Les secrets d'une administration des salaires fluide

La fin du mois est un moment que les employés attendent avec impatience, car le salaire est payé, ce qui signifie un budget supplémentaire pour les loisirs, les dîners, les voyages, etc. Pour les responsables des ressources humaines, la situation est un peu différente... Ils vivent souvent cette période comme stressante et laborieuse, mais ce n'est pas forcément le cas ! Grâce aux conseils suivants, toutes les frustrations et les pertes de temps liées à l'administration de la paie disparaîtront.

Tout d'abord, il est important de réaliser que l'ère du papier est révolue et que numérisation de votre administration de la paie peut vous apporter de nombreux avantages. Cela vous permet non seulement d'économiser beaucoup de temps, mais aussi de l'argent, car vous n'avez plus besoin d'investir dans des enveloppes, des timbres, du papier d'impression ou de l'encre. Si vous décidez en outre d'utiliser un système basé sur le cloud, vous pourrez consultez ou ajustez vos données n'importe où et n'importe quand , quand cela vous convient. Nous vous recommandons donc de rechercher un système, comme Beeple, qui combine l'administration des salaires avec d'autres aspects de la gestion du personnel, tels que la planification, l'enregistrement des heures, une base de données des employés, etc. Ainsi, vous n'aurez plus à travailler dans plusieurs systèmes, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps !

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Permettez à vos collaborateurs d'enregistrer eux-mêmes leurs heures et leurs coûts

Le Service des ressources humaines également perd une grande quantité de temps pour les déterminer un par un qui a travaillé quand et lequel les frais doivent être remboursés à ces personnes. En outre, erreurs se produisent souvent lorsque ces données sont saisi manuellement . Lorsque vous permettez à vos employés de saisir eux-mêmes leurs heures et leurs coûts dans le système, ce problème est également résolu. Il y aura moins de discussions par la suite et les responsables des ressources humaines pourront consacrer le temps gagné à autre chose. Dans Beeple, vous pouvez télécharger un export Excel cela vous montre par collaborateur, le montant du salaire qu'il doit recevoir pour une période donnée . Vous pouvez facilement envoyer ce fichier à votre payeur.

Tenez à jour votre base de données d'employés

En tant que responsable de la paie, vous avez certainement déjà vécu quelque chose comme ça : vous venez de terminer la paie et à ce moment-là, quelques collaborateurs vous ont fait savoir que leurs données n'étaient plus correctes. Dans le pire des cas, les paiements avaient déjà été exécutés et vous deviez appeler pour tout régler. Cela peut facilement être résolu au moyen d'un base de données en ligne auxquels les employés ont également accès. Demandez à votre collaborateurs pour revérifiez leurs données et à mise à jour eux lorsque quelque chose a changé, comme leur adresse ou leur numéro de compte bancaire. Ont-ils besoin d'une motivation supplémentaire ? Rappelez-leur que leur salaire ne sera pas payé tant que leurs données ne seront pas à jour ! Dans le portail en libre-service de Beeple, vous pouvez rendre certains champs obligatoires et tant que ces champs ne sont pas remplis, l'employé n'a pas accès au portail et aux offres d'emploi.

Intégrez-le à votre partenaire de paie

Dernier point mais non le moindre : un intégration de la paie est à notre avis le moyen le plus simple de gagner du temps sur votre administration de la paie . Travaillez-vous avec un partenaire de paie fixe pour le paiement de vos collaborateurs ? Demandez-leur s'ils peuvent intégrer votre système de gestion du personnel ou s'ils ont déjà un lien avec celui-ci. Beeple a par exemple des intégrations avec Adecco, GrouPS, Securex, Easymatch, Flexpoint, Vio, Synergie et Partena. Ces intégrations garantissent une gestion fluide des contrats et du paiement de vos employés, sans avoir à prendre de mesures vous-même.

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