Karibu: de facturatie van clevergig versnelt de processen

Over Karibu

Karibu is als bedrijf begonnen vanuit de behoefte om tijdens de pauzes sportlessen te geven. Ze kenden mensen in Amsterdam Zuid-Oost die dat konden, en zo is het allemaal begonnen. Het bedrijf werd opgericht door vier mensen en is nu uitgegroeid tot een uitzendbureau dat samenwerkt met 40 scholen en een flexpool van meer dan 100 mensen heeft. 'Karibu' betekent 'welkom' in het Swahili, en dat is hun motto: iedereen is welkom. „We bieden gravelessen, sport, graffiti, filosofie, muziek, dans en theater aan. Maar we hebben ook andere aanbiedingen; ons team is heel divers. Zo kunnen we altijd een match vinden”, zegt Max Bukuru, een van de medeoprichters.

‍

Covid was een keerpunt voor Karibu: er was meer vraag naar creatief onderwijs op scholen omdat kinderen zo lang thuis waren. Nelson Bukuru, een andere medeoprichter, zegt dat ze „op het juiste moment begonnen zijn met een goed idee, vandaar zo'n snelle groei”. Nu ondersteunt Karibu ook zomerscholen en jeugdinstellingen. Hoewel ze zich momenteel vooral in de regio's Amsterdam, Almere, Noord-Holland en Zuid-Holland bevinden, streven ze ernaar om zo snel mogelijk nationaal te worden. Gevraagd naar het uiteindelijke doel van Karibu, zeggen de eigenaren: „Naast dat we groter worden, is het cruciaal dat we echt bijdragen aan scholen. Er is een tekort aan leraren en we willen mensen inspireren om naar het onderwijs te gaan. Het aantal inschrijvingen voor de lerarenopleiding is niet erg hoog, maar misschien kunnen potentiële personen op een andere manier worden gevonden. We hebben nu veel creatieve mensen die ook geïnteresseerd zijn geraakt in onderwijs.”

‍

Planning en tijdregistratie vóór Clevergig

In het begin gebruikte Karibu Numbers voor hun planning en tijdregistratie. Daarna schakelden ze over op 'Werktijden', maar dat werkte ook niet voor hen. Het leverde hen alleen een rooster op dat ze ook handmatig konden maken. Nelson kende Clevergig via een ander bureau en was al een tijdje aan het overwegen om over te stappen. Ze hadden alleen moeite om het juiste moment te kiezen om over te stappen. Max legt uit op het moment dat ze die beslissing namen: „In november hadden we onze beste maand ooit. Ik was alle diensten zelf aan het plannen, controleerde alle tijdregistraties en verifieerde binnenkomende facturen. De hele administratie lag op mijn schouders. Aan het einde van de maand zei ik dat ik het nooit meer zo wilde doen, een hele maand lang alles zelf nakijken. Het was te veel werk. Ik heb de hele dag gekeken. En toen de facturen binnenkwamen, moest ik reageren op alle binnenkomende facturen. Op een gegeven moment denk ik dat ik zelfs een droom had, en ik belde Nelson in de ochtend en zei dat ik's avonds een afspraak had gemaakt met Clevergig.” Sinds december 2022 maakt Karibu actief gebruik van Clevergig, inclusief het facturatieprogramma.

‍

Ervaring met Clevergig

De overgang ging heel snel, alleen duurde e-facturatie iets langer — twee dagen. Karibu begon tijdens een vakantie, zodat ze de tijd konden nemen om over te stappen. „Het kan niet in een mum van tijd anders zijn”, zegt Nelson. Volgens beide eigenaren zijn de taken eenvoudiger geworden en kunnen andere mensen binnen het bedrijf ook de planning en elektronische facturatie voor hun rekening nemen. Dit geeft hen extra ondersteuning. Ze reageren ook sneller op lastminutediensten. In de drie maanden dat ik clevergig heb gebruikt ze zijn al met 30-40% gegroeid opnieuw. Bij Karibu wordt planning vaak op maat gemaakt, maar met Clevergig kunnen ze voor iedereen een rol creëren. Ze sturen nog steeds vaak persoonlijke berichten naar mensen, maar de rest is nu geautomatiseerd, en dat vinden ze superhandig. Max geeft toe, „Het bespaart beide partijen zoveel tijd en hoofdpijn. De werknemer wil ook niet de hele tijd mailen over de uren die wel of niet bij elkaar passen.”

‍

Het facturatieprogramma van Clevergig

Aangezien Karibu ook gebruik maakt van ons facturatieprogramma, vroegen we hoe dat gaat. Max werkt voornamelijk met facturatiesoftware: „Onze accountant vult het allemaal in. Ik hoef het alleen nog maar aan te maken en te verzenden, en dan ben ik klaar. Het is eenvoudig. Iedereen krijgt snel zijn factuur, wat een verschil maakt. Het heeft zoveel voordelen. Vooral dat mensen die bij ons werken snel een factuur krijgen op de eerste of tweede van de maand. Tot nu toe hebben we alleen maar positieve feedback gekregen. Mensen zijn gewoon blij dat we het voor ze regelen. Toen we zonder facturatiesoftware factureerden, ging het vaak mis.”