Planification flexible efficace du travail : nos clients ont leur mot à dire

Une ligne directe entre le planificateur, le superviseur et le flexworker. Cela semble très efficace et ça l'est. Que signifie l'efficacité de la planification pour Beeple ? Gain de temps et réduction des erreurs. Avec la clé : la numérisation de la planification et de la communication du travail flexible. Où et comment pouvez-vous gagner du temps et réduire les erreurs avec Beeple ? Nous donnons la parole à nos clients.

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Votre agenda frôle le burn-out ?

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Étape 1 : De la disponibilité à une planification sans erreur

La disponibilité des travailleurs flexibles peut être demandée en un seul clic, sans appels téléphoniques ni courriers interminables.

Stephan Baudts, responsable de l'unité Retail chez Start People : « La mise en commun des équipes et des candidats capables de se rendre disponibles fonctionne très bien. Il est important que vous puissiez faire en sorte que le planning soit suivi de manière beaucoup plus efficace à partir de ces disponibilités. »

Les planificateurs ne sont pas les seuls à bénéficier de cette ligne directe. Les travailleurs flexibles en bénéficient également.

Xavier Ribeaucourt, responsable principal des ressources humaines chez Synergie Belgium : « Nous recevons de nombreux commentaires positifs de la part des travailleurs flexibles. Ils sont heureux de pouvoir gérer eux-mêmes leurs disponibilités, accepter ou refuser des propositions d'emploi eux-mêmes. »

En fonction des disponibilités, vous créez automatiquement un planning. Il reste encore quelques places dans l'agenda ? D'une simple pression sur le bouton, vous pouvez envoyer une campagne par e-mail ou SMS pour les remplir.

Julie Rongé, conseillère en ressources humaines chez ZEB : « Il est extrêmement facile de procéder à des ajustements ou de planifier des rendez-vous supplémentaires. Par exemple, changer quelqu'un aujourd'hui à 17 heures pour demain est toujours parfaitement possible. »

Étape 2 : Confirmation des quarts de travail, information et rédaction des contrats

Une fois planifié, les employés reçoivent automatiquement une confirmation indiquant la date, l'heure et le lieu du quart de travail.

Jo Saenen, responsable de l'amélioration des ventes chez Agilitas : « Par le passé, les consultants passaient beaucoup de temps à communiquer, à appeler les gens et à enregistrer les messages vocaux. L'approche numérique de Beeple permet de gagner beaucoup de temps. »

L'efficacité, c'est aussi s'assurer que les bonnes personnes sont au bon endroit.

Julie Rongé : « Les personnes qui doivent effectuer un quart de travail reçoivent un e-mail et un texto la veille avec les heures auxquelles elles doivent être présentes ou travailler. Cela signifie qu'il existe déjà deux rappels pour le quart de travail, envoyés automatiquement par le système. Cela se traduit par moins de absences. »

Et puis la rédaction de ces fichus contrats... Ou pas ?

Jo Saenen : « Dans le passé, nous avions l'habitude de rédiger nos contrats manuellement. Maintenant que nous disposons d'un système totalement intégré, un contrat est établi automatiquement lorsqu'un travail est confirmé. »

Étape 3 : Enregistrement de l'heure et paiement correct

D'accord, tout s'est bien passé jusqu'à présent : personnes trouvées, travail fait. Il ne reste plus qu'un fastidieux traitement administratif. Soupir. Ou est-ce que c'est le cas ?

Stephan Baudts : « L'enregistrement du temps peut être effectué à distance, par exemple via Geocard ou un code QR. C'est un facteur important. »

Ensuite, vous avez un aperçu clair de qui a travaillé, quand et pendant combien de temps.

Julie Rongé : « En fait, il est très simple que le responsable du magasin doive simplement confirmer ou ajuster les horaires en cas de problème quelque part, mais c'est exceptionnel. »

Et Dieu merci pour l'intégration de la paie. Après une simple approbation, l'aperçu des heures travaillées est envoyé au partenaire de paie. Avant que vous ne vous en rendiez compte, les paiements ont été effectués.

Une conclusion ?

L'un de nos objectifs chez Beeple est de faire gagner 66 % du temps aux planificateurs. Pouvons-nous faire en sorte que cela se produise ?

Xavier Ribeaucourt : « Avant, je passais en moyenne quatre heures à établir un planning. Avec beaucoup d'appels téléphoniques, de contacts, de rappels de personnes et de messages vocaux. Maintenant que nous travaillons avec Beeple, je gagne 75 % du temps perdu. En une heure, mon planning sera terminé. »

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