LeraarLink: entre un 20% y un 2% de ausencias

Visitamos a nuestro cliente LeraarLink en las hermosas afueras de Utrecht para entrevistar a los propietarios de la empresa, Mathijs y Koen. Nuestro CCO, Arnoud, aprovechó la oportunidad no solo para preguntar sobre la experiencia de la empresa con inteligencia, sino también para hablar sobre nuestros planes para el próximo año y solicitar su opinión. LeraarLink tiene una historia de crecimiento excepcional con nuestro software, que nos gustaría compartir con ustedes en esta entrada del blog.

Acerca de LeraarLink

LeraarLink es una agencia intermediaria que apoya a las escuelas y a los maestros con tutorías, capacitación para exámenes, escuelas de primavera y verano y programas de transición. Todos los miembros de la empresa tienen experiencia docente y, con un grupo de 350 profesores, pueden proporcionar excelentes profesionales para la educación secundaria (y, a veces, primaria). LeraarLink emplea actualmente a 8 empleados de oficina a tiempo completo y a un desarrollador independiente.

¿Puede hablarnos de los últimos años de LeraarLink?

Mathijs habla en voz alta:

Hemos experimentado un rápido crecimiento en los últimos años. En un momento dado, empecé a centrarme en las ventas y en la parte operativa del negocio. Fue entonces cuando el crecimiento se intensificó. Una de las razones fue la COVID-19. En última instancia, funcionó bien para nosotros porque las escuelas querían abordar las brechas de aprendizaje. Pasamos de tener 10 a unos 40 clientes. Uno de nuestros puntos débiles en ese momento era la programación. Entre 2 y 3 empleados participaban en la finalización de nuestras tareas: enviaban mensajes, concertaban citas, las ponían en Excel y, luego, esperaban que los profesores se presentaran.

Excel, mensajería, crucemos los dedos. Eso no suena muy escalable, ¿cómo te las arreglaste?

No, nos enfrentamos a dificultades. Luego pensamos en un tercer socio, especializado en digitalización. Al principio intentamos configurar un sistema nosotros mismos, pero no avanzaba lo suficientemente rápido. Casualmente, te encontramos a través de un candidato. Hicimos una demostración y El 90% de lo que buscábamos estaba alineado con su solución. Lo que vemos es que aporta mucha tranquilidad a nuestras operaciones. Reduce la necesidad de contar con más personas para programar. Hay menos casos en los que el personal llama para denunciar que está enfermo, lo que es un beneficio adicional. Ahora todo está en la aplicación inteligente, en lugar de en un mensaje de WhatsApp: hora, servicio, ubicación.

¿Puede contarnos más sobre los informes de enfermedad?

Koen explica:

El año pasado nos enfrentamos a muchos problemas. El 20% no se presentó o informó que estaba enfermo la mañana de su turno. Era estresante todas las mañanas, preguntarme quién aparecería o no. Hemos conseguido reducir esta cifra del 20% al 2%. Cuando teníamos personas que gestionaban el cronograma, no podíamos mantener la supervisión. Los empleados no tenían ni idea de a quién habían enviado mensajes. Por ejemplo, si hubo una cancelación, no se registró o no se gestionó correctamente. Ahí es donde Clevergig resultó útil. Cuando eliminas a alguien de un turno, pasa a estar disponible y puedes volver a invitar a todos fácilmente. Con solo un botón, puedes encontrar a las personas adecuadas para el servicio. Es beneficioso para todas las partes involucradas, una mejora definitiva. La ventaja más importante es que nos ahorra mucho tiempo y energía.

¿Hay algún otro beneficio inesperado?

Bueno, a menudo, cuando invitas a alguien a un turno, también necesitas materiales, información y confirmaciones. Con frecuencia, algo salió mal en estos pasos. Por ejemplo, es posible que una persona se esté preparando para un examen al día siguiente, pero aún no haya recibido los materiales. Ahora, simplemente puedes añadir un enlace a los materiales en clevergig de antemano y, cuando las personas hagan clic en el turno, tendrán acceso inmediato a los materiales. Por lo tanto, se han eliminado todos esos pasos intermedios y cuidados posteriores.

La facturación también es una adición importante. Antes hacíamos que los profesores rellenaran formularios con sus horas de trabajo, y luego teníamos que verificarlo todo en Excel. Pasamos días trabajando en esto. Luego tuvimos que calcular los pagos, lo que retrasó aún más el proceso. Con clevergig, podemos extraer los servicios y saber exactamente quién trabajó en qué.

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Para ti, Clevergig parece bastante multifuncional. ¿Hay otras funciones que utilices de forma única?

Durante el resto del año, también utilizamos Clevergig para otra tarea que tenemos: la contratación. El año pasado, lanzamos LeraarLink Flex. Las escuelas tienen dificultades para encontrar personal y, a menudo, carecen de experiencia en contratación, por lo que nuestro objetivo es ayudar. Es posible que algunos clientes no deseen recibir de inmediato nuestra formación para los exámenes, pero a menudo necesitan anunciar las vacantes. Para nosotros es difícil encontrar coincidencias directas, pero tenemos muchas personas empleadas a las que de otro modo no contactarían.

¿Cómo se usa clevergig para este propósito?

Publicamos una vacante como servicio. Si alguien responde a ese servicio, nos comunicamos con él para ver si funciona. No es perfecto, pero es una forma de hacerlo. Hemos conseguido hacer algunos partidos como este, por lo que es un resultado positivo para nosotros en ese sentido.

Si tienes 20 éxitos al mes, no está mal, ¿verdad? :)

Exacto, funciona en ambos sentidos. También podemos programar un turno periódico en Clevergig, por lo que no tenemos que hacer nada más que pagar.

Así que... Cerramos todo un departamento de planificación y pasamos del 20% al 2% en cuanto a las denuncias de enfermedad y a las ausencias. Los profesores ahora están informados a tiempo y la inscripción se realiza sin problemas. Además, pudimos construir muchos sistemas en torno a Clevergig. Los disturbios han sido reemplazados por una visión general. ¿Es un buen resumen?

¡De hecho, es un resumen justo! Gracias, Mathijs y Koen, por su tiempo y sus comentarios detallados, de los que hablamos después de la entrevista. Nuestro objetivo es realizar mejoras en los productos que sean relevantes para LeraarLink y aumentar su satisfacción del 90% al 100%.