LeraarLink: van 20% naar 2% no-shows

We bezochten onze klant LeraarLink in de prachtige buitenwijken van Utrecht om de eigenaren van het bedrijf, Mathijs en Koen, te interviewen. Onze CCO Arnoud maakte van de gelegenheid gebruik om niet alleen te informeren naar hoe het bedrijf clevergig ervaart, maar ook om onze plannen voor het komende jaar te bespreken en om feedback te vragen. LeraarLink heeft een bijzonder groeiverhaal met onze software dat we graag met je delen in deze blogpost.

Over LeraarLink

LeraarLink is een bemiddelingsbureau dat scholen en leraren ondersteunt met studiebegeleiding, examentrainingen, voorjaars- en zomerscholen en overgangsprogramma's. Iedereen binnen het bedrijf heeft onderwijservaring en met een pool van 350 leraren kunnen ze uitstekende professionals leveren aan het secundair (en soms basisonderwijs). LeraarLink heeft momenteel 8 fulltime kantoormedewerkers en één freelance ontwikkelaar in dienst.

Kun je ons iets vertellen over de afgelopen jaren van LeraarLink?

Mathijs komt aan het woord:

We hebben de afgelopen jaren een snelle groei doorgemaakt. Op een gegeven moment begon ik me te concentreren op de verkoop en het operationele deel van het bedrijf. Toen escaleerde de groei. Een van de redenen was COVID-19. Uiteindelijk is het voor ons goed gelukt, omdat scholen leerhiaten wilden aanpakken. We gingen van 10 naar ongeveer 40 klanten. Een van onze pijnpunten op dat moment was de planning. Tussen de 2 en 3 medewerkers waren betrokken bij het afronden van onze opdrachten: berichten sturen, afspraken maken, ze in Excel zetten en dan hopen dat de leraren zouden komen.

Excel, messaging, vingers gekruist. Dat klinkt niet echt schaalbaar, hoe heb je dat gedaan?

Nee, we hadden problemen. Toen dachten we aan een derde partner, gespecialiseerd in digitalisering. We hebben in eerste instantie geprobeerd om zelf een systeem op te zetten, maar dat vorderde niet snel genoeg. Toevallig hebben we je gevonden via een sollicitant. We hadden een demo, en 90% van wat we zochten, kwam overeen met uw oplossing. Wat we zien is dat het veel rust brengt in onze bedrijfsvoering. Het vermindert de behoefte aan meer mensen bij de planning. Er zijn minder gevallen waarin personeel zich ziek meldt, wat een bijkomend voordeel is. Alles staat nu in de clevergig-app, in plaats van in een WhatsApp-bericht: tijd, service, locatie.

Kun je ons meer vertellen over de ziekmeldingen?

Koen legt uit:

Vorig jaar hebben we met veel problemen te maken gehad. 20% kwam niet opdagen of meldde zich ziek op de ochtend van hun shift. Het was elke ochtend zenuwslopend, ik vroeg me af wie er wel of niet zou komen. We zijn erin geslaagd om dit terug te brengen van 20% naar 2%. Toen er mensen waren die het schema beheerden, konden we het overzicht niet behouden. Medewerkers hadden geen idee aan wie ze een bericht hadden gestuurd. Als er bijvoorbeeld een annulering was, werd deze niet geregistreerd of niet goed beheerd. Dat is waar Clevergig van pas kwam. Wanneer je iemand uit een shift verwijdert, komt deze beschikbaar en kun je iedereen eenvoudig opnieuw uitnodigen. Met slechts één knop vind je de juiste mensen voor de dienst. Het is gunstig voor alle betrokken partijen, een duidelijke verbetering. Het belangrijkste voordeel is dat het ons veel tijd en energie bespaart.

Zijn er nog andere onverwachte voordelen?

Als je iemand uitnodigt voor een shift, heb je vaak ook materiaal, informatie en bevestigingen nodig. Vaak ging er iets mis in deze stappen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat iemand de volgende dag een examentraining volgt, maar het materiaal nog niet heeft ontvangen. Nu kun je vooraf eenvoudig een link naar het materiaal toevoegen in clevergig, en wanneer mensen op de shift klikken, hebben ze onmiddellijk toegang tot het materiaal. Al die tussenstappen en nazorg zijn dus geëlimineerd.

Facturatie is ook een belangrijke toevoeging. Vroeger lieten we leraren formulieren invullen voor hun gewerkte uren, en dan moesten we dat allemaal in Excel verifiëren. We hebben hier dagen aan besteed. Vervolgens moesten we de betalingen berekenen, waardoor het proces verder werd vertraagd. Met clevergig kunnen we de services extraheren en precies weten wie waaraan heeft gewerkt.

‍

‍

Voor jou lijkt Clevergig behoorlijk multifunctioneel. Zijn er nog andere functies die je op een unieke manier gebruikt?

De rest van het jaar gebruiken we Clevergig ook voor een andere taak die we hebben: rekrutering. Vorig jaar hebben we LeraarLink Flex geïnitieerd. Scholen hebben moeite om personeel te vinden, en vaak hebben ze geen ervaring met rekrutering, dus we proberen te helpen. Sommige klanten willen misschien niet meteen onze examentraining, maar moeten vaak vacatures adverteren. Het is moeilijk voor ons om directe matches te maken, maar we hebben veel mensen in dienst die ze anders niet zouden bereiken.

Hoe gebruik je clevergig hiervoor?

We plaatsen een vacature als service. Als iemand op die dienst reageert, benaderen we hem of haar om te kijken of het lukt. Het is niet perfect, maar het is een manier om het voor elkaar te krijgen. We zijn erin geslaagd om een aantal van dit soort wedstrijden te maken, dus in die zin is het een positief resultaat voor ons.

Als je 20 successen per maand hebt, is dat niet slecht, toch? :)

Precies, het werkt in beide richtingen. We kunnen ook een terugkerende shift plannen in Clevergig, zodat we niets anders hoeven te doen dan betalingen.

Dus... We hebben een hele planningsafdeling gesloten, van 20% naar 2% gegaan in ziektemeldingen en no-shows. Leraren worden nu op tijd geïnformeerd en de urenregistratie verloopt vlekkeloos. Daarnaast hebben we veel systemen rondom Clevergig kunnen bouwen. De onrust is vervangen door overzicht. Is dat een goede samenvatting?

Dat is inderdaad een eerlijke samenvatting! Bedankt, Mathijs en Koen, voor jullie tijd en gedetailleerde feedback, die we na het interview hebben besproken. We streven ernaar om productverbeteringen aan te brengen die relevant zijn voor LeraarLink en uw tevredenheid te verhogen van 90% naar 100%.