5 manieren om de communicatie met je team te verbeteren

Communiceren met je team is erg belangrijk, maar het gaat niet altijd even soepel. Hoe vaak komt het voor dat belangrijke e-mails over het hoofd worden gezien, vanwege een uitpuilende mailbox? Met deze tips optimaliseer je de communicatie met je team in een mum van tijd.

Focus op mobiel

Mobiel is tegenwoordig alomtegenwoordig en dat kun je voortzetten in de communicatiestrategie voor je team. Aan de ene kant heeft bijna iedereen een smartphone en je kunt eenvoudig communiceren met je medewerkers via een mobiele app. De Beeple app heeft bijvoorbeeld een aparte chatfunctie, die verstuurt duwenmeldingen zodra er een nieuwe chat is. Soms heb je ongetwijfeld mensen in je team die nog geen smartphone hebben. Gelukkig kun je ze nog steeds mobiel bereiken (zonder ze te hoeven bellen) via tekstberichten.

Gebruik meerdere kanalen

Als je je teamleden zo snel mogelijk wilt bereiken, is het een kwestie van via verschillende kanalen met hen communiceren. Sommige medewerkers houden hun mailbox actief in de gaten, anderen checken nauwelijks één keer per week hun mailbox. Daarom is het zo belangrijk om niet alleen op e-mails te vertrouwen, omdat deze gemakkelijk verloren kunnen gaan in spammappen of gevulde mailboxen. Stuur liever een SMS, Boodschapper of babbelen bericht tegelijkertijd. In Beeple kunnen medewerkers zelfs aangeven of ze campagnes via e-mail en/of sms willen ontvangen (of geen van beide).

‍

Benieuwd waarom sms'jes en flexwerkplanning perfect bij elkaar passen?

‍

Bied een duidelijke taakomschrijving

Het verbeteren van de teamcommunicatie betekent ook dat u moet anticiperen op mogelijke vragen die uw medewerkers kunnen hebben. Het is belangrijk om een duidelijke beschrijving te geven van de functie en de bijpassende verantwoordelijkheden van tevoren. Wanneer je alleen de functie „Allround collaborator” communiceert aan je team, kun je onmogelijk van hen verwachten dat ze precies weten wat ze moeten doen tijdens de werkdag. Een transparante functiebeschrijving beperkt de vragen daarover al. Je kunt ook werken met een centrale database met belangrijke documenten , waar uw medewerkers altijd toegang tot hebben. Beeple heeft een aparte module waarin je plattegronden, huisregels en ga zo maar door kunt verzamelen.

Toegankelijke communicatie

Geef vanaf het begin duidelijk aan dat je (figuurlijke) deur altijd open staat voor je team voor vragen, opmerkingen, suggesties, advies etc. Met een opendeurbeleid , je laat je medewerkers zien dat iedereen tot hetzelfde team behoort en je verwijdert de barrière tussen het team en het management. Daarnaast resulteert deze methode ook in regelmatige communicatie, waardoor problemen binnen een bepaald project sneller kunnen worden opgelost of zelfs voorkomen kunnen worden. De babbelen in Beeple biedt een laagdrempelige vorm van communicatie, waarbij medewerkers een boodschap kunnen sturen naar planners of supervisors en vice versa.

Vermijd te veel communicatie

Zoals vermeld in de vorige paragraaf, moet je regelmatige teamcommunicatie stimuleren. Het is daarentegen niet aan te raden om uw medewerkers dagelijks te storen met e-mails en sms-berichten. Zorg ervoor dat je alleen berichten stuurt naar teamleden voor wie het bericht bestemd is relevant. Met dank aan de filters in Beeple kun je berichten sturen naar specifieke doelgroepen, zoals de leden van een team of een project. Je moet ook het aantal berichten beperken dat daarna naar je medewerkers wordt gestuurd kantooruren. In de meeste gevallen kan het nog steeds wachten tot de volgende dag.

Altijd en overal de juiste informatie?

‍

‍