Critères importants lors du choix d'un logiciel de planification

De nombreuses entreprises proposent différentes options logicielles. Chaque entreprise apporte sa propre valeur ajoutée. Ainsi, lorsque vous, en tant que responsable de la planification, commencez à chercher un nouvel outil de planification, l'offre est vaste et vous pouvez aller dans plusieurs directions.

Le budget que l'organisation souhaite consacrer à l'outil influence grandement le choix. D'une part, il est possible de choisir un outil doté d'un nombre limité de fonctionnalités et à moindre coût. Lorsque le budget disponible est plus important, des outils dotés d'un ensemble complet de fonctionnalités de pointe font également partie des options. Outre l'aspect financier, nous vous recommandons de prendre en compte six autres caractéristiques lors de la sélection d'un outil de planification.

1) Respect du budget

Comme je viens de le mentionner, le prix du logiciel doit correspondre à votre budget. Comparez les prix des différents outils en tenant compte des coûts supplémentaires de mise en œuvre, d'intégration et/ou de maintenance. Déterminez le retour sur investissement (ROI) de chaque logiciel avant de prendre une décision finale. Pour le déterminer, examinez les différentes caractéristiques et fonctions de chaque programme et comparez ce que le programme vous rapportera avec ce qu'il vous coûtera. Avoir accès à toutes les fonctionnalités nécessaires et respecter le budget peut être une combinaison difficile à atteindre. La modularité peut apporter un soulagement à cet égard. Un outil modulaire est construit à partir de différents composants, selon les clients. Un outil modulaire pour votre organisation sera donc composé des modules qui activent les fonctionnalités requises. Le résultat ? Vous ne payez que pour les fonctionnalités que vous allez réellement utiliser.

2) Convivialité

Il est très important que la transition vers le nouveau programme ne soit pas trop difficile pour les planificateurs, les clients et les employés qui travailleront avec celui-ci. Cela peut être testé lors d'une démonstration approfondie, au cours de laquelle les futurs utilisateurs pourront se familiariser parfaitement avec le système. Il va sans dire que l'outil doit rendre le travail des planificateurs plus facile et plus pratique qu'avec le logiciel précédent. Par conséquent, choisissez des programmes dotés de fonctions automatisées telles que des confirmations automatiques, des rappels et des notifications par e-mail, SMS ou pop-up. Une option de synchronisation avec des calendriers externes tels que le calendrier Google ou iCloud peut également améliorer la facilité d'utilisation. De plus, le design UX est un aspect important de l'utilisabilité. Portez toute l'attention voulue à l'interface et à sa convivialité.

3) Protection et stockage des données

Depuis mai 2018, le RGPD et la sécurité des données sont un sujet brûlant et devraient l'être à notre avis. En ce qui concerne les données commerciales confidentielles et les informations sensibles telles que les données des clients, vous ne pouvez pas être assez prudent. C'est pourquoi il est extrêmement important d'investir dans un outil sécurisé, qui inclut idéalement un stockage de données basé sur le cloud. Lorsque le logiciel effectue des sauvegardes automatiques, vous n'avez pas à vous soucier de la perte de données. De plus, les logiciels basés sur le cloud sont accessibles sur n'importe quel appareil. De cette façon, vous pouvez travailler indépendamment des employés et dans tous les services.

4) Support technique

Malgré le fait que vous recherchiez le logiciel de planification le plus convivial, de nombreuses questions se poseront sans aucun doute, notamment lors de la phase de démarrage. C'est pourquoi il est conseillé de vous renseigner dès le départ sur les services d'assistance (accessibles par e-mail, téléphone ou chat) ou sur l'assistance sous forme de sessions de démonstration, de manuels, de FAQ détaillées, de sessions de formation en face à face ou de vidéos explicatives. Des sessions de démonstration peuvent d'ailleurs être demandées avant d'acheter le logiciel, ce qui vous donnera déjà une bonne idée de son fonctionnement exact.

5) Compatibilité avec les appareils mobiles

Les internautes naviguent davantage sur Internet via leur smartphone que via leur ordinateur ou leur ordinateur portable. Le mobile étant omniprésent, un logiciel de planification qui n'est pas accessible sur les smartphones et les tablettes n'est pas une option. Assurez-vous également de choisir un outil compatible avec Android et iOS ou doté de sa propre application accessible sur les deux systèmes d'exploitation. Les employés veulent pouvoir accéder à leur horaire de travail quand et où ils le souhaitent. Il en va de même pour les planificateurs qui souhaitent pouvoir ajouter un travailleur supplémentaire à l'horaire à n'importe quel endroit.

6) Évolutivité

Si vous avez des ambitions de croissance en tant qu'organisation, il est important que le logiciel de planification soit évolutif. Cela signifie que l'outil doit pouvoir évoluer avec l'entreprise. Un logiciel avec des rôles d'utilisateur hiérarchiques, des droits d'accès et des autorisations peut être très utile dans une entreprise comptant plusieurs bureaux et une équipe en pleine croissance.

7) Esprit d'innovation

Rester immobile, c'est reculer. Dans ce monde VUCA, caractérisé par la volatilité, l'incertitude, la complexité et l'ambiguïté, les caractéristiques peuvent très soudainement devenir pertinentes ou non pertinentes. C'est pourquoi il est conseillé de choisir un outil innovant et en constante évolution. De cette manière, les innovations dans certains processus métier ou dans le cadre juridique peuvent toujours être facilitées par des fonctionnalités appropriées de votre logiciel de planification.

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