecentra zijn erg afhankelijk van de bevestiging van de vaccins. Helaas komt dat pas vlak voor de mogelijke levering. „Je geeft vooraf je beschikbaarheid door, maar door de late bevestiging van de vaccins weet je vrij laat wanneer je effectief moet werken. Ik heb me bijvoorbeeld afgelopen vrijdag aangemeld voor een woensdagdienst”, zegt Lief, een vrijwilliger in het vaccinatiecentrum van Spoor Oost. „We moeten dus op zeer korte termijn plannen en aanpassingen maken, van week tot week. Dat kunnen we met Beeple doen omdat het zo flexibel is. Ik denk niet dat er een ander systeem is dat dat kan”, bevestigt San Segers, planningsmanager bij het vaccinatiecentrum in Malle.

Een soepele workflow

„De organisatie wordt goed beheerd. Het proces van registratie tot vaccinatie tot het verlaten van het centrum verloopt heel soepel. Mensen worden meteen de weg gewezen. Je kunt gewoon niet fout gaan en de wachttijden zijn kort. Mensen zeggen altijd: 'Wauw, het gaat hier snel, '” legt Lief uit. Om alles soepel te laten verlopen, zijn veel vrijwilligers nodig, en Beeple heeft deze behoefte perfect kunnen vervullen. „We hebben onze Beeple-omgeving stap voor stap opgebouwd. Het is nu volledig aangepast aan onze manier van werken. We hoefden onze workflow niet aan te passen”, zegt San.

Nodig 1400 mensen uit met één klik

„Er zijn drie soorten vrijwilligersprojecten: medisch, callcenter en steward. Alle drie hebben ze verschillende planningen nodig, maar ook verschillende profielen. Er worden verschillende vacatures gepubliceerd en de geregistreerde vrijwilligers en medewerkers krijgen alleen vacatures die passen bij hun profiel. Met één klik op de knop kan ik de 1400 mensen in onze database uitnodigen voor de open diensten die bij hen passen in plaats van iedereen persoonlijk te bellen of te mailen”, zegt San.

Vrijwilligers maken hun eigen schema

„Als werknemer kun je je met een druk op de knop aanmelden voor een shift”, zegt Truus Meermans, vrijwilliger bij de vaccinatiecentra in Malle en Antwerpen. De vrijwilligers en medewerkers plannen zichzelf in en de planner kan op elk moment zien hoeveel ploegen er zijn ingevuld. „Zodra je je hebt aangemeld voor een shift, krijg je een bevestigingsmail en verschijnt de shift automatisch in je persoonlijke Beeple-planning”, zegt Truus.

Overzicht bewaren

„Aan het einde van de week kan ik lijsten en rapporten exporteren vanuit Beeple. Ik kan bijvoorbeeld de financiële rapportering doen en de planningslijsten naar Randstad sturen, zodat zij de betalingen van de vrijwilligersvergoeding en de salarissen van medisch personeel correct kunnen uitvoeren”, zegt San. De vaccinatiecentra werken nauw samen met Randstad. Het uitzendbureau screent medische profielen en geeft per kandidaat in de Beeple de voortgang van het screeningproces aan. Ze kunnen ook persoonlijke informatie raadplegen voor administratie- en verzekeringsdoeleinden.

Medewerkers en vrijwilligers aan het werk (met Beeple)

Truus: „De app is eenvoudig te installeren en zeer intuïtief in gebruik. Het ziet er ook leuk uit. Ik doe vrijwilligerswerk in twee vaccinatiecentra. Toch hoef ik me maar één keer aan te melden bij Beeple en met één simpele klik kan ik van centrum wisselen om me in te schrijven voor ploegen en de planning per locatie te raadplegen”, zegt Truus.

Zodra ze zich hebben aangemeld voor een shift, ontvangen werknemers een bevestigingsmail met de datum, tijd, locatie en parkeerinformatie, en een QR-code om in te loggen bij aankomst. Lief zegt dat ze vooraf goed geïnformeerd is. „Elke twee weken krijg je een nieuwsbrief vol informatie en ik heb al drie webinars gevolgd zodat ik weet wat ik moet doen in mijn rol als steward en scriptor. Eenmaal ter plaatse wordt je naam genoemd en krijg je een briefing. Eigenlijk is aan alles gedacht.” De samenwerking verloopt ook soepel. „Iedereen is heel vriendelijk, collegiaal en helpt elkaar.”

Aan motivatie absoluut geen gebrek.

„Ik ben heel blij dat ik na een jaar thuis iets nuttigs kan doen. Het is heel goed om mensen te kunnen helpen en begeleiden. Je komt met een goed gevoel thuis”, zegt Lief. „Het werk zelf is erg leuk. Er hangt een hele positieve sfeer en dat geeft veel energie”, legt Truus uit. Lief en Truus zijn niet de enige vrijwilligers die extreem gemotiveerd zijn. De dames leggen uit dat je snel moet zijn om als vrijwilliger een plek te bemachtigen. „Als er eenmaal vacatures zijn, gaat dat heel snel. Je moet ervoor zorgen dat je de Beeple-app op je telefoon hebt. Als je wacht op de mail waarin de nieuwe diensten worden aangekondigd en je vervolgens probeert aan te melden, zitten de ploegen sowieso al vol”, zegt Lief. „De app is echt een must om snel een plekje te bemachtigen”, bevestigt Truus.

‍