LeraarLink : de 20 % à 2 % de non-présentations

Nous avons rendu visite à notre client LeraarLink dans la magnifique banlieue d'Utrecht pour interviewer les propriétaires de l'entreprise, Mathijs et Koen. Notre CCO Arnoud a profité de l'occasion non seulement pour s'enquérir de la manière dont l'entreprise perçoit clevergig, mais également pour discuter de nos projets pour l'année à venir et recueillir des commentaires. LeraarLink a connu une croissance exceptionnelle grâce à son logiciel, que nous aimerions partager avec vous dans ce billet de blog.

À propos de LeraarLink

LeraarLink est une agence intermédiaire qui soutient les écoles et les enseignants en leur proposant du tutorat, des formations aux examens, des écoles de printemps et d'été et des programmes de transition. Tous les membres de l'entreprise ont de l'expérience dans l'enseignement et, avec un pool de 350 professeurs, ils peuvent fournir d'excellents professionnels à l'enseignement secondaire (et parfois primaire). LeraarLink emploie actuellement 8 employés de bureau à plein temps et un développeur indépendant.

Pouvez-vous nous parler des dernières années de LeraarLink ?

Mathijs prend la parole :

Nous avons connu une croissance rapide ces dernières années. À un moment donné, j'ai commencé à me concentrer sur les ventes et la partie opérationnelle de l'entreprise. C'est alors que la croissance s'est intensifiée. L'une des raisons était la COVID-19. En fin de compte, cela a bien fonctionné pour nous, car les écoles souhaitaient combler les lacunes en matière d'apprentissage. Nous sommes passés de 10 à une quarantaine de clients. L'un de nos problèmes à l'époque était la planification. Entre 2 et 3 employés ont participé à la finalisation de nos tâches : envoyer des messages, fixer des rendez-vous, les mettre dans Excel, puis espérer que les professeurs se présenteraient.

Excel, messagerie, croisons les doigts. Cela ne semble pas vraiment évolutif, comment vous y êtes-vous débrouillé ?

Non, nous avons rencontré des difficultés. Ensuite, nous avons pensé à un troisième partenaire, spécialisé dans la numérisation. Nous avons d'abord essayé de mettre en place un système nous-mêmes, mais il ne progressait pas assez vite. Par coïncidence, nous vous avons trouvé grâce à un candidat. Nous avons fait une démo, et 90 % de ce que nous recherchions correspondaient à votre solution. Ce que nous constatons, c'est que cela apporte beaucoup de calme à nos opérations. Cela réduit le besoin d'un plus grand nombre de personnes pour la planification. Il y a moins de cas où le personnel appelle pour cause de maladie, ce qui constitue un avantage supplémentaire. Tout se trouve désormais dans l'application clevergig, au lieu d'être dans un message WhatsApp : heure, service, lieu.

Pouvez-vous nous en dire plus sur les rapports de maladie ?

Koen explique :

L'année dernière, nous avons été confrontés à de nombreux problèmes. 20 % ne se sont pas présentés ou se sont déclarés malades le matin de leur quart de travail. C'était angoissant tous les matins de me demander qui viendrait ou non. Nous avons réussi à le réduire de 20 % à 2 %. Lorsque nous avions des personnes qui géraient le calendrier, nous ne pouvions pas assurer la supervision. Les employés ne savaient pas à qui ils avaient envoyé un message. Par exemple, s'il y a eu une annulation, elle n'a pas été enregistrée ou n'a pas été correctement gérée. C'est là que clevergig s'est avéré utile. Lorsque vous retirez quelqu'un d'un quart de travail, celui-ci devient disponible et vous pouvez facilement réinviter tout le monde. Avec un seul bouton, vous pouvez trouver les bonnes personnes pour le service. C'est bénéfique pour toutes les parties concernées, une nette amélioration. L'avantage le plus important est que cela nous permet d'économiser beaucoup de temps et d'énergie.

Y a-t-il d'autres avantages inattendus ?

Eh bien, souvent, lorsque vous invitez quelqu'un pour un quart de travail, vous avez également besoin de matériel, d'informations, de confirmations. Souvent, quelque chose s'est mal passé au cours de ces étapes. Par exemple, une personne peut suivre une formation d'examen le lendemain mais n'a pas encore reçu le matériel. Désormais, vous pouvez simplement ajouter un lien vers les documents dans clevergig au préalable, et lorsque les utilisateurs cliquent sur le bouton, ils ont immédiatement accès aux documents. Ainsi, toutes ces étapes intermédiaires et ces soins de suivi ont été éliminés.

La facturation constitue également un ajout important. Auparavant, les enseignants remplissaient des formulaires pour leurs heures de travail, puis nous devions recouper le tout dans Excel. Nous avons passé des jours là-dessus. Ensuite, nous avons dû calculer les paiements, ce qui a encore retardé le processus. Avec clevergig, nous pouvons extraire les services et savoir exactement qui a travaillé sur quoi.

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Pour vous, Clevergig semble assez multifonctionnel. Y a-t-il d'autres fonctions que vous utilisez de manière unique ?

Le reste de l'année, nous utilisons également Clevergig pour une autre tâche : le recrutement. L'année dernière, nous avons lancé LeraarLink Flex. Les écoles ont du mal à trouver du personnel et, souvent, elles manquent d'expérience en matière de recrutement. Notre objectif est donc de les aider. Certains clients ne souhaitent peut-être pas immédiatement bénéficier de notre formation aux examens, mais doivent souvent publier des offres d'emploi. C'est difficile pour nous de créer des matchs directs, mais nous avons beaucoup de personnes employées qu'elles n'auraient pas pu atteindre autrement.

Comment utilisez-vous clevergig à cette fin ?

Nous publions une offre d'emploi en tant que service. Si quelqu'un répond à ce service, nous l'approchons pour voir s'il fonctionne. Ce n'est pas parfait, mais c'est une façon de le faire. Nous avons réussi à disputer des matches comme celui-ci, donc c'est un résultat positif pour nous en ce sens.

Si vous avez 20 succès par mois, ce n'est pas mal, non ? :)

Exactement, cela fonctionne dans les deux sens. Nous pouvons également planifier un quart de travail récurrent dans Clevergig, de sorte que nous n'avons rien à faire à part les paiements.

Alors... Nous avons fermé tout un service de planification et sommes passés de 20 % à 2 % du nombre de rapports de maladie et de absences. Les enseignants sont désormais informés à temps et l'enregistrement des horaires se déroule sans problème. De plus, nous avons pu construire de nombreux systèmes autour de Clevergig. Les troubles ont été remplacés par une vue d'ensemble. Est-ce un bon résumé ?

C'est en effet un bon résumé ! Merci, Mathijs et Koen, pour votre temps et vos commentaires détaillés, dont nous avons discuté après l'entretien. Notre objectif est d'apporter des améliorations aux produits qui soient pertinentes pour LeraarLink et d'élever votre taux de satisfaction de 90 % à 100 %.