Tour de Francia: En Excel, simplemente perdimos de vista el panorama general.

El Tour de Francia es uno de los eventos deportivos anuales más conocidos y más importantes que se organizan en Europa. Los recorridos turísticos tienen lugar en otras ciudades todos los días y eso requiere mucha organización entre bastidores. Un gran equipo de voluntarios está listo para ayudar durante el evento. En 2017, Beeple facilitó a los voluntarios la planificación de la primera excursión, la llamada Grand Départ, por primera vez en la ciudad alemana de Düsseldorf. Este año, volvemos a jugar, con motivo del Grand Départ de Bruselas. ¡Un partido en casa para Beeple!

En la organización de eventos deportivos, voluntarios suelen ser la base de un desarrollo fluido del evento. Se desplegaron no menos de 3000 voluntarios para el Grand Départ de Düsseldorf. A todas esas personas se les asignaron diferentes funciones y tuvieron que trabajar en diferentes lugares y en diferentes momentos. Nadine Schönwald, director de soluciones digitales del Grupo Adecco, fue el responsable de crear el planeando y, por lo tanto, también para una buena marcha del inicio del Tour de Francia.

UN herramienta dirigir todo en la dirección correcta era definitivamente necesario, según Nadine. «La gestión de un grupo de este tamaño no es una tarea fácil e incluye una gran responsabilidad. Asegurándose de que un grupo de 3000 los voluntarios saben qué, dónde y cuándo tienen que hacer algo y lo que van a necesitar era imposible manualmente»

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¿Información de planificación en tiempo real en cualquier momento y lugar?

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Planificación en Excel

En primer lugar, Nadine intentó crear la planificación completa en Excel, pero pronto resultó que no era la mejor solución. Por suerte, descubrió rápidamente las posibilidades de Beeple. «El resumen entrar en Beeple es una gran ventaja, especialmente cuando tienes que programar a mucha gente para diferentes proyectos en unos pocos días. En Excel, simplemente perdimos de vista el panorama general de las diferentes listas por función y ubicación. A este ritmo, llevaría demasiado tiempo, por ejemplo, buscar una ubicación sencilla». Gracias a Beeple, Nadine no solo pudo centralizar todos los datos, sino también comunicar automáticamente con los voluntarios. «Hemos ahorrado mucho tiempo en cada comunicación. Lo era automáticamente hecho a través de correo electrónico y mensajes de texto. Beeple notificó automáticamente a todos nuestros voluntarios sobre los últimos cambios e información».

¿Por qué reemplazar Excel por Beeple te ahorrará mucho tiempo y errores?

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«La visión general que obtenemos en Beeple es una gran ventaja, especialmente cuando tienes que programar a mucha gente para diferentes proyectos en unos pocos días».

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Registrar tallas de ropa

Durante el Tour de Francia, cada voluntario recibe una camiseta específica para su función. Por eso es importante conocer la camiseta tamaño de cada voluntario. Con el propiedades de perfil en Beeple, Nadine podría solicitar fácilmente esta información con unos pocos clics. «Normalmente, tendríamos que ponernos en contacto con cada voluntario personalmente para pedirles la talla de su camiseta. Eso no solo llevaría mucho tiempo, sino que también habría posibilidades de cometer errores. Beeple nos permitió ver rápidamente cuántas camisetas necesitábamos para cada función y ubicación y en qué tallas. Además, las propiedades del perfil también se pueden usar como filtrar . De esa manera, encontré fácilmente candidatos adecuados para un puesto específico».

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Personalizado para el cliente

La herramienta Beeple es totalmente adaptable, desde la apariencia de la empresa hasta funciones personalizadas, lo que supone un verdadero valor añadido para Nadine. «Necesitábamos un poco de planificación características para el proyecto Tour de Francia. Los desarrolladores de Beeple pudieron implementarlos en la herramienta por nosotros. Por lo tanto, los deseos que no están incluidos de forma estándar en la herramienta pueden incluirse solicitada. Por esa razón, la herramienta es extremadamente flexible. No solo para eventos deportivos, sino, en mi opinión, para todo tipo de organización que tenga que programar a mucha gente».

Además de una aplicación web, Beeple también tiene una móvil aplicación, que puede ser completamente personalizado también. A través de la aplicación, los colaboradores pueden registrarse y salir durante su jornada laboral y recibir y entregar lo que necesitan. «Gracias a la aplicación móvil, podemos hacer un seguimiento de quién trabaja en cada lugar. De este modo, podemos tomar medidas al instante cuando un equipo no cuenta con suficiente personal o está incompleto. Ahora es posible hacer un seguimiento de nuestro proyecto del Tour de Francia en tiempo real».

Grand Départ de Bruselas 2019



En 2019, la Grand Départ tendrá lugar en nuestra propia capital. Nathalie Apers, coordinador digital de Adecco Beeple en Adecco België, es responsable de planeando de los voluntarios y empleados temporales que guiarán a los visitantes. «El Grand Départ atraerá a miles de visitantes. Para dar la bienvenida a esas hordas de seguidores, necesitamos voluntarios hospitalarios, alegres y entusiastas. Su tarea más importante será bienvenido y ayudar a la multitud e informarles sobre la movilidad. Serán la primera persona de contacto con los espectadores a su llegada al aeropuerto, a las estaciones de las autopistas y a los aparcamientos».

Los colaboradores pueden decidir de antemano para qué funciones y turnos quieren inscribirse. A principios de junio, Nathalie publicó los trabajos en Beeple, tras lo cual los voluntarios y los trabajadores temporales pudieron hacerlo inmediatamente inscribirse ellos mismos. «Por el momento, hay más de 1500 colaboradores inscritos. Con una última campaña, que actualmente se lleva a cabo en las redes sociales, habrá más de 2000 inscripciones. Durante el evento, los administradores harán lo siguiente comprobar los colaboradores en mediante el código QR en el smartphone o en la hoja de información».

¿Está intentando optimizar su planificación de trabajo flexible?