Sexmatters: aanzienlijke tijdwinst dankzij Clevergig

Over Sexmatters

‍

Stichting Sexmatters biedt workshops en trainingen aan over gender, seksualiteit, toestemming en sociale veiligheid als centrale thema's voor zowel jongeren als volwassenen. Met als doel stereotypen te doorbreken, beschikt het bedrijf over een jong en divers team van professionals die geïnspireerd zijn om anderen te onderwijzen. Peggy vertelt ons er meer over.

Wat doe je bij Sexmatters en waar komt het initiatief vandaan?

Peggy spreekt:

Sexmatters begon in 2013 als een vrijwilligersinitiatief en ik ben als vrijwilliger lid geworden. In 2020 werd het mijn werk, wat ik nog steeds met veel plezier doe. Ik zorg voor de planning en planning bij Sexmatters. Ik houd me ook bezig met de financiële administratie en ben verantwoordelijk voor onze activiteiten in het onderwijs. Ik stuur het team naar workshops, zorg ervoor dat het juiste materiaal beschikbaar is en voer intake- en evaluatiegesprekken met scholen.

De oprichters, Eva en Maaike, hebben tijdens hun studie Culturele Antropologie veel gewerkt aan gender en seksualiteit. Tijdens hun afstudeerproject in Argentinië en Brazilië wilden ze mensen bijlichten over ideeën over gender en seksualiteit. Ze merkten al snel dat dit onderwerp ook in Nederland niet uitgebreid werd besproken, en zo ontstond het idee. Ze wilden met jongeren in gesprek gaan over gender, seksualiteit, verlangens en grenzen. Dit zijn thema's waar jongeren zich grote zorgen over maken, maar die op scholen of in het jeugdwerk nauwelijks aan bod kwamen. We wilden die stilte doorbreken. Veel mensen hebben het gevoel dat 'gender en seksualiteit' hen niet aangaat, vooral als ze bijvoorbeeld heteroseksueel of cisgender zijn. Maar de ideeën die je hebt over je kleding, je studiekeuze, je werk of de rol die je speelt in een liefdesrelatie - al deze ideeën zijn diep geworteld in die genderverwachtingen. Daarom vonden we het belangrijk om dat gesprek te voeren. Onze workshopleiders zijn tussen de 20 en 30 jaar oud. Voor studenten voelt dat als iemand die op hun niveau met hen kan praten. We proberen altijd een zeer gemengde pool te hebben om verschillende perspectieven over te brengen op de studenten.

We geven ook trainingen over sociale veiligheid, die we aanbieden aan volwassenen, zoals op uitgaansgelegenheden, studentenverenigingen en bedrijven. Deze omvatten zowel training voor managers als teamtraining, allemaal gericht op het creëren van een sociaal veilige omgeving.

Wat vind je belangrijk voor je werknemers? Wat is belangrijk vanuit het perspectief van uw klanten?

Voor ons is het belangrijk om collega's te hebben die vanuit verschillende perspectieven werken en die het leuk vinden om voor een groep te staan. We vinden het belangrijk om mensen te hebben met een mooi persoonlijk verhaal dat ze aan tafel kunnen brengen. Daarnaast kunnen workshopleiders met een educatieve achtergrond meer inhoudelijke kennis overbrengen. Verder hebben we een onboarding- en begeleidingsprogramma. Iedereen krijgt een buddy en volgt verschillende trainingen. Je kunt je maatje volgen en langzaam zelf workshops en trainingen gaan geven. Via dat trainingsprogramma en verschillende bijeenkomsten proberen we een goed beeld te krijgen of de persoon geschikt is voor de klas.

Er zijn verschillende aspecten van trainingen en workshops die je organiseert, wat een zekere planning vereist om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. Hoe was het voor Clevergig en wat is er nu veranderd?

We hebben overal Excel en WhatsApp voor gebruikt. We hadden een beschikbaarheidsspreadsheet waarin alle namen werden vermeld, en je kon een dag groen of rood markeren of gewoon je tijd ingeven. Mensen konden dit maandelijks updaten en op basis hiervan werd een Excel-rooster gemaakt. Naarmate de organisatie groeide, kwamen we verschillende problemen tegen. De selectie werd erg onduidelijk. Mensen konden zichzelf niet vinden, wat lastig was. Als mensen hun beschikbaarheid invulden, wilden ze vaak ook details toevoegen, maar dat was niet mogelijk in het Excel-formulier. Ze stuurden me dan een bericht of e-mail, en ik moest mensen meerdere keren bellen om alles af te ronden. Het was erg tijdrovend.

Zo konden we niet doorgaan, dus ben ik online gaan zoeken en zo hebben we Clevergig gevonden. Het was voor ons een hele grote sprong: van een gratis programma naar Clevergig. Maar het pakte zo goed uit dat we door wilden gaan. Het grootste voordeel is dat het me veel tijd bespaart bij het plannen en dat het veel eenvoudiger is. We hebben veel diensten die vaak terugkomen, en ik kan ze gemakkelijk kopiëren in clevergig. Ik waardeer het enorm dat ik precies kan zien welke collega's beschikbaar zijn op het moment van een service, zodat ik meteen kan kijken of het überhaupt haalbaar is. Omdat we een grote pool van werknemers, freelancers, vrijwilligers en stagiaires hebben, het komt vaak voor dat iemand ziek is of wil verschuiven. Vroeger was dat een gedoe, maar nu is het heel eenvoudig. Ik kan meteen zien of die optie nog beschikbaar is, en de andere ingeplande persoon ontvangt een melding. Het heeft ons enorm veel tijd bespaard. We zitten in een enorm groeiproces en Clevergig is het eerste dat we hebben veranderd. Er moet zeker nog veel meer worden gedaan om onze organisatiestructuur te veranderen.

Hoe was het voor jou tijdens de laatste periode dat alles moest sluiten?

Het was een zware periode en duurde langer dan we aanvankelijk hadden voorzien. We wilden zoveel mogelijk mensen aan het werk houden, want ons team is de basis van wat we doen. We hebben alle handleidingen digitaal gemaakt zodat digitale trainingen en workshops konden worden aangeboden. Op een gegeven moment bereikte het de grenzen van wat we als organisatie konden doen. Digitale trainingen verliepen vrij goed, maar workshops met studenten konden echt niet online worden gegeven. Er was heel weinig motivatie en het creëren van een veilige omgeving om over deze thema's te praten werkte ook niet goed online. Het was ook een uitdaging vanuit een planningsperspectief omdat dingen voortdurend werden geannuleerd of verplaatst.

Heb je een plan gemaakt om dingen de volgende keer mogelijk sneller en slimmer aan te pakken?

We hebben geen concreet plan. We weten nu heel goed dat als we opnieuw met dit soort problemen te maken krijgen, we onze trainingen digitaal zullen aanbieden. Voor de workshops op scholen bieden we alleen lesmateriaal aan. De software is nog steeds waardevol, net als nu. We kunnen op deze manier ook online diensten of trainingen inplannen. Ik vind het erg handig om de informatie die mensen nodig hebben in de dienst zelf te kunnen opnemen. We sturen nog steeds een briefing mee, maar ik kan veel van de essentiële informatie rechtstreeks in de dienst stoppen. Clevergig blijft noodzakelijk om ons hierbij te begeleiden.

Laatste vraag, waar was je naar op zoek toen je op zoek was naar software? Wat waren de criteria?

Voor mij was het belangrijk om een app te hebben waar medewerkers hun beschikbaarheid en rooster konden zien zonder dat ze via een computer hoeven in te loggen, aangezien veel van hen onderweg zijn als ze snel iets willen controleren. Dat was voor ons een topvereiste. De andere vereiste was dat ik veel rechten zou hebben om planningen op te stellen zoals ik dat wil. Ik merkte dat veel software die ik zag in een bepaald formaat was gegoten. Je moest bijvoorbeeld de nieuwe aannemers of nieuwe activiteiten blijven sturen, en dan zouden ze in de software worden ingebouwd. Maar omdat we zo flexibel werken, moet ik alles zelf kunnen invoeren. Dat is gewoon heel eenvoudig met Clevergig. Ook het overzicht om te zien hoeveel activiteiten er deze week zijn en hoeveel mensen er nog beschikbaar zijn, vond ik belangrijk. Wat me ook erg aansprak aan Clevergig was het ontwerp; het ziet er erg overzichtelijk uit.

Zou je Clevergig aan andere mensen aanbevelen?

Ja, ik zou het zeker aanraden. Ik vind het erg prettig om mee te werken.

We zijn blij dat te horen! Bedankt voor het interessante gesprek en voor je tijd, Peggy. We zijn verheugd te horen over je groei en hoe Clevergig je helpt tijd te besparen en efficiënter te werken. Sexmatters doet heel belangrijk werk. We zijn blij te horen dat Clevergig hierbij kan helpen. We hopen dat je meer functionaliteiten vindt om de groei van het bedrijf te helpen organiseren, geïnteresseerde studenten en betrokken deelnemers aan de training. Bedankt voor je vertrouwen!