Tour de France: In Excel hebben we simpelweg het grote geheel uit het oog verloren.

De Tour de France is een van de bekendste en grootste jaarlijkse sportevenementen die in Europa worden georganiseerd. De tourritten vinden elke dag plaats in andere steden en dat vergt veel organisatie achter de schermen. Een groot team van vrijwilligers staat klaar om te helpen tijdens het evenement. In 2017 faciliteerde Beeple voor het eerst de planning van de vrijwilligers tijdens de eerste tourrit, het zogenaamde Grand Départ, in de Duitse stad Düsseldorf. Dit jaar doen we weer mee, voor het Grand Départ in Brussel. Een thuiswedstrijd voor Beeple!

Bij de organisatie van sportevenementen vrijwilligers staan vaak aan de basis van een soepel verloop van het evenement. Niet minder dan 3000 vrijwilligers werden ingezet voor het Grand Départ in Düsseldorf. Die mensen kregen allemaal verschillende functies toegewezen en moesten op verschillende plekken op verschillende tijdstippen werken. Nadine Schönwald, Head of Digital Solutions bij de Adecco Group, was verantwoordelijk voor het creëren van de planning en dus ook voor een soepel verloop van de start van de Tour de France.

EEN gereedschap om alles in goede banen te leiden was volgens Nadine absoluut noodzakelijk. „Het managen van een groep van deze omvang is geen gemakkelijke taak en omvat een geweldige verantwoordelijkheid. Ervoor zorgen dat een groep 3000 vrijwilligers weten wat, waar en wanneer ze iets moeten doen en wat ze nodig zullen hebben was handmatig onmogelijk”

‍

Altijd en overal realtime planningsinformatie?

‍

Planning in Excel

Eerst probeerde Nadine de volledige planning in Excel te maken, maar dat bleek al snel niet de beste oplossing. Gelukkig ontdekte ze snel de mogelijkheden van Beeple. „De overzicht we krijgen in Beeple is een groot voordeel, zeker als je in een paar dagen veel mensen moet inplannen voor verschillende projecten. In Excel hebben we simpelweg het grote geheel uit het oog verloren in de verschillende lijsten per functie en locatie. In dit tempo zou het te veel tijd kosten om bijvoorbeeld een eenvoudige locatie op te zoeken.” Dankzij Beeple kon Nadine niet alleen alle data centraliseren, maar ook communiceren automatisch met de vrijwilligers. „We hebben bij elke communicatie veel tijd bespaard. Het was automatisch gedaan via e-mail en sms. Beeple bracht al onze vrijwilligers automatisch op de hoogte van de laatste wijzigingen en informatie.”

Waarom zal het vervangen van Excel door Beeple u veel tijd en fouten besparen?

‍

„Het overzicht dat we in Beeple krijgen is een groot voordeel, zeker als je in een paar dagen veel mensen moet inplannen voor verschillende projecten.”

‍

Kledingmaten registreren

Tijdens de Tour de France krijgt elke vrijwilliger een specifiek T-shirt voor zijn functie. Daarom is het belangrijk om het T-shirt te kennen grootte van elke vrijwilliger. Met de eigenschappen van het profiel in Beeple kon Nadine deze informatie eenvoudig opvragen met een paar klikken. „Normaal gesproken zouden we elke vrijwilliger persoonlijk moeten contacteren om naar de maat van het T-shirt te vragen. Dat zou niet alleen veel tijd kosten, maar er zou ook een kans op fouten zijn. Met Beeple konden we snel zien hoeveel T-shirts we nodig hadden voor elke functie en locatie en in welke maten. Bovendien kunnen de profieleigenschappen ook worden gebruikt als filteren . Zo vond ik gemakkelijk geschikte kandidaten voor een specifieke functie.”

‍

Op maat gemaakt voor de klant

De Beeple-tool is volledig aanpasbaar, van de look en feel van het bedrijf tot op maat gemaakte functies, wat een echte meerwaarde is voor Nadine. „We hadden wat planning nodig. kenmerken voor het Tour de France-project. De ontwikkelaars van Beeple hebben ze voor ons in de tool kunnen implementeren. Wensen die niet standaard in de tool zijn opgenomen, kunnen dus aangevraagd. Om die reden is de tool extreem flexibel. Niet alleen voor sportevenementen, maar naar mijn mening voor elke organisatie die veel mensen moet inplannen.”

Naast een webapplicatie heeft Beeple ook een mobiel applicatie, die volledig kan zijn gepersonaliseerd ook. Via de app kunnen medewerkers op hun werkdag in- en uitchecken en benodigdheden in ontvangst nemen en inleveren. „Dankzij de mobiele app kunnen we bijhouden wie waar werkt. Op die manier kunnen we direct actie ondernemen wanneer een team onderbezet of incompleet is. Het is nu mogelijk om ons Tour de France-project op te volgen in realtime.”

Grand Départ van Brussel 2019



In 2019 vindt het Grand Départ plaats in onze eigen hoofdstad. Nathalie Apers, Digital Adecco Beeple Coordinator bij Adecco België, is verantwoordelijk voor de planning van de vrijwilligers en uitzendkrachten die de bezoekers zullen begeleiden. „Het Grand Départ zal duizenden bezoekers trekken. Om die hordes supporters te verwelkomen hebben we gastvrije, vrolijke en enthousiaste vrijwilligers nodig. Hun belangrijkste taak zal zijn om welkom en het publiek te helpen en hen te informeren over mobiliteit. Zij zullen de eerste contactpersoon van de toeschouwers zijn bij hun aankomst op de luchthaven, op de snelwegstations en op de parkeerterreinen.”

De medewerkers kunnen van tevoren beslissen voor welke functies en diensten ze zich willen inschrijven. Begin juni publiceerde Nathalie de vacatures in Beeple, waarna de vrijwilligers en uitzendkrachten onmiddellijk konden inschrijven zichzelf. „Op dit moment zijn er meer dan 1500 geregistreerde medewerkers. Met een laatste campagne, die momenteel op sociale media wordt gevoerd, zullen er meer dan 2000 inschrijvingen zijn. Tijdens het evenement zullen de beheerders controleren de medewerkers via de QR-code op de smartphone of het informatieblad.”

Probeert u uw flexwerkplanning te optimaliseren?