Karibu : la facturation de clevergig accélère les processus

À propos de Karibu

Karibu est née en tant qu'entreprise de la nécessité de proposer des cours de sport pendant les pauses. Ils connaissaient des gens à Amsterdam-Zuid-Oost capables de le faire, et c'est ainsi que tout a commencé. L'entreprise a été fondée par quatre personnes et est aujourd'hui devenue une agence de recrutement collaborant avec 40 écoles et disposant d'un pool flexible de plus de 100 personnes. « Karibu » signifie « Bienvenue » en swahili, et c'est leur devise : tout le monde est le bienvenu. « Nous proposons des cours d'argile, du sport, du graffiti, de la philosophie, de la musique, de la danse et du théâtre. Mais nous avons également d'autres offres ; notre équipe est très diversifiée. Cela nous permet de toujours trouver une solution », explique Max Bukuru, l'un des cofondateurs.

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La pandémie de Covid a marqué un tournant pour Karibu : il y a eu une demande accrue pour une éducation créative dans les écoles, car les enfants sont restés trop longtemps à la maison. Nelson Bukuru, un autre cofondateur, explique qu'ils « ont commencé au bon moment avec une bonne idée, d'où une croissance si rapide ». Aujourd'hui, Karibu soutient également les écoles d'été et les institutions pour les jeunes. Bien qu'ils se trouvent actuellement principalement dans les régions d'Amsterdam, d'Almere, de Hollande-Septentrionale et de Hollande-Méridionale, ils ont pour objectif de devenir nationaux dès que possible. Interrogés sur l'objectif ultime de Karibu, les propriétaires répondent : « En plus de grandir, il est essentiel que nous contribuions réellement aux écoles. Il y a une pénurie d'enseignants et nous voulons inciter les gens à poursuivre des études. Les inscriptions à la formation des enseignants ne sont pas très élevées, mais il est possible de trouver des personnes potentielles d'une autre manière. Nous comptons aujourd'hui de nombreuses personnes créatives qui s'intéressent également à l'éducation. »

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Planification et enregistrement du temps avant Clevergig

Au tout début, Karibu a utilisé Numbers pour sa planification et son enregistrement du temps. Ils sont ensuite passés à « Werktijden », mais cela n'a pas fonctionné pour eux non plus. Il ne leur a fourni qu'une liste qu'ils pouvaient également créer manuellement. Nelson connaissait Clevergig par l'intermédiaire d'une autre agence et envisageait de changer depuis un certain temps. Ils ont seulement eu du mal à choisir le bon moment pour changer. Max explique le moment où ils ont pris cette décision : « En novembre, nous avons connu notre meilleur mois de tous les temps. Je planifiais moi-même tous les services, vérifiais toutes les inscriptions et vérifiais les factures entrantes. Toute l'administration reposait sur mes épaules. À la fin du mois, j'ai dit que je ne voulais plus jamais recommencer comme ça, en passant un mois entier à tout vérifier par moi-même. C'était trop de travail. J'ai passé toute la journée à vérifier. Et lorsque les factures sont arrivées, j'ai dû répondre à toutes les factures entrantes. À un moment donné, je crois que j'ai même fait un rêve. J'ai appelé Nelson le matin pour lui dire que j'avais pris rendez-vous avec Clevergig le soir. » Depuis décembre 2022, Karibu utilise activement Clevergig, y compris son programme de facturation.

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Expérience avec Clevergig

La transition s'est faite très rapidement, seule la facturation électronique a pris un peu plus de temps, soit deux jours. Karibu a commencé pendant les vacances, afin qu'ils puissent prendre leur temps pour changer de poste. « Cela ne pourrait pas être différent en un rien de temps », déclare Nelson. Selon les deux propriétaires, les tâches sont devenues plus faciles et d'autres personnes au sein de l'entreprise peuvent également s'occuper de la planification et de la facturation électronique. Cela leur apporte un soutien supplémentaire. Ils répondent également plus rapidement aux quarts de dernière minute. Au cours des trois mois d'utilisation de clevergig, ils ont déjà augmenté de 30 à 40 % encore une fois. À Karibu, la planification est souvent faite sur mesure, mais avec Clevergig, ils peuvent créer un rôle pour chacun. Ils envoient encore souvent des messages personnels aux gens, mais le reste est désormais automatisé et ils trouvent cela très pratique. Max admet : « Cela permet d'économiser beaucoup de temps et de maux de tête pour les deux parties. La personne qui travaille ne veut pas non plus envoyer d'e-mails en permanence à propos des heures qui correspondent ou ne correspondent pas. »

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Le programme de facturation de Clevergig

Comme Karibu utilise également notre programme de facturation, nous lui avons demandé comment cela se passait. Max travaille principalement avec un logiciel de facturation : « Notre comptable s'occupe de tout. Il ne me reste plus qu'à le créer et à l'envoyer, puis j'ai terminé. C'est simple. Chacun reçoit sa facture rapidement, ce qui fait toute la différence. Il présente de nombreux avantages. Surtout que les personnes qui travaillent avec nous reçoivent une facture rapidement le premier ou le deuxième jour du mois. Jusqu'à présent, nous n'avons reçu que des commentaires positifs. Les gens sont simplement contents que nous l'organisions pour eux. Lorsque nous facturions sans logiciel de facturation, cela tournait souvent mal. »