Sexmatters : un gain de temps significatif grâce à Clevergig

À propos de Sexmatters

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La fondation Sexmatters propose des ateliers et des formations sur le genre, la sexualité, le consentement et la sécurité sociale en tant que thèmes centraux pour les jeunes et les adultes. Dans le but de briser les stéréotypes, l'entreprise dispose d'une équipe jeune et diversifiée de professionnels qui ont envie d'éduquer les autres. Peggy nous en dit plus à ce sujet.

Que faites-vous chez Sexmatters et d'où vient cette initiative ?

Peggy parle :

Sexmatters a débuté en 2013 en tant qu'initiative de bénévolat, et je l'ai rejoint en tant que bénévole. En 2020, c'est devenu mon métier, ce que j'aime toujours beaucoup faire. Je m'occupe de la planification et de l'ordonnancement chez Sexmatters. Je m'occupe également de l'administration financière et je suis responsable de nos activités dans le domaine de l'éducation. J'envoie l'équipe participer à des ateliers, je m'assure que le matériel approprié est disponible et j'organise des réunions d'admission et d'évaluation avec les écoles.

Les fondatrices, Eva et Maaike, ont beaucoup travaillé sur le genre et la sexualité au cours de leurs études d'anthropologie culturelle. Au cours de leur projet de fin d'études en Argentine et au Brésil, ils ont eu envie de sensibiliser les gens aux idées concernant le genre et la sexualité. Ils ont rapidement remarqué que ce sujet n'était pas beaucoup discuté aux Pays-Bas non plus, et c'est ainsi qu'est née l'idée. Ils souhaitaient engager des discussions avec les jeunes sur le genre, la sexualité, les désirs et les limites. Ce sont des thèmes qui préoccupent beaucoup les jeunes, mais qui n'ont pratiquement jamais été abordés dans les écoles ou dans le cadre du travail de jeunesse. Nous voulions briser ce silence. De nombreuses personnes pensent que « le genre et la sexualité » ne les concernent pas, surtout si elles sont hétérosexuelles ou cisgenres, par exemple. Cependant, les idées que vous avez concernant vos vêtements, votre choix d'études, de travail ou le rôle que vous jouez dans une relation amoureuse sont toutes profondément enracinées dans ces attentes liées au genre. C'est pourquoi nous avons jugé important d'avoir cette conversation. Les animateurs de nos ateliers ont entre 20 et 30 ans. Pour les étudiants, cela ressemble à quelqu'un qui peut leur parler à leur niveau. Nous essayons toujours d'avoir un pool très mixte afin de transmettre des points de vue différents aux étudiants.

Nous proposons également des formations sur la sécurité sociale aux adultes, notamment dans les lieux de divertissement, les associations d'étudiants et les entreprises. Il s'agit notamment de la formation des managers et de la formation des équipes, toutes visant à créer un environnement socialement sûr.

Qu'est-ce que vous considérez comme important pour vos employés ? Qu'est-ce qui est important du point de vue de vos clients ?

Pour nous, il est important d'avoir des collègues qui travaillent selon des points de vue différents et qui aiment être devant un groupe. Nous pensons qu'il est important d'avoir des personnes qui ont une belle histoire personnelle à raconter. En outre, les animateurs d'ateliers issus d'une formation peuvent transmettre des connaissances plus approfondies. De plus, nous avons un programme d'intégration et d'orientation. Tout le monde trouve un copain et participe à diverses séances d'entraînement. Vous pouvez suivre votre ami et commencer lentement à donner vous-même des ateliers et des sessions de formation. Grâce à ce programme de formation et à diverses réunions, nous essayons de nous faire une bonne idée si la personne est la bonne personne pour la classe.

Les formations et les ateliers que vous organisez comportent plusieurs aspects, ce qui nécessite une certaine planification pour placer la bonne personne au bon endroit. Comment c'était avant Clevergig, et qu'est-ce qui a changé aujourd'hui ?

Nous avons utilisé Excel et WhatsApp pour tout. Nous avions une feuille de calcul des disponibilités où tous les noms étaient répertoriés, et vous pouviez marquer un jour en vert ou en rouge ou simplement y inscrire votre heure. Les gens pouvaient le mettre à jour tous les mois, et sur cette base, une liste Excel a été créée. Au fur et à mesure que l'organisation grandissait, nous avons rencontré plusieurs problèmes. La liste est devenue très floue. Les gens n'arrivaient pas à se retrouver, ce qui n'était pas pratique. Souvent, lorsque les personnes indiquaient leur disponibilité, elles souhaitaient également ajouter des détails, mais cela n'était pas possible dans le formulaire Excel. Ils m'envoyaient ensuite un message ou un e-mail, et j'ai dû appeler les gens plusieurs fois pour tout finaliser. Cela a pris beaucoup de temps.

Nous ne pouvions pas continuer comme ça, alors j'ai commencé à chercher en ligne, et c'est ainsi que nous avons trouvé Clevergig. C'était un grand pas en avant pour nous : passer d'un programme gratuit à Clevergig. Mais ça s'est tellement bien passé que nous avons voulu continuer. Le plus gros avantage est que cela me permet de gagner beaucoup de temps dans la planification et que c'est beaucoup plus facile. Nous avons de nombreux services qui reviennent souvent, et je peux facilement les copier dans clevergig. J'apprécie vraiment de pouvoir voir exactement quels collègues sont disponibles au moment d'un service, afin de pouvoir vérifier immédiatement si c'est faisable. Parce que nous disposons d'un large bassin d'employés, de travailleurs indépendants, de bénévoles et de stagiaires, il arrive souvent que quelqu'un soit malade ou veuille changer de poste. C'était compliqué par le passé, mais maintenant c'est très facile. Je peux voir instantanément si cette option est toujours disponible et l'autre personne programmée reçoit une notification. Cela nous a permis de gagner un temps considérable. Nous sommes dans un énorme processus de croissance et Clevergig est la première chose que nous avons modifiée. Il reste certainement encore beaucoup à faire pour modifier notre structure organisationnelle.

Comment avez-vous vécu la dernière période où tout a dû fermer ?

C'était une période difficile qui a duré plus longtemps que ce que nous avions initialement prévu. Nous voulions faire en sorte que le plus de personnes possible continuent de travailler car notre équipe est à la base de ce que nous faisons. Nous avons numérisé tous les manuels afin que des sessions de formation et des ateliers numériques puissent être proposés. À un moment donné, elle a atteint les limites de ce que nous pouvions faire en tant qu'organisation. Les sessions de formation numérique se sont plutôt bien déroulées, mais les ateliers avec les étudiants n'ont vraiment pas pu être organisés en ligne. Il y avait très peu de motivation et la création d'un environnement sûr pour parler de ces thèmes n'a pas non plus bien fonctionné en ligne. C'était également un défi du point de vue de la planification, car les choses étaient constamment annulées ou reprogrammées.

Avez-vous élaboré un plan pour gérer les choses plus rapidement et plus intelligemment la prochaine fois ?

Nous n'avons pas de plan concret. Nous savons désormais très bien que si nous sommes à nouveau confrontés à ce type de difficultés, nous proposerons nos sessions de formation sous forme numérique. Pour les ateliers organisés dans les écoles, nous ne proposerons que du matériel pédagogique. Le logiciel reste précieux, tel qu'il l'est aujourd'hui. Nous pouvons également planifier des services en ligne ou des formations de cette manière. Je trouve très pratique de pouvoir inclure les informations dont les gens ont besoin dans le service lui-même. Nous envoyons toujours un briefing, mais je peux transmettre de nombreuses informations essentielles directement au service. Clevergig reste nécessaire pour nous guider dans cette démarche.

Dernière question, que recherchiez-vous lorsque vous recherchiez un logiciel ? Quels étaient les critères ?

Pour moi, il était important de disposer d'une application permettant aux employés de voir leurs disponibilités et leur liste de candidats sans avoir à se connecter via un ordinateur, car beaucoup d'entre eux sont en déplacement lorsqu'ils souhaitent vérifier rapidement quelque chose. C'était une exigence majeure pour nous. L'autre exigence était que j'aurais de nombreux droits pour créer des horaires comme je le souhaite. J'ai remarqué que beaucoup de logiciels que j'ai vus étaient moulés dans un certain format. Par exemple, vous deviez continuer à envoyer les nouveaux sous-traitants ou les nouvelles activités, puis ils seraient intégrés au logiciel. Mais parce que nous travaillons de manière si flexible, je dois être capable de tout saisir moi-même. C'est très facile avec Clevergig. De plus, la vue d'ensemble permettant de savoir combien d'activités il y a cette semaine et combien de personnes sont encore disponibles était importante pour moi. Ce qui m'a également beaucoup plu chez Clevergig, c'est le design ; il a l'air très organisé.

Recommanderiez-vous Clevergig à d'autres personnes ?

Oui, je le recommande vivement. Je trouve que c'est très agréable de travailler avec lui.

Nous sommes contents de l'apprendre ! Merci pour cette conversation intéressante et pour le temps que vous m'avez accordé, Peggy. Nous sommes ravis d'entendre parler de votre croissance et de la manière dont Clevergig vous aide à gagner du temps et à travailler plus efficacement. Sexmatters fait un travail très important. Nous sommes heureux d'apprendre que Clevergig peut vous aider à cet égard. Nous espérons que vous trouverez d'autres fonctionnalités pour aider à organiser la croissance de l'entreprise, des étudiants intéressés et des participants à la formation engagés. Merci de nous faire confiance !