Acelera tu proceso de programación con estos consejos

Todas las empresas se enfrentan mensualmente o anualmente a elaborar un cronograma para sus colaboradores, pero eso suele llevar mucho tiempo. Sin embargo, no tiene por qué ser necesariamente así. ¡Estos consejos sin duda te ayudarán a ahorrar mucho tiempo!

Crea algunas plantillas de turnos

En la mayoría de los casos, no es necesario elaborar un cronograma completamente nuevo cada mes. Más bien, invierta algo de tiempo en componer un par de turnos plantillas para los turnos que se producen con regularidad. Muchos eventos son previsible hasta cierto punto, así que aprovéchalo. Las plantillas creadas pueden ser fácilmente copiado al final del mes/año. Siempre puedes añadir turnos adicionales si es necesario.

Haga y envíe la planificación con mucha antelación

Esto parece obvio, pero todavía no es evidente en muchas empresas. Es recomendable terminar la planificación y enviarla al menos a su personal 14 días antes del final de la planificación actual. De este modo, sus colaboradores tendrán tiempo suficiente para comunicar cualquier posible coincidencia con las citas privadas y el planificador tendrá tiempo suficiente para encontrar una solución. La forma más rápida de distribuir tu planificación es a través de en la nube herramienta, porque es accesible desde cualquier lugar para todos y se puede adaptar en cualquier momento.

Permita que su personal encuentre sustitutos por sí mismo

Sin querer, te encontrarás emergencias , ausencias, enfermedad, etc. En estos casos, puedes ahorrar mucho tiempo si permites que tus colaboradores busquen e indiquen un sustituto sí mismos . Lo que te habría costado una hora de llamadas telefónicas y mensajes de texto, ahora se arregla a menudo en un par de minutos. Sin embargo, es importante que el planificador haga una comprobación final de estas sustituciones y tenga que aprobar ellos.

Recupera las disponibilidades de tus colaboradores

A veces ocurre que tus colaboradores no encuentran inmediatamente un sustituto para su turno. En ese caso, el planificador tiene que buscar él mismo un sustituto. Un descripción general de la disponibilidad por colaborador puede resultar muy útil entonces. Esto se puede recuperar fácilmente en un calendario mensual en el que debes indicar por día si estás disponible o no. Beeple incluso automáticamente tiene en cuenta las disponibilidades introducidas durante la programación del personal.

O opta por la programación automática

También puedes dar a tus colaboradores un poco más responsabilidad y permítales determinar su propio horario de trabajo. Publicas los turnos para los que necesitas a alguien y permites a los colaboradores solicitar o inscríbase en los turnos que prefieran. Por supuesto, el planificador todavía tiene el control del final cronograma. ¿Está satisfecho con la planificación? A continuación, puede anular la publicación de los turnos y comunicar que la nueva planificación está disponible.

Definir los requisitos del perfil

Para algunas funciones, es necesario poseer un diploma o certificado específico. Tomemos, por ejemplo, a los médicos o enfermeros del sector de la salud o a los ingenieros de sonido del sector cultural. Si llevas un registro de esos calificaciones por colaborador, también ahorras mucho tiempo de planificación. En Beeple, incluso puedes eslabón las funciones según los requisitos de perfil específicos. Solo los colaboradores que conocer esos requisitos reúnen los requisitos para la función correspondiente.

Divida su planificación en (sub) proyectos y equipos

Es recomendable trabajar con un estructura fija en su planificación. En Beeple, la planificación se puede dividir en proyectos, subproyectos y equipos. Los proyectos son, por ejemplo, cronogramas mensuales o cronogramas por departamento. Los subproyectos son, por ejemplo, cronogramas por ubicación. Los equipos son grupos de colaboradores que trabajan al mismo tiempo en el mismo lugar dentro de la misma función. Volviendo al primer párrafo: Beeple te permite fácilmente copiar proyectos y equipos. De esa manera, nacen varias plantillas reutilizables.

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¿La información correcta en cualquier lugar y en cualquier momento?

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