Accélérez votre processus de planification grâce à ces conseils

Avez-vous de la difficulté à planifier efficacement votre personnel ? Vous y consacrez (trop) de temps et des erreurs s'y glissent souvent ? Ces conseils peuvent vous aider.

Développer des modèles de quarts de travail

Habituellement, il n'est pas nécessaire d'établir un tout nouveau calendrier chaque mois. Il suffit d'investir du temps dans la création de quelques modèles pour les quarts de travail récurrents. De nombreux événements, périodes ou saisons présentent un certain degré de prévisibilité.

Préparez et partagez le planning bien à l'avance

C'est évident ? Peut-être, mais dans de nombreuses entreprises, c'est un problème. Essayez de préparer le planning au moins 14 jours avant la fin du planning en cours et envoyez-le à vos employés. N'oubliez pas vos travailleurs flexibles ! Même si vous les déployez de manière flexible, ils aiment être informés de la planification à temps. De cette façon, ils ont suffisamment de temps pour transmettre tout problème et vous pouvez toujours trouver une solution.

Un outil basé sur le cloud fournit une ligne directe à vos employés : le planning est toujours, partout et accessible à tous, en temps réel. De cette façon, vous pouvez être sûr que les informations circulent sans heurts.

Laissez les employés chercher eux-mêmes des remplaçants

Les urgences ne peuvent être évitées. Dans de telles situations, vous pouvez gagner beaucoup de temps en demandant à vos employés de trouver et de désigner eux-mêmes des remplaçants. Ce qui vous coûterait autrement une heure d'appels téléphoniques et de SMS est désormais souvent organisé en quelques clics. Veuillez noter que vous vérifiez toujours le changement d'équipe et que vous devez donner votre approbation.

Demande de disponibilité

Parfois, les employés ne peuvent pas trouver immédiatement un remplaçant pour leur quart de travail. Dans ce cas, tu dois aller les chercher toi-même. C'est à ce moment-là qu'un aperçu des disponibilités par employé s'avère utile. Cela peut facilement être demandé à l'aide d'un calendrier mensuel. Les employés y indiquent chaque jour s'ils sont disponibles ou non. Ou encore plus simple, un outil qui prend automatiquement en compte les disponibilités saisies lors de la création du planning.

Ou laissez les employés faire leur propre planification

Vous pouvez donner plus d'autonomie à vos employés et leur permettre de déterminer leur propre horaire de travail. Vous publiez les quarts de travail pour lesquels vous recherchez quelqu'un et vous permettez à vos employés de postuler ou de s'inscrire pour les quarts de travail qu'ils préfèrent. En tant que planificateur, le calendrier final est toujours entre vos mains. Satisfait de la composition ? Remettez les quarts de travail hors ligne et communiquez que le nouveau planning est disponible.

Activer les exigences relatives au profil

Pour certains emplois, il est nécessaire de posséder un diplôme ou un certificat spécifique. Pensez aux médecins ou aux infirmières du secteur des soins ou aux ingénieurs du son du secteur culturel. Le suivi de ces compétences par employé permet de gagner beaucoup de temps lors du processus de planification. C'est pourquoi Beeple va encore plus loin. Vous pouvez associer des offres d'emploi à des exigences de profil spécifiques. Seuls les employés qui répondent à ces exigences sont candidats à ce poste en particulier.

Divisez votre planification en (sous-) projets et en équipes

Travaillez avec une structure fixe dans votre planification. Divisez votre planification en projets, sous-projets et équipes. Les projets peuvent être, par exemple, des calendriers mensuels ou des calendriers par département. Les projets partiels sont, par exemple, des plans par site. Les équipes sont des groupes d'employés qui travaillent en même temps au même endroit au sein d'une même fonction. Beeple aime donner le bon exemple. Dans l'outil, vous pouvez facilement copier des projets et des équipes. De cette façon, plusieurs modèles réutilisables sont créés, comme recommandé dans le premier conseil.

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