Veldeman: De complexiteit van samenwerking tussen meerdere belanghebbenden wordt door Beeple tot een minimum beperkt.

Veldeman ontwerpt en produceert hoogwaardige beddengoedsystemen. Van slaapcomfort (matrassen en boxsprings) tot hotelinrichting. Kortom, je slaap is hun topprioriteit. Vanwege de behoefte aan specifieke vaardigheden heeft Veldeman een groot netwerk van uitzendpartners. Zo vinden ze altijd de juiste (twee) man voor de job. Maar hoe gaan ze om met de planning?

Hoe houd je getalenteerde flexwerkers dichtbij elkaar?

Zeldzame vaardigheden en duurzame rekrutering

Achter de kwaliteit gaat een arbeidsintensief productieproces schuil. Vakmanschap is eerder regel dan uitzondering. „Daarom zijn we niet alleen op zoek naar handen, maar vooral naar vaardigheden: hooggekwalificeerde medewerkers met specifieke capaciteiten”, zegt Yves Thiery, HR & Risk manager bij Veldeman. „Als we die zeldzame talenten eenmaal hebben gevonden, willen we een langdurige relatie met hen aangaan.”

Inefficiëntie van meerdere leveranciers

„De zoektocht en het selectieproces dat daarbij hoort is moeilijk. Daarom werken we samen met verschillende, gespecialiseerde partners.” Het samenspel tussen verschillende leveranciers (lees: uitzendbureaus) was een hoofdpijn. De planning en communicatie vergde veel tijd. En door de vele communicatielijnen werden er vaak fouten gemaakt. „Vroeger rinkelde de telefoon van de personeelsafdeling voortdurend van de haak. We waren deels een tussenpersoon tussen de verschillende uitzendbureaus, die voortdurend kandidaten voorstelden, en het productiemanagement. Het HR-personeel filterde kandidaten en nam vervolgens contact op met de productie om te zien wie ze nodig hadden en wanneer. Dat was niet altijd werkbaar.”

Beheer van leveranciersplanning

Verkoper wat? Met vendor planning management worden verschillende leveranciers samengebracht op één platform. Veldeman is eigenaar van de omgeving en bepaalt wie er in- en uitgeschakeld mag worden. En wie toegang heeft tot welke informatie in het systeem. Zowel hun eigen planners, productiebegeleiders, uitzendbureaus als uitzendkrachten kunnen de planning inzien. En alle geselecteerde personeelspartners kunnen kandidaten voorstellen. Dit gebeurt onder de gezamenlijke coördinatie van Veldeman en de „Master Vendor”, een speciaal door Veldeman geselecteerd uitzendbureau. Deze laatste zet een interne consultant in die, met behulp van de Beeple-software, helpt bij het ontwikkelen van de planning.

Beeple = transparantie + efficiëntie

Elke partner kan perfect zien wat er met zijn kandidaten gebeurt. Van elke stap in het aanvraagproces tot de definitieve planning. „Hierdoor kunnen de uitzendbureaus op een transparante manier en in vertrouwen samenwerken”, zegt Yves.

„Beeple is een zeer flexibel communicatieplatform, ook voor uitzendkrachten. De communicatie is grotendeels geautomatiseerd waardoor de werkdruk een stuk kleiner is. We kunnen ook gemakkelijk wijzigingen aanbrengen. Onlangs was er een situatie waarin het noodzakelijk was om het evacuatieplan vooraf te communiceren. Eén druk op de knop en het is voor iedereen toegevoegd. Alle nieuwe kandidaten krijgen dit nu automatisch en het wordt niet meer gemist.”

„Voordat we Beeple gebruikten, wisten we welke informatie we hadden doorgegeven aan de personeelspartners. Vervolgens vertrouwden we erop dat de juiste boodschap bij de uitzendkrachten terecht zou komen. Maar een boodschap is verdraaid als er te veel tussenpersonen zijn. Nu weten we zeker dat de medewerkers de juiste informatie krijgen omdat deze rechtstreeks van ons komt. Gevolg? Medewerkers zijn altijd op het juiste moment op de juiste plaats en worden niet onterecht bestraft voor onjuiste informatie die ze krijgen.”

‍

„Onze planning is erg complex vanwege de gegevens van meerdere belanghebbenden. Beeple vermindert deze complexiteit”, Yves Thiery, HR & Risk manager bij Veldeman

De toekomst is digitaal, datagestuurd en direct

Volgens Veldeman past Beeple perfect in een bredere evolutie naar digitalisering. „In de moderne HR-omgeving worden KPI's steeds belangrijker. Dankzij Beeple is alle informatie op één plek gecentraliseerd. De gegevens worden uit het systeem gehaald en je kunt ermee aan de slag. Beeple helpt door monitoringtools aan te bieden. Dat maakt het comfortabel voor de gebruiker. Processen worden gemonitord en waar nodig aangepast.”

Een van de intenties van Veldeman is om uiteindelijk Beeple te gebruiken als een meer directe lijn tussen productiemanagement en uitzendkrachten. „Uiteindelijk willen we de productie meer verantwoordelijkheid geven voor de planning. Het productiemanagement geeft per afdeling aan welke mensen nodig zijn om de komende weken te plannen. Dit wordt vervolgens doorgegeven aan de uitzendbureaus en uitzendkrachten. HR zal daarom een sterke toezichthoudende rol krijgen op het gebied van planning. De planning moet vooral worden gedaan waar de behoeften zijn, dat wil zeggen heel dicht bij de activiteiten. Op deze manier kunnen we ons bij HR concentreren op het welzijn van de medewerkers.

Hoe houd je de planner, supervisor en flexwerker op de hoogte?

‍