Tips voor een efficiëntere urenregistratie door je team

Het is erg belangrijk voor werkgevers om bij te houden op welke tijdstippen hun werknemers een pauze nemen en hun werkdag beginnen en eindigen, zodat ze hen correct en eerlijk kunnen betalen. Die urenregistratie gebeurt maar al te vaak via papieren formulieren, met als resultaat veel handmatig gedoe en in het slechtste geval zelfs fouten. De volgende tips zullen het proces van tijdregistratie veel aangenamer en efficiënter maken.

Op de cloud gebaseerd systeem

Allereerst wordt het tijd om die papieren formulieren in de prullenbak te gooien en ze te vervangen door een beveiligen cloudgebaseerd systeem. Werken met een cloudgebaseerde tool zoals Beeple biedt tal van voordelen. Ten eerste kunnen medewerkers hun werktijden vanaf elke locatie doorgeven en wijzigen. Op dezelfde manier kunnen de toezichthouders de ingevoerde gegevens bekijken en goedkeuren van overal. Door papieren formulieren op te geven, hoeft er niets meer handmatig te worden ingevoerd, wat het risico verkleint fouten. Daarnaast maakt een online omgeving de fysieke opslag van alle tijdregistraties overbodig, waardoor je ook nog eens extra kosten bespaart.

Empowerment van de werknemer

Het zal je niet verbazen dat je veel tijd kunt besparen door je medewerkers zelf hun werktijden te laten registreren. Op die manier houdt de persoon die verantwoordelijk is voor de planning of de salarisadministratie meer tijd over voor andere belangrijke zaken en vermijdt u discussies over het aantal betaalde werkuren of -dagen. Medewerkers toegang geven tot hun eigen overzicht van werktijden resulteert ook in een betere Balans tussen werk en privéleven, omdat ze gemakkelijker vooruit kunnen plannen. Voor zzp'ers is het bijvoorbeeld handig om te weten hoeveel uur ze die maand nog nodig hebben. In Beeple kan de tijdregistratie door medewerkers eenvoudig worden geactiveerd. Die functie bevat de mogelijkheid om de geregistreerde uren te hebben goedgekeurd ook door een supervisor.

Realtime registratie via een app

Op werkplekken zijn niet altijd computers beschikbaar, dus medewerkers worden logischerwijs gevraagd om na de werkdag hun gewerkte uren online in te vullen. In die situatie loop je helaas het risico dat medewerkers een fout maken (omdat ze een paar dagen wachten met het invoeren van hun uren) of bedriegen met de uitgevoerde uren. Daarom raden we je aan om je werknemers hun uren te laten registreren realtime tijdens de werkdag via een app. Op die manier kunnen uw medewerkers vanaf elke werkplek ter plekke hun start-, pauze- en einduren invoeren. De Beeple app bevat een soort tijdklokfunctie, waarmee werknemers met een druk op de knop hun werkdagen en pauzes kunnen beginnen en eindigen. Nadien worden deze gegevens automatisch weergegeven in het overzicht van gewerkte uren.

Inchecken met QR-code

Wil je liever een extra controle toevoegen aan het tijdregistratieproces? Dat is perfect mogelijk door in- en uit te checken via een QR-codescan. Die scan registreert vaak niet alleen het tijdstip, maar ook de locatie , waardoor u eenvoudig fraude kunt opsporen. De Beeple-app heeft 2 mogelijke QR-scans: door een leidinggevende die de persoonlijke QR-code van elke aanwezige medewerker scant of door de collaborateur zichzelf, in welk geval elke werkplek een andere QR-code heeft. Bij dat laatste type scan hoort ook een locatieregistratie. De geregistreerde check-ins en check-outs kunnen achteraf automatisch worden gekoppeld aan het overzicht van gewerkte uren.

‍