Tour de France : Dans Excel, nous avons tout simplement perdu de vue la situation dans son ensemble.

Le Tour de France est l'un des événements sportifs annuels les plus connus et les plus importants organisés en Europe. Les excursions ont lieu tous les jours dans d'autres villes, ce qui nécessite beaucoup d'organisation en coulisses. Une grande équipe de bénévoles est prête à apporter son aide pendant l'événement. En 2017, Beeple a facilité la planification des volontaires lors de la première visite guidée, appelée Grand Départ, pour la première fois dans la ville allemande de Düsseldorf. Cette année, nous sommes de retour dans le jeu, à l'occasion du Grand Départ à Bruxelles. Un match à domicile pour Beeple !

Lors de l'organisation de manifestations sportives, bénévoles sont souvent à la base du bon déroulement de l'événement. Pas moins de 3 000 volontaires ont été déployés pour le Grand Départ à Düsseldorf. Ces personnes étaient toutes assignées à des fonctions différentes et devaient travailler à des endroits différents à des moments différents. Nadine Schönwald, responsable des solutions numériques du groupe Adecco, était responsable de la création du planification et donc aussi pour le bon déroulement du départ du Tour de France.

UNE outil tout orienter dans la bonne direction était absolument nécessaire selon Nadine. « La gestion d'un groupe de cette taille n'est pas une tâche facile et comprend une excellente responsabilité. S'assurer qu'un groupe de 3000 les volontaires savent quoi, où et quand ils doivent faire quelque chose, et ce dont ils auront besoin était impossible manuellement »

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Des informations de planification en temps réel à tout moment et en tout lieu ?

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Planification dans Excel

Nadine a d'abord essayé de créer la planification complète dans Excel, mais cela s'est vite avéré ne pas être la meilleure solution. Heureusement, elle a rapidement découvert les possibilités de Beeple. « Les vue d'ensemble L'accès à Beeple est un avantage considérable, surtout lorsque vous devez programmer beaucoup de monde pour différents projets en quelques jours. Dans Excel, nous avons simplement perdu de vue la vue d'ensemble dans les différentes listes par fonction et par emplacement. À ce rythme, il faudrait trop de temps, par exemple, pour rechercher un lieu simple. » Grâce à Beeple, Nadine a pu non seulement centraliser toutes les données, mais aussi communiquer automatiquement avec les volontaires. « Nous avons gagné beaucoup de temps à chaque communication. C'était automatiquement effectué par e-mail et SMS. Beeple a informé automatiquement tous nos bénévoles des derniers changements et informations. »

Pourquoi remplacer Excel par Beeple vous fera économiser beaucoup de temps et d'erreurs ?

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« La vue d'ensemble que nous obtenons dans Beeple est un avantage considérable, surtout lorsque vous devez programmer un grand nombre de personnes pour différents projets en quelques jours. »

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Enregistrer les tailles de vêtements

Pendant le Tour de France, chaque volontaire reçoit un t-shirt spécifique pour sa fonction. C'est pourquoi il est important de connaître le t-shirt taille de chaque volontaire. Avec le propriétés du profil Dans Beeple, Nadine pourrait facilement demander ces informations en quelques clics. « Normalement, nous devrions contacter personnellement chaque volontaire pour lui demander la taille de son t-shirt. Cela prendrait non seulement beaucoup de temps, mais il y aurait également un risque d'erreur. Beeple nous a permis de déterminer rapidement le nombre de t-shirts dont nous avions besoin pour chaque fonction et chaque lieu, et dans quelles tailles. En outre, les propriétés du profil peuvent également être utilisées comme filtre . Ainsi, j'ai facilement trouvé des candidats adaptés à une fonction spécifique. »

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Personnalisé pour le client

L'outil Beeple est totalement adaptable, de l'apparence de l'entreprise aux fonctionnalités sur mesure, ce qui représente une véritable valeur ajoutée pour Nadine. « Nous avions besoin d'un peu de planification. fonctionnalités pour le projet Tour de France. Les développeurs de Beeple ont pu les implémenter dans l'outil pour nous. Les souhaits qui ne sont pas inclus en standard dans l'outil peuvent donc être demandé. Pour cette raison, l'outil est extrêmement souple. Non seulement pour les événements sportifs, mais, à mon avis, pour tout type d'organisation qui doit accueillir beaucoup de monde. »

Outre une application Web, Beeple dispose également d'un mobile application, qui peut être complète personnalisé également. Grâce à l'application, les collaborateurs peuvent s'enregistrer et partir le jour de leur travail et recevoir et remettre les produits de première nécessité. « Grâce à l'application mobile, nous pouvons savoir qui travaille et où. De cette façon, nous pouvons agir instantanément lorsqu'une équipe est en sous-effectif ou incomplète. Il est désormais possible de suivre notre projet de Tour de France en en temps réel. »

Grand Départ de Bruxelles 2019



En 2019, le Grand Départ aura lieu dans notre propre capitale. Nathalie Apers, coordinateur Digital Adecco Beeple chez Adecco België, est responsable de planification des bénévoles et des intérimaires qui guideront les visiteurs. « Le Grand Départ attirera des milliers de visiteurs. Pour accueillir ces hordes de supporters, nous avons besoin de bénévoles accueillants, joyeux et enthousiastes. Leur tâche la plus importante sera de bienvenue et aider la foule et l'informer sur la mobilité. Ils seront la première personne de contact des spectateurs à leur arrivée à l'aéroport, dans les gares autoroutières et sur les parkings. »

Les collaborateurs peuvent décider à l'avance pour quelles fonctions et quelles équipes ils souhaitent s'inscrire. Début juin, Nathalie a publié les offres d'emploi dans Beeple, après quoi les bénévoles et les intérimaires ont pu immédiatement s'inscrire eux-mêmes. « À l'heure actuelle, plus de 1 500 collaborateurs sont inscrits. Avec une dernière campagne, actuellement menée sur les réseaux sociaux, il y aura plus de 2 000 inscriptions. Pendant l'événement, les administrateurs cheque les collaborateurs au moyen du Code QR sur le smartphone ou sur une fiche d'information. »

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