Criterios importantes a la hora de elegir un software de planificación

Hay muchas empresas que ofrecen diferentes opciones de software. Cada empresa ofrece su propio valor añadido. Por lo tanto, cuando usted, como gerente de planificación, comienza a buscar una nueva herramienta de planificación, hay mucho que ofrecer y puede ir en varias direcciones.

El presupuesto que la organización quiera reservar para la herramienta influye en gran medida en la elección. Por un lado, existe la opción de elegir una herramienta con un número limitado de funcionalidades y un costo menor. Cuando hay un presupuesto mayor disponible, las herramientas con un paquete total de funcionalidades de última generación también se encuentran entre las opciones. Además del aspecto financiero, le recomendamos que tenga en cuenta otras seis características al seleccionar una herramienta de planificación.

1) Respeto al presupuesto

Como se acaba de mencionar, el precio del software debe ajustarse a su presupuesto. Compare los precios de las diferentes herramientas, teniendo en cuenta los costos adicionales de implementación, integración y/o mantenimiento. Determine el retorno de la inversión (ROI) de cada software antes de tomar una decisión final. Para determinarlo, observe las diferentes características y funciones de cada programa y compare lo que el programa le reportará con lo que le costará. Tener acceso a todas las funciones necesarias y mantenerse dentro del presupuesto puede ser una combinación difícil de lograr. La modularidad puede proporcionar alivio en este sentido. Una herramienta modular se construye a partir de diferentes componentes, según cada cliente. Por lo tanto, una herramienta modular para su organización consistirá en los módulos que habilitan las funcionalidades requeridas. ¿El resultado? Solo pagas por las funciones que realmente vas a utilizar.

2) Facilidad de uso

Es muy importante que la transición al nuevo programa no sea demasiado difícil para los planificadores, los clientes y los empleados que trabajarán con él. Esto se puede probar durante una demostración exhaustiva, en la que los futuros usuarios podrán familiarizarse a fondo con el sistema. No hace falta decir que la herramienta debe facilitar y hacer más cómodo el trabajo de los planificadores que con el software anterior. Por lo tanto, elija programas con funciones automatizadas, como confirmaciones automáticas, recordatorios y notificaciones por correo electrónico, SMS o ventanas emergentes. Una opción de sincronización con calendarios externos, como el calendario de Google o iCloud, también puede aumentar la facilidad de uso. Además, el diseño de la experiencia de usuario es un aspecto importante de la usabilidad. Presta la debida atención a la interfaz y a su facilidad de uso.

3) Protección y almacenamiento de datos

Desde mayo de 2018, el RGPD y la seguridad de los datos han sido un tema candente y, en nuestra opinión, debería serlo. Con los datos empresariales confidenciales y la información sensible, como los datos de los clientes, no puedes ser lo suficientemente cauteloso. Por eso es extremadamente importante invertir en una herramienta segura, que idealmente incluya el almacenamiento de datos en la nube. Cuando el software realiza copias de seguridad automáticas, no tiene que preocuparse por la pérdida de datos. Además de eso, se puede acceder al software basado en la nube desde cualquier dispositivo. De esa forma, puede trabajar de forma independiente como empleado y en todos los departamentos.

4) Soporte técnico

A pesar de que buscará el software de programación más fácil de usar, sin duda surgirán numerosas preguntas, especialmente en la fase de inicio. Por eso es una buena idea preguntar desde el principio sobre cualquier servicio de asistencia (accesible por correo electrónico, teléfono o chat) o asistencia en forma de sesiones de demostración, manuales, amplias preguntas frecuentes, sesiones de formación presenciales o vídeos instructivos. Por cierto, se pueden solicitar sesiones de demostración antes de comprar el software, lo que ya le dará una buena idea de cómo funciona exactamente el software.

5) Compatibilidad con dispositivos móviles

La gente navega por Internet más a través de sus teléfonos inteligentes que a través de sus ordenadores o portátiles. La tecnología móvil es omnipresente, por lo que un software de planificación al que no se pueda acceder en teléfonos inteligentes y tabletas no es una opción. Además, asegúrese de elegir una herramienta que sea compatible tanto con Android como con iOS o que tenga su propia aplicación a la que se pueda acceder en ambos sistemas operativos. Los empleados quieren poder acceder a su horario de trabajo cuando y donde quieran. Lo mismo ocurre con los planificadores que desean poder agregar un trabajador adicional al horario en cualquier ubicación.

6) Escalabilidad

Si tiene ambiciones de crecimiento como organización, es importante que el software de planificación sea escalable. Eso significa que la herramienta debe poder crecer con la empresa. Un software con roles de usuario, derechos de acceso y permisos jerárquicos puede ser muy útil en una empresa con varias oficinas y un equipo en crecimiento.

7) Innovación

Quedarse quieto es retroceder. En este mundo VUCA, caracterizado por la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad, las características pueden volverse relevantes o irrelevantes de repente. Por eso es recomendable elegir una herramienta que sea innovadora y esté en continuo desarrollo. De esta manera, las funciones adecuadas de su software de planificación siempre pueden facilitar las innovaciones en ciertos procesos comerciales o en el marco legal.

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