Versnel je planningsproces met deze tips

Heeft u moeite om personeel efficiënt in te plannen? Ben je er (te) veel tijd aan kwijt en sluipen er vaak fouten in? Deze tips kunnen je daarbij helpen.

Shift-sjablonen ontwikkelen

Meestal is het niet nodig om elke maand een compleet nieuw schema op te stellen. Investeer gewoon tijd in het maken van een paar sjablonen voor terugkerende ploegendiensten. Veel gebeurtenissen, periodes of seizoenen hebben een zekere mate van voorspelbaarheid.

Maak en deel de planning ruim van tevoren

Voor de hand liggend? Misschien, maar in veel bedrijven is het een probleem. Probeer de planning minstens 14 dagen voor het einde van de huidige planning klaar te hebben en stuur deze naar je medewerkers. Vergeet je flexwerkers niet! Ook al zet je ze flexibel in, ze willen graag op tijd op de hoogte zijn van de planning. Zo hebben ze genoeg tijd om eventuele problemen door te geven en kun je nog steeds een oplossing vinden.

Een cloudgebaseerde tool biedt een directe lijn naar uw medewerkers: de planning is altijd en overal toegankelijk voor iedereen, in realtime. Op deze manier kunt u er zeker van zijn dat informatie soepel verloopt.

Laat werknemers zelf op zoek gaan naar vervangers

Noodsituaties kunnen niet worden voorkomen. In dergelijke situaties kunt u veel tijd besparen door uw medewerkers zelf vervangers te laten zoeken en aanstellen. Wat je anders een uur aan telefoontjes en sms'jes zou kosten, is nu vaak in een paar klikken geregeld. Houd er rekening mee dat je altijd de ploegenwissel controleert en daar je goedkeuring voor moet geven.

Beschikbaarheid aanvragen

Soms kunnen werknemers niet meteen een vervanger vinden voor hun shift. In dat geval moet je ze zelf gaan zoeken. Dan komt een beschikbaarheidsoverzicht per medewerker goed van pas. Dit kan eenvoudig worden aangevraagd met behulp van een maandkalender. Daarin geven medewerkers per dag aan of ze beschikbaar zijn of niet. Of nog eenvoudiger, een tool die bij het maken van de planning automatisch rekening houdt met de ingevoerde beschikbaarheden.

Of laat medewerkers hun eigen planning maken

Je kunt je werknemers meer eigenaarschap geven en ze hun eigen werkschema laten bepalen. Je publiceert de diensten waarvoor je iemand zoekt en laat je medewerkers solliciteren of zich inschrijven voor de diensten die ze verkiezen. Als planner ligt het definitieve schema altijd in jouw handen. Tevreden over de compositie? Zet de ploegen weer offline en communiceer dat de nieuwe planning beschikbaar is.

Profielvereisten inschakelen

Voor sommige functies is het noodzakelijk om een specifiek diploma of certificaat te hebben. Denk aan artsen of verpleegkundigen in de zorgsector of geluidstechnici in de culturele sector. Het bijhouden van die vaardigheden per medewerker bespaart veel tijd tijdens het planningsproces. Daarom gaat Beeple nog een stap verder. Je kunt vacatures koppelen aan specifieke profielvereisten. Alleen werknemers die aan deze vereisten voldoen, zijn kandidaten voor die specifieke functie.

Verdeel je planning in (sub) projecten en teams

Werk met een vaste structuur in je planning. Verdeel je planning in projecten, subprojecten en teams. Projecten kunnen bijvoorbeeld maandelijkse planningen zijn of planningen per afdeling. Deelprojecten zijn bijvoorbeeld plannen per locatie. Teams zijn groepen werknemers die tegelijkertijd op dezelfde plek binnen dezelfde functie werken. Beeple geeft graag het goede voorbeeld. In de tool kun je eenvoudig projecten en teams kopiëren. Op deze manier worden verschillende herbruikbare sjablonen gemaakt, zoals aanbevolen in de eerste tip.

‍