Belangrijke criteria bij het kiezen van een planningssoftware

Er zijn veel bedrijven die verschillende softwareopties aanbieden. Elk bedrijf biedt zijn eigen toegevoegde waarde. Wanneer je als planningsmanager dus op zoek gaat naar een nieuwe planningstool, is er veel te bieden en kun je verschillende kanten op.

Het budget dat de organisatie wil reserveren voor de tool heeft grote invloed op de keuze. Enerzijds is er de mogelijkheid om te kiezen voor een tool met een beperkt aantal functionaliteiten en lagere kosten. Wanneer er een groter budget beschikbaar is, behoren ook tools met een totaalpakket aan ultramoderne functionaliteiten tot de opties. Naast het financiële aspect raden we aan om bij de keuze van een planningstool rekening te houden met zes andere kenmerken.

1) Budgetvriendelijkheid

Zoals zojuist vermeld, moet de prijs van de software binnen uw budget passen. Vergelijk de prijzen van verschillende tools, rekening houdend met extra implementatie-, integratie- en/of onderhoudskosten. Bepaal het investeringsrendement (ROI) voor elke software voordat u een definitieve beslissing neemt. Om dit te bepalen, moet u de verschillende kenmerken en functies van elk programma bekijken en vergelijken wat het programma u zal opleveren met wat het u gaat kosten. Toegang hebben tot alle noodzakelijke functionaliteit en binnen het budget blijven kan een moeilijke combinatie zijn om te bereiken. Modulariteit kan hierbij soelaas bieden. Een modulair gereedschap is opgebouwd uit verschillende componenten, afhankelijk van klant tot klant. Een modulaire tool voor uw organisatie zal daarom bestaan uit de modules die uw vereiste functionaliteiten mogelijk maken. Het resultaat? Je betaalt alleen voor functies die je ook daadwerkelijk gaat gebruiken.

2) Gebruiksvriendelijkheid

Het is erg belangrijk dat de overgang naar het nieuwe programma niet te moeilijk is voor de planners, klanten en medewerkers die ermee gaan werken. Dit kan worden getest tijdens een uitgebreide demonstratie, waarbij eventuele toekomstige gebruikers grondig kennis kunnen maken met het systeem. Het spreekt voor zich dat de tool het werk van de planners eenvoudiger en handiger moet maken dan met de vorige software. Kies daarom programma's met geautomatiseerde functies zoals automatische bevestigingen, herinneringen en meldingen via e-mail, sms of pop-up. Een synchronisatiemogelijkheid met externe agenda's zoals de Google- of iCloud-agenda kan ook het gebruiksgemak vergroten. Daarnaast is UX-design een belangrijk aspect van gebruiksvriendelijkheid. Let goed op de interface en de gebruiksvriendelijkheid ervan.

3) Gegevensbescherming en -opslag

Sinds mei 2018 zijn GDPR en gegevensbeveiliging een veelbesproken onderwerp en dat zou naar onze mening moeten zijn. Met vertrouwelijke bedrijfsgegevens en gevoelige informatie zoals klantgegevens kun je niet voorzichtig genoeg zijn. Daarom is het uiterst belangrijk om te investeren in een veilige tool, die idealiter gegevensopslag in de cloud omvat. Wanneer de software automatische back-ups maakt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat gegevens verloren gaan. Bovendien is software in de cloud op elk apparaat toegankelijk. Op die manier kun je werknemersonafhankelijk en tussen afdelingen werken.

4) Technische ondersteuning

Ondanks dat u op zoek zult gaan naar de meest gebruiksvriendelijke planningssoftware, zullen er ongetwijfeld tal van vragen naar boven komen, zeker in de opstartfase. Daarom is het een goed idee om vanaf het begin te informeren naar eventuele helpdesks (bereikbaar via e-mail, telefoon of chat) of ondersteuning in de vorm van demosessies, handleidingen, uitgebreide veelgestelde vragen, persoonlijke trainingssessies of instructievideo's. Voor de aanschaf van de software kunnen overigens demosessies worden aangevraagd, zodat u al een goed beeld krijgt van hoe de software precies werkt.

5) Compatibiliteit met mobiele apparaten

Mensen surfen meer op het internet via hun smartphone dan via hun computer of laptop. Mobiel is alomtegenwoordig en dus is planningssoftware die niet toegankelijk is op smartphones en tablets geen optie. Zorg er bovendien voor dat je een tool kiest die compatibel is met zowel Android als iOS of een eigen applicatie heeft die toegankelijk is in beide besturingssystemen. Medewerkers willen altijd en overal toegang hebben tot hun werkschema. Hetzelfde geldt voor planners die op elke locatie een extra medewerker aan de planning willen kunnen toevoegen.

6) Schaalbaarheid

Als je als organisatie groeiambities hebt, is het belangrijk dat de planningssoftware schaalbaar is. Dat betekent dat de tool met het bedrijf mee moet kunnen groeien. Een software met hiërarchische gebruikersrollen, toegangsrechten en machtigingen kan erg handig zijn in een bedrijf met meerdere kantoren en een groeiend team.

7) Innovativiteit

Stilstaan is achteruit gaan. In deze VUCA-wereld, gekenmerkt door volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit, kunnen kenmerken heel plotseling relevant of irrelevant worden. Daarom is het aan te raden om een tool te kiezen die innovatief is en voortdurend wordt ontwikkeld. Op deze manier kunnen innovaties in bepaalde bedrijfsprocessen of het wettelijk kader altijd worden gefaciliteerd door geschikte functies van uw planningssoftware.

‍