Karibu: la facturación de clevergig acelera los procesos

Acerca de Karibu

Karibu comenzó como una empresa a partir de la necesidad de impartir clases de deportes durante los descansos. Conocían a personas en Amsterdam Zuid-Oost que podían hacer eso, y así es como empezó todo. La empresa fue fundada por cuatro personas y ahora se ha convertido en una agencia de personal que colabora con 40 escuelas y cuenta con un grupo flexible de más de 100 personas. «Karibu» significa «Bienvenido» en swahili, y ese es su lema: todos son bienvenidos. «Ofrecemos clases de tierra batida, deportes, graffiti, filosofía, música, danza y teatro. Pero también tenemos otras ofertas; nuestro equipo es muy diverso. Esto nos permite encontrar siempre una pareja», afirma Max Bukuru, uno de los cofundadores.

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Covid supuso un punto de inflexión para Karibu: había más demanda de educación creativa en las escuelas, ya que los niños pasaban tanto tiempo en casa. Nelson Bukuru, otro cofundador, afirma que «empezaron en el momento adecuado con una buena idea, de ahí un crecimiento tan rápido». Ahora, Karibu también ayuda a las escuelas de verano y a las instituciones juveniles. Aunque actualmente se encuentran principalmente en las regiones de Ámsterdam, Almere, Holanda Septentrional y Holanda Meridional, su objetivo es nacionalizarse lo antes posible. Cuando se les preguntó acerca del objetivo final de Karibu, los propietarios dijeron: «Además de crecer, es crucial que contribuyamos genuinamente a las escuelas. Hay escasez de maestros y queremos inspirar a las personas a ingresar a la educación. Las inscripciones en la formación de profesores no son muy altas, pero tal vez se pueda encontrar a las personas potenciales de una manera diferente. Ahora tenemos muchas personas creativas que también se han interesado por la educación».

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Planificación y registro de horarios antes de Clevergig

Al principio, Karibu usó Numbers para planificar y registrar el tiempo. Luego cambiaron a «Werktijden», pero tampoco les funcionó. Solo les proporcionaba una lista que también podían crear manualmente. Nelson sabía de Clevergig a través de otra agencia y había estado considerando cambiarse por un tiempo. Solo tuvieron dificultades para elegir el momento adecuado para cambiarse. Max explica el momento en que tomaron esa decisión: «En noviembre, tuvimos el mejor mes de nuestra historia. Yo mismo programaba todos los servicios, comprobaba los registros en todo momento y verificaba las facturas entrantes. Toda la administración recaía sobre mis hombros. Al final del mes, dije que no quería volver a hacerlo así, y pasé un mes entero comprobándolo todo yo mismo. Era demasiado trabajo. Me pasé todo el día comprobándolo. Y cuando llegaron las facturas, tuve que responder a todas las facturas entrantes. En un momento dado, creo que incluso tuve un sueño y llamé a Nelson por la mañana y le dije que había concertado una cita con Clevergig por la noche». Desde diciembre de 2022, Karibu ha estado utilizando activamente Clevergig, incluido su programa de facturación.

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Experiencia con Clevergig

La transición se produjo muy rápido, solo que la facturación electrónica tardó un poco más: dos días. Karibu comenzó durante un feriado, por lo que podían tomarse su tiempo para cambiarse. «No podría ser diferente en poco tiempo», dice Nelson. Según ambos propietarios, las tareas se han vuelto más sencillas y otras personas de la empresa también pueden gestionar la planificación y la facturación electrónica. Esto les brinda un apoyo adicional. También responden más rápido a los turnos de última hora. En los tres meses de uso de clevergig, ya han crecido entre un 30 y un 40% otra vez. En Karibu, la planificación suele hacerse a medida, pero con Clevergig, pueden crear un puesto para todos. Todavía suelen enviar mensajes personales a las personas, pero el resto ahora está automatizado y les resulta muy práctico. Max admite: «Ahorra mucho tiempo y dolores de cabeza para ambas partes. La persona que trabaja tampoco quiere enviar correos electrónicos todo el tiempo informándole sobre las horas que coinciden o no».

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Programa de facturación de Clevergig

Como Karibu también usa nuestro programa de facturación, preguntamos cómo va. La mayoría de las veces, Max trabaja con software de facturación: «Nuestro contador lo completa todo. Solo tengo que crearlo y enviarlo, y listo. Es sencillo. Todos reciben su factura rápidamente, lo que marca la diferencia. Tiene muchas ventajas. Especialmente porque las personas que trabajan con nosotros reciben una factura rápidamente el primer o segundo día del mes. Hasta ahora, solo hemos recibido comentarios positivos. La gente está contenta de que lo organicemos para ellos. Cuando facturábamos sin un software de facturación, con frecuencia salíamos mal».