Efficiënte flexwerkplanning: onze klanten komen aan het woord

Een directe lijn tussen planner, supervisor en flexwerker. Het klinkt erg efficiënt en dat is het ook. Wat betekent planningsefficiëntie voor Beeple? Tijd besparen en fouten verminderen. Met als sleutel: de digitalisering van flexwerkplanning en -communicatie. Waar en hoe kun je tijd besparen en fouten verminderen met Beeple? We laten onze klanten aan het woord.

‍

Is je planner bijna een burn-out?

‍

Stap 1: Van beschikbaarheid naar foutloze planning

De beschikbaarheid van flexwerkers kan met één klik op de knop worden aangevraagd, zonder eindeloze telefoontjes en mails.

Stephan Baudts, Unit Manager Retail bij Start People: „De bundeling van ploegen en kandidaten die zich beschikbaar kunnen stellen, werkt heel goed. Het is belangrijk dat je de planning veel efficiënter kunt laten verlopen op basis van die beschikbaarheden.”

Niet alleen planners profiteren van deze directe lijn. De flexwerkers ervaren ook de voordelen.

Xavier Ribeaucourt, Senior HR Manager bij Synergie Belgium: „We krijgen veel positieve feedback van flexwerkers. Ze zijn blij dat ze hun eigen beschikbaarheid kunnen beheren, werkvoorstellen zelf kunnen accepteren of weigeren.”

Op basis van de beschikbaarheid maak je automatisch een planning. Nog een paar plaatsen vrij op de agenda? Met één druk op de knop kun je een e-mail- of sms-campagne versturen om ze in te vullen.

Julie Rongé, HR-adviseur bij ZEB: „Het is heel eenvoudig om aanpassingen te doen of extra afspraken te plannen. Het is bijvoorbeeld nog steeds perfect mogelijk om vandaag om 17.00 uur iemand te vervangen voor morgen.”

Stap 2: Ploegen bevestigen, informeren en contracten opstellen

Eenmaal gepland ontvangen medewerkers automatisch een bevestiging met de datum, tijd en locatie van de shift.

Jo Saenen, Sales Improvement Manager bij Agilitas: „In het verleden besteedden consultants veel tijd aan communicatie, het bellen van mensen en het opnemen van voicemails. De digitale aanpak van Beeple bespaart veel tijd.”

Efficiëntie is ook ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste plaats zijn.

Julie Rongé: „Mensen die voor een shift zijn ingepland, krijgen de dag ervoor een e-mail en sms met de uren dat ze aanwezig moeten zijn of optreden. Dit betekent dat er al twee herinneringen zijn voor de shift, die automatisch door het systeem worden verzonden. Dat resulteert in minder no-shows.”

En dan die verdomde contracten opstellen... Of niet?

Jo Saenen: „Vroeger stelden we onze contracten handmatig op. Nu we een volledig geïntegreerd systeem hebben, wordt er automatisch een contract opgesteld wanneer een opdracht wordt bevestigd.”

Stap 3: Tijd opnemen en correct uitbetalen

Oké, tot nu toe is alles goed gegaan: mensen gevonden, werk gedaan. Nu rest alleen nog de moeizame administratieve verwerking. Zucht. Of is dat zo?

Stephan Baudts: „Tijdregistratie kan op afstand worden gedaan, bijvoorbeeld via Geocard of een QR-code. Dat is een belangrijke factor.”

Nadien heb je een duidelijk overzicht van wie, wanneer en hoe lang heeft gewerkt.

Julie Rongé: „Het is eigenlijk heel eenvoudig dat de winkelmanager dan gewoon de uren moet bevestigen of aanpassen als er ergens iets mis is gegaan, maar dat is bij uitzondering.”

En godzijdank voor de integratie van de salarisadministratie. Na een eenvoudige goedkeuring wordt het overzicht van de gewerkte uren naar de payrollpartner gestuurd. Voor je het weet zijn de betalingen gedaan.

Conclusie?

Een van onze doelen bij Beeple is om 66% tijd van de planners te besparen. Kunnen we dat mogelijk maken?

Xavier Ribeaucourt: „Vroeger was ik gemiddeld vier uur bezig met het maken van een schema. Met veel telefoontjes, contacten, mensen terugbellen en voicemails achterlaten. Nu we met Beeple samenwerken, win ik 75% van die verloren tijd. Over een uur is mijn planning klaar.”

‍