Conseils pour une gestion du temps plus efficace par votre équipe

Il est très important pour les employeurs de suivre les heures de pause de leurs employés et de commencer et terminer leur journée de travail, afin de pouvoir les payer correctement et équitablement. Cet enregistrement du temps se fait trop souvent au moyen de formulaires papier, ce qui entraîne de nombreuses manipulations manuelles et, au pire, des erreurs. Les conseils suivants rendront le processus d'enregistrement du temps beaucoup plus agréable et efficace.

Système basé sur le cloud

Tout d'abord, il est temps de jeter ces formulaires papier dans la corbeille à papier et de les remplacer par un sécuriser système basé sur le cloud. Travailler avec un outil basé sur le cloud tel que Beeple présente de nombreux avantages. Tout d'abord, les collaborateurs peuvent transmettre et modifier leurs horaires de travail depuis n'importe quel endroit. De même, les superviseurs peuvent examiner et approuver les données saisies à partir de n'importe où. En abandonnant les formulaires papier, plus rien n'a besoin d'être saisi manuellement, ce qui réduit le risque de erreurs. En outre, un environnement en ligne rend superflu le stockage physique des enregistrements de toutes les heures, ce qui vous permet également de réaliser des économies supplémentaires.

Habilitation du salarié

Vous ne serez pas surpris d'apprendre que vous pouvez gagner beaucoup de temps en laissant vos collaborateurs enregistrer eux-mêmes leurs heures de travail. De cette façon, la personne en charge de l'horaire ou de la paie a plus de temps pour d'autres choses importantes et vous évitez discussions sur le nombre d'heures ou de jours de travail rémunérés. Le fait de donner aux employés l'accès à leur propre aperçu des heures de travail se traduit également par une meilleure équilibre entre vie professionnelle et vie privée, car ils peuvent plus facilement planifier à l'avance. Pour les indépendants, il est par exemple pratique de savoir combien d'heures ils ont encore besoin ce mois-là. Dans Beeple, l'enregistrement du temps par les collaborateurs peut facilement être activé. Cette fonctionnalité contient la possibilité d'avoir les heures enregistrées approuvé par un superviseur également.

Inscription en temps réel via une application

Les lieux de travail ne disposant pas toujours d'ordinateurs, les collaborateurs sont logiquement invités à renseigner leurs heures de travail en ligne après la journée de travail. Dans cette situation, vous courez malheureusement le risque que les collaborateurs se trompent (car ils attendent quelques jours avant d'entrer leurs heures de travail) ou tricher avec les heures travaillées. C'est pourquoi nous vous recommandons de laisser vos employés enregistrer leurs heures en temps réel pendant la journée de travail via une application. Ainsi, vos collaborateurs peuvent saisir leurs heures de début, de pause et de fin sur place depuis n'importe quel lieu de travail. Le Beeple appli contient une sorte de fonction d'horloge, grâce à laquelle les employés peuvent commencer et terminer leurs journées de travail et leurs pauses en appuyant sur un bouton. Ces données sont ensuite automatiquement affichées dans l'aperçu des heures travaillées.

Enregistrement avec code QR

Préférez-vous ajouter un contrôle supplémentaire au processus d'enregistrement du temps ? C'est parfaitement possible en utilisant un enregistrement et un départ via un scan de code QR. Ce scan enregistre souvent non seulement le moment, mais également le emplacement , ce qui vous permet de détecter facilement les fraudes. L'application Beeple dispose de 2 scans QR possibles : par un superviseur qui scanne le code QR personnel de chaque collaborateur présent ou par collaborateur lui-même, auquel cas chaque lieu de travail possède un code QR différent. Ce dernier type de scan inclut également un enregistrement de localisation. Les arrivées et les départs enregistrés peuvent ensuite être automatiquement liés à l'aperçu des heures travaillées.

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