XTRN: productiviteit verdubbeld met slimme functies

We bezochten XTRN om te spreken met een van hun directeuren, Najat el Boussaidi, en hun verbindingscoördinator, Ouassima el Boussaidi. Niet alleen om een kijkje te nemen in hun nieuwe, indrukwekkende kantoor met uitzicht op Almere (hoewel dat zeker op onze lijst met redenen stond), maar ook om te begrijpen hoe XTRN clevergig gebruikt en hoe het hen helpt hun doelen te bereiken.
‍
‍

Over XTRN

XTRN is een uitzendbureau dat sinds 2018 zorginstellingen ondersteunt bij een tekort aan personeel, voor zowel lange als korte periodes. Ze zijn nu vooral actief in de jeugdzorg, gehandicaptenzorg, ouderenzorg en verslavingszorg. Met een groot netwerk van zorgprofessionals kunnen zij een totaalpakket aan zorgverleners aanbieden ter ondersteuning van het personeel. Het bureau is gevestigd in Almere maar is actief in het hele land.

Wat waren je uitdagingen voordat je clevergig begon te gebruiken?

Ouassima spreekt: „Vorig jaar is XTRN kortstondig overgestapt op een ander planningssysteem. Een zeer technisch systeem waarin volledige persoonlijke gegevens kunnen worden opgeslagen en contracten kunnen worden opgesteld. Bovendien had het ook het diensten- en financiële gedeelte, iets wat Clevergig pas onlangs heeft gedaan.

Het andere planningssysteem was echter veel moeilijker te gebruiken, vooral in vergelijking met clevergig. Ook ziet clevergig er veel mooier uit, verschillende kleuren maken alles veel duidelijker. Gebruiksvriendelijkheid was de belangrijkste reden waarom we voor Clevergig hebben gekozen. Op dat moment ontbrak het bij clevergig nog aan enkele functies omdat veel wijzigingen nog niet waren doorgevoerd. Nu bieden eenvoudige functies, zoals herhaalde services, nog meer gemak. Bij XTRN krijgen we bijvoorbeeld vaak verzoeken om een uitzendkracht te vinden die 'elke maandag beschikbaar is van 12 tot 5'. Met herhaalde diensten kunnen we dat veel gemakkelijker maken. Zo'n kleinigheid heeft veel gemoedsrust gebracht.„

Wat waren de reacties van de medewerkers toen je overstapte naar een ander product (niet clevergig)?

‍
„Heel negatief. Het grootste probleem met het andere product was: met clevergig kunnen bepaalde mensen zich aanmelden voor diensten. Wanneer ze deze weigeren, krijgen ze onmiddellijk een pushmelding en dan zien ze de dienst niet meer onder 'geregistreerd'. Wat het andere systeem had, is dat de service is ingevuld, maar je kunt je er nog steeds voor aanmelden. In die tijd kregen we zoveel telefoontjes met de mededeling 'Hé, die dienst is nog steeds open'. Toen we zeiden dat de service al was ingevuld, begrepen ze niet waarom ze die nog konden zien. Het enige wat je zou kunnen doen is de registraties uitschakelen.”

Hoe helpt clevergig je dagelijks met je werk? Waar haal je het meeste voordeel uit?

„Ik begin de dag altijd met clevergig en e-mail. Vervolgens bevestig ik de diensten of mensen erop hebben gereageerd. Wat daar leuk aan is, is dat mensen meteen een pushmelding krijgen met de tekst 'hey, je bent geselecteerd voor deze service' of 'je bent niet selecteerd'. Nieuwe diensten die via e-mail of telefoon binnenkomen, worden onmiddellijk toegevoegd. We merken ook dat clevergig heel gemakkelijk is voor de gebruiker. Je kunt zien dat er binnen een minuut een reactie is omdat ze de meldingen ontvangen.„

Als je de diensten zou moeten meten die je met clevergig als planner hebt behaald, hoe zou je dat dan omschrijven?

‍„Het verwijderen en opnieuw implementeren van services kost 2x zoveel tijd en moeite met een andere planningssoftware dan met clevergig. We besteden veel aandacht aan open diensten per week, en dat zie je heel goed in clevergig.”

Zou je Clevergig aanbevelen aan andere bureaus?

Ja, zeker. Ik denk dat ik namens al mijn collega's spreek als ik zeg dat we clevergig een heel mooi systeem vinden. Het werkt snel. Voor ons maakt het het werk veel lichter. We zijn in ieder geval heel positief. We zien vaak e-mails binnenkomen met nieuwe updates, wat altijd leuk is om te zien. Het heeft niet altijd een directe invloed op mijn werk, maar het is leuk om te zien dat jullie eraan blijven werken.

Leuk om te horen: voor XTRN heeft clevergig veel gemoedsrust gebracht en hen twee keer zoveel tijd bespaard. Dat vinden wij een prettig resultaat! Bedankt, Ouassima en Najat, voor je tijd en we wensen je veel succes bij de groei van XTRN.

‍