Geheimen voor een soepele loonadministratie

Het einde van de maand is een moment waar werknemers naar uitkijken, want het loon wordt uitbetaald en dat betekent wat extra budget voor hobby's, etentjes, reizen en ga zo maar door. Voor de HR-verantwoordelijken is de situatie een beetje anders... Ze ervaren deze periode vaak als stressvol en arbeidsintensief, al hoeft dat niet zo te zijn! Met de volgende tips verdwijnen alle frustraties en tijdverlies die gepaard gingen met de loonadministratie in het niets.

Allereerst is het belangrijk om te beseffen dat het papieren tijdperk voorbij is en dat de digitalisering van jouw loonadministratie kan u veel voordelen opleveren. Het bespaart u niet alleen veel tijd, maar ook geld, omdat u niet meer hoeft te investeren in enveloppen, postzegels, printpapier of inkt. Als u verder besluit om gebruik te maken van een cloudgebaseerd systeem, je zult in staat zijn om altijd en overal je gegevens raadplegen of aanpassen , wanneer het jou uitkomt. We raden je aan om hierbij te zoeken naar een systeem, zoals Beeple, dat de loonadministratie combineert met andere aspecten van personeelsbeheer, zoals planning, urenregistratie, een database van medewerkers, enz. Op die manier hoef je niet meer in meerdere systemen te werken, wat veel tijdwinst oplevert!

‍

Probeert u uw flexwerkplanning en salarisadministratie te optimaliseren?

‍

Laat je medewerkers zelf hun uren en kosten registreren

De HR-afdeling ook verliest een grote hoeveelheid tijd om het een voor een uit te zoeken wie heeft werkte wanneer en welke kosten moeten aan die mensen worden terugbetaald. Daarnaast fouten komen vaak voor wanneer deze gegevens handmatig ingevoerd . Wanneer u uw medewerkers zelf hun uren en kosten in het systeem laat invoeren, is dat probleem ook opgelost. Er zullen daarna minder discussies zijn en de mensen bij HR kunnen de gewonnen tijd aan andere zaken besteden. In Beeple kun je een Excel-export downloaden dat laat je zien per medewerker hoeveel loon ze moeten ontvangen voor een bepaalde periode . Je kunt dat bestand eenvoudig naar je payroller sturen.

Houd je database van medewerkers up-to-date

Als verantwoordelijke voor de salarisadministratie heb je zeker zoiets meegemaakt: je bent net klaar met de salarisadministratie en op dat moment laten een paar medewerkers je weten dat hun gegevens niet meer correct zijn. In het ergste geval waren de betalingen al uitgevoerd en moest je rondbellen om alles op te lossen. Dit kan eenvoudig worden opgelost door middel van een online databank waartoe de werknemers ook toegang hebben. Vraag je collaborateurs naar dubbelcheck hun gegevens en naar bijwerken ze wanneer er iets is veranderd, zoals hun adres of bankrekeningnummer. Hebben ze extra motivatie nodig? Herinner hen eraan dat hun loon niet wordt uitbetaald zolang hun gegevens niet up-to-date zijn! In het zelfbedieningsportaal van Beeple, dat kan bepaalde velden verplicht stellen en totdat die velden zijn ingevuld, heeft de werknemer geen toegang tot het portaal en de vacatures.

Integreer met je payroll-partner

Als laatste, maar daarom niet minder belangrijk: a integratie van de loonadministratie is naar onze mening de makkelijkste manier om tijd besparen op jouw loonadministratie . Werk je samen met een vaste payrollpartner voor de betaling van je medewerkers? Vraag hen of ze kunnen integreren met of al een koppeling hebben met uw personeelsbeheersysteem. Beeple heeft bijvoorbeeld integraties met Adecco, Groups, Securex, Easymatch, Flexpoint, Vio, Synergie en Partena. Die integraties garanderen een soepel beheer van contracten en betalingen van uw medewerkers, zonder dat u zelf actie hoeft te ondernemen.

‍

Wil je afscheid nemen van tijdverspilling en talloze fouten in de flexwerkplanning en salarisadministratie?

‍

‍