Acelere su proceso de planificación con estos consejos

¿Tiene dificultades para planificar el personal de manera eficiente? ¿Dedicas (demasiado) tiempo a ello y a menudo cometes errores? Estos consejos pueden ayudarte.

Desarrolle plantillas de turnos

Por lo general, no es necesario elaborar un cronograma completamente nuevo cada mes. Simplemente invierta tiempo en crear algunas plantillas para los turnos que se repiten. Muchos eventos, períodos o estaciones tienen un cierto grado de previsibilidad.

Haga y comparta la planificación con mucha antelación

¿Obvio? Quizás, pero en muchas empresas es un problema. Intente tener la planificación lista al menos 14 días antes de que finalice la planificación actual y envíela a sus empleados. ¡No olvides a tus trabajadores flexibles! Aunque los despliegues de manera flexible, les gusta estar informados de la planificación a tiempo. De este modo, tienen tiempo suficiente para transmitirle cualquier problema y usted todavía puede encontrar una solución.

Una herramienta basada en la nube proporciona una línea directa con sus empleados: la planificación está siempre, en cualquier lugar, accesible para todos, en tiempo real. De esta forma, puede estar seguro de que la información fluye sin problemas.

Permita que los empleados busquen sustitutos por sí mismos

Las emergencias no se pueden evitar. En estas situaciones, puede ahorrar mucho tiempo haciendo que sus empleados busquen y designen ellos mismos a sus sustitutos. Lo que de otro modo te costaría una hora de llamadas telefónicas y mensajes de texto, ahora se arregla con unos pocos clics. Ten en cuenta que siempre compruebas el cambio de turno y tienes que dar tu aprobación para ello.

Solicitar disponibilidad

A veces, los empleados no pueden encontrar inmediatamente un sustituto para su turno. En ese caso, tienes que ir a buscarlos tú mismo. Aquí es cuando resulta útil tener un resumen de la disponibilidad por empleado. Esto se puede solicitar fácilmente mediante un calendario mensual. En él, los empleados indican por día si están disponibles o no. O, lo que es más fácil, una herramienta que tiene en cuenta automáticamente las disponibilidades introducidas al crear la planificación.

O deja que los empleados hagan su propia programación

Puede dar a sus empleados más propiedad y dejar que ellos determinen su propio horario de trabajo. Publicas los turnos para los que buscas a alguien y permites que tus empleados soliciten o se registren para los turnos que prefieran. Como planificador, el cronograma final siempre está en tus manos. ¿Está satisfecho con la composición? Vuelva a desconectar los turnos y comunique que la nueva planificación está disponible.

Habilitar los requisitos de perfil

Para algunos trabajos, es necesario tener un diploma o certificado específico. Piense en los médicos o enfermeros del sector asistencial o en los ingenieros de sonido del sector cultural. Hacer un seguimiento de esas habilidades por empleado ahorra mucho tiempo durante el proceso de planificación. Por eso Beeple va un paso más allá. Puedes vincular los trabajos a requisitos de perfil específicos. Solo los empleados que cumplen esos requisitos son candidatos para ese puesto en particular.

Divida su planificación en (sub) proyectos y equipos

Trabaje con una estructura fija en su planificación. Divida su planificación en proyectos, subproyectos y equipos. Los proyectos pueden ser, por ejemplo, cronogramas mensuales o cronogramas por departamento. Los proyectos parciales son, por ejemplo, planes por ubicación. Los equipos son grupos de empleados que trabajan al mismo tiempo en el mismo lugar dentro de la misma función. A Beeple le gusta dar un buen ejemplo. En la herramienta, puedes copiar fácilmente proyectos y equipos. De esta forma, se crean varias plantillas reutilizables como se recomienda en el primer consejo.

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