Les volontaires et Beeple se renforcent mutuellement dans les centres de vaccination belges

La moitié des villes et communes flamandes et tous les centres de vaccination wallons utilisent Beeple pour recruter les bons volontaires au bon moment dans les centres de vaccination. Truus, Lief et San, trois héros de la vaccination, parlent de leurs expériences et de l'utilisation de Beeple dans le domaine de la vaccination.

Livraisons non sécurisées

Les centres de vaccination sont très dépendants de la confirmation des vaccins. Malheureusement, cela n'arrive que juste avant la livraison éventuelle. « Vous communiquez vos disponibilités à l'avance, mais en raison de la confirmation tardive des vaccins, vous savez assez tard quand vous devez travailler efficacement. Par exemple, je me suis inscrite vendredi dernier pour travailler le mercredi », explique Lief, bénévole au centre de vaccination de Spoor Oost. « Nous devons donc planifier et apporter des ajustements très rapidement, semaine après semaine. Nous pouvons le faire avec Beeple car il est très flexible. Je ne pense pas qu'il existe un autre système capable de le faire », confirme San Segers, responsable de la planification au centre de vaccination de Malle.

Un flux de travail fluide

« L'organisation est bien gérée. Le processus, de l'enregistrement à la vaccination et à la sortie du centre, se déroule très bien. Le chemin est immédiatement indiqué aux gens. Vous ne pouvez pas vous tromper et les temps d'attente sont courts. Les gens disent toujours : « Waouh, les choses évoluent vite ici », explique Lief. Pour que tout se passe bien, de nombreux bénévoles sont nécessaires, et Beeple a facilement répondu à ce besoin. « Nous avons construit notre environnement Beeple étape par étape. Il est désormais parfaitement adapté à notre façon de travailler. Nous n'avons pas eu à modifier notre flux de travail », explique San.

Invitez 1400 personnes en un clic

« Il existe trois types de projets de bénévolat : les projets médicaux, les projets de centre d'appels et les projets de bénévolat. Les trois nécessitent des horaires différents, mais également des profils différents. Différentes offres d'emploi sont publiées et les bénévoles et employés enregistrés ne reçoivent que les offres correspondant à leur profil. D'un simple clic, je peux inviter les 1 400 personnes de notre base de données pour les quarts de travail qui leur conviennent au lieu d'appeler ou d'envoyer un e-mail à tout le monde personnellement », explique San.

Les bénévoles établissent leur propre emploi du temps

« En tant qu'employé, vous pouvez vous inscrire à un poste de travail en appuyant simplement sur un bouton », explique Truus Meermans, bénévole dans les centres de vaccination de Malle et d'Anvers. Les bénévoles et les employés planifient eux-mêmes leurs horaires et le planificateur peut voir à tout moment combien de quarts de travail ont été pourvus. « Une fois que vous vous êtes inscrit à un poste de travail, vous recevez un e-mail de confirmation et le quart de travail apparaît automatiquement dans votre planning Beeple personnel », explique Truus.

Garder une vue d'ensemble

« À la fin de la semaine, je peux exporter des listes et des rapports depuis Beeple. Par exemple, je peux établir les rapports financiers et envoyer les listes de planification à Randstad, afin qu'elle puisse effectuer correctement le paiement de l'allocation de bénévolat et des salaires du personnel médical », explique San. Les centres de vaccination travaillent en étroite collaboration avec Randstad. L'agence de placement passe au crible les profils médicaux et indique l'avancement du processus de sélection dans le Beeple pour chaque candidat. Ils peuvent également consulter des informations personnelles à des fins d'administration et d'assurance.

Employés et bénévoles au travail (avec Beeple)

Truus : « L'application est facile à installer et très intuitive à utiliser. Il a également l'air sympa. Je fais du bénévolat dans deux centres de vaccination. Pourtant, je n'ai qu'à me connecter une seule fois à Beeple et, d'un simple clic, je peux changer de centre pour m'inscrire aux quarts de travail et consulter le planning par site », explique Truus.

Une fois qu'ils se sont inscrits pour un quart de travail, les employés reçoivent un e-mail de confirmation contenant la date, l'heure, le lieu et les informations de stationnement, ainsi qu'un code QR pour se connecter à l'arrivée. Lief dit qu'elle est bien informée à l'avance. « Toutes les deux semaines, vous recevez une newsletter contenant des informations et j'ai déjà suivi trois webinaires afin de savoir quoi faire en tant que responsable et scénariste. Une fois sur place, votre nom est prononcé et vous recevez un briefing. En fait, tout a été pensé. » La coopération se déroule également sans heurts. « Tout le monde est très sympathique, collégial et s'entraide. »

Absolument aucun manque de motivation

« Je suis très heureuse de pouvoir faire quelque chose d'utile après avoir passé un an à la maison. C'est vraiment bien de pouvoir aider et guider les gens. Vous rentrez chez vous avec un sentiment de bien-être », explique Lief. « Le travail en lui-même est très beau. Il règne une atmosphère très positive qui donne beaucoup d'énergie », explique Truus. Lief et Truus ne sont pas les seuls bénévoles extrêmement motivés. Les dames expliquent qu'il faut être rapide pour obtenir une place en tant que volontaire. « Une fois qu'il y a des postes vacants, ça passe très vite. Vous devez vous assurer d'avoir l'application Beeple sur votre téléphone. Si vous attendez le courrier annonçant les nouveaux quarts de travail et que vous essayez de vous inscrire, les quarts de travail sont déjà complets de toute façon », explique Lief. « L'application est vraiment indispensable pour obtenir une place rapidement », confirme Truus.

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