Level 24/7: 'Clevergig is een investering die je maar één keer doet'

Over Level 24/7

Level 24/7 is een uitzendbureau dat actief is op het gebied van onderwijs en kinderopvang. Het is ontstaan uit een andere organisatie die door de oprichters was opgericht en waar ze veel sportpersoneel in dienst hadden, aan wie ze meer uren wilden aanbieden. Tegenwoordig gaat het niet alleen om sport. Het bedrijf kan nu wekelijks 80 flexwerkers uitzenden en is gericht op het pedagogisch gebied, met ambities in de gezondheidszorg. We gingen naar Rotterdam om Vincent Krijgsman, directeur van Level 24/7, te interviewen over hun planningsproces binnen hun bureau, voor en na het gebruik van clevergig sinds 2019. Benieuwd naar hun resultaten? Lees verder!

Planning vóór de clevergig

Zoals bij de meeste bureaus kwamen er elke ochtend opdrachten binnen bij Level 24/7. De grootste uitdaging was dat het veel werk was en veel tijd kostte om nieuwe diensten in te vullen. „Dus je zat de hele ochtend met iedereen aan de telefoon en stuurde je tientallen berichten, gewoon om te zien of je mensen kon vinden die beschikbaar waren voor die shift”, zegt Vincent. Level 24/7 zocht naar een manier om algemene processen te verbeteren en de efficiëntie te verhogen. Platformwerk was al heel gebruikelijk in de uitzendbranche, dus ze wilden ook in die richting werken. Op dat moment spraken ze ook met andere aanbieders van planning en tijdregistratie, maar uiteindelijk bleek clevergig de beste match. Vincent geeft toe: „Die overstap maken was spannend, maar we dachten: 'het is een investering die je één keer doet. '”

Schakel over naar clevergig

Bij Level 24/7 duurde het even voordat ze echt clevergig gingen gebruiken. Omdat iedereen gewend was om via apps en telefoontjes te werken, waren mensen binnen het bedrijf niet klaar om alles tegelijk anders te doen. Vervolgens stelde clevergig voor om een tijdje extra ondersteuning te bieden om het gebruiksgemak van clevergig te ervaren. Zo is het begonnen, zegt Vincent: „Er is een soort opstartfase, waarbij je je klanten moet invoeren, de locaties moet invoeren en ervoor moet zorgen dat alle locaties van de klanten en medewerkers in het systeem correct zijn. Uw werknemers moeten ervoor zorgen dat hun profiel volledig is ingevuld. Maar als je dat eenmaal hebt gedaan en daarna alles netjes houdt, levert het zoveel op. Als je die investering eenmaal hebt gedaan, bespaar je enorm veel tijd.” Volgens Vincent is het probleem met het plannings- en tijdregistratiesysteem vaak dat sommige mensen meteen begrijpen hoe het werkt, maar de rest heeft moeite. Met clevergig was dat anders: iedereen kon er makkelijk mee werken, van managers tot flexwerkers.

‍

Ervaring met clevergig

Tijdwinst

Vincent geeft aan: „Het grootste voordeel van clevergig is tijdwinst. Er zijn veel dingen die we niet meer handmatig hoeven te doen. Als ik een shift ontvang, is deze binnen 30 seconden volledig ingevoerd. Personeel wordt soms binnen twee minuten aan een shift gekoppeld. Waar we soms de vraag krijgen van klanten: 'Hoe doe je dat? ' Voor ons werkt het gewoon drie keer zo snel.” Bij Level 24/7 gebruiken mensen clevergig ook als CRM-systeem door een logboek bij te houden. Als een programmamanager bijvoorbeeld een school heeft bezocht en een rapport heeft gemaakt, zetten ze dat ook in clevergig. Medewerkers die vervolgens naar dezelfde school gaan, kunnen dus altijd terugkijken op wat er is besproken. Door gewoon op de school te klikken, verschijnt alle informatie.

Groei

„We zien echt dat we dankzij clevergig nog steeds de mogelijkheid hebben om elke week te groeien. In het afgelopen jaar zijn we ongeveer 20% gegroeid, en ik durf te zeggen dat dat ook te danken is aan clevergig.” Vincent zegt dat mensen graag met clevergig werken, waardoor ze meer tijd overhouden om klanten en werknemers te vinden, wat vervolgens bijdraagt aan de groei. Hij geeft ook aan dat ze er naast planning meer uit kunnen halen: „We maken geen gebruik van de elektronische facturatie van clevergig, maar we gebruiken vaak een afdruk om de uren te controleren en die vervolgens naar een klant te sturen. Dit maakt het makkelijker voor ons om onze facturen te maken, in plaats van alles uit Excel-sheets te halen. Dat is tijdbesparend. Het is niet alleen een planningsaspect, maar ook een besturingssysteem aan de achterkant. Met clevergig werkt het gewoon veel sneller.”

Goede investering voor starters

We waren ook benieuwd wat Level 24/7 zou aanbevelen aan bedrijven die clevergig overwegen: „Als je een kleine organisatie bent, zou ik het in het begin zeker aanraden. De kosten om met clevergig te beginnen zijn zo laag, en het geeft je zo'n gemakkelijke kans om te groeien. De kosten van een Starterabonnement verdien je als kleine organisatie zo ontzettend snel terug. Reken maar uit: als je jezelf ongeveer 50 euro per uur betaalt, maak je al binnen 6 uur winst. En de stress die het je ontneemt, is niet eens meegenomen in de berekening. Als startup is het zo'n troef om snel en gemakkelijk te groeien zonder veel kosten en zonder veel stress.”

Eenvoudig te gebruiken

„Als we een vraag hebben over het programma, kunnen we 90% zelf oplossen. Ik denk dat clevergig erg goed ontwikkeld is, zeker voor een organisatie als Level 24/7. Je bereikt iedereen met slechts één druk op de knop. Je staat altijd open voor suggesties als we zeggen dat we iets missen. Er zijn continue updates; het blijft zich ontwikkelen. En altijd volgens de vraag en wens van de klant, wat wij erg belangrijk vinden.” - Vincent zegt.

Klantgericht

Tot slot hadden we het over technische ondersteuning: „Het contact met clevergig is altijd prettig: supersnel en goed. Zelfs als iemand op vakantie is, ben je altijd beschikbaar en klaar om te helpen. Op het moment dat ik de support mail, is alles binnen een half uur opgelost. Niet alleen software kan zakelijk succes opleveren, maar het is ook persoonlijk.”

‍

‍