Adecco France: Alles gebeurt via de tool, wat de bediening veel eenvoudiger maakt.

Het agentschap Adecco in Amiens zorgt voor de aanwerving van flexpersoneel voor de Zénith d'Amiens. De Zénith is een grote culturele theaterzaal in Noord-Frankrijk die plaats biedt aan 6000 toeschouwers tijdens shows. Om verschillende functies, zoals ticketinspecteurs en VIP-hosts, te beheren en in te plannen, gebruikt Adecco France Beeple om de communicatie te automatiseren en tijd te besparen bij het maken van werkschema's.

Soepele overgang

Ingrid Guichard is filiaalmanager bij het agentschap Adecco in Amiens en verantwoordelijk voor de rekrutering voor de Zénith arena. Om alle verschillende flexmedewerkers te werven, stuurde de Zénith arena hun aanvragen via e-mail aan het agentschap, zodat het bureau kon beginnen met het werven van tijdelijke werknemers en hen aan die ploegen kon toewijzen. Om dit te doen, moesten ze telefoontje de tijdelijke werknemers om hun beschikbaarheid te kennen. Nadat de diensten waren bevestigd, zorgde een oproepsysteem voor het verzenden van bevestigings- en herinneringsberichten. „Er was geen automatische communicatie op basis van vooraf gedefinieerde en geprogrammeerde inhoud, zoals de automatische e-mails of sms-berichten die Beeple aanbiedt”, aldus Ingrid Guichard.

Ingrid leerde Beeple kennen, omdat het product al geïmplementeerd was in een evenementenbureau van Adecco in Lille. „Na feedback van Lille te hebben gehoord, dacht ik dat Beeple nuttig zou kunnen zijn voor ons bureau en ik heb het initiatief genomen om het gebruik van Beeple aan te vragen.” De overgang van het oude planningssysteem naar Beeple verliep heel soepel. volgens Ingrid.

„De overgang van ons oude systeem naar Beeple vergde slechts enkele aanpassingen van de instellingen. Vooral de inhoud van de communicatie (automatische bevestigingsberichten van inschrijving in een shift), maar het bleef een kwestie van instellingen.” - Ingrid Guichard

Automatische bevestiging en herinneringen

De Zénith d'Amiens werkt per seizoen. Aan het begin van het seizoen, rond september, een pool van kandidaten (tijdelijke werknemers) is gevalideerd. Die kandidaten worden toegevoegd aan Beeple. Vanaf dat moment kunnen die kandidaten noteer hun beschikbaarheid door in te loggen op de site, waarop ze toegang hebben tot de data van de verschillende optredens in de kalender. Die planning wordt gemaakt door de medewerkers van The Zénith, in plaats van de bestelling per e-mail naar het Adecco-filiaal te sturen. Ze plannen de personeelsbehoeften van de verschillende shows door verschillende functies en het aantal mensen dat nodig is voor elke shift aan te geven. Nadien zal het Adecco-filiaal de beschikbare tijdelijke medewerkers voor elke shift plannen.

„Vooraf weten wat de beschikbaarheid van kandidaten is, bespaart veel tijd. Zodra de kandidaten hun beschikbaarheid voor werk hebben ingevuld, ontvangen ze de juiste werkvoorstellen per e-mail of sms die ze kunnen accepteren of afwijzen. Bij acceptatie ontvangen ze een automatische bevestiging via e-mail en sms, waarin ook de dresscode voor het evenement wordt vermeld. De dag voor het evenement krijgen ze een herinnering met alle nodige informatie voor hun werk.”

5-sterrenmedewerkers

Beeple biedt volgens Ingrid twee grote voordelen aan het agentschap Adecco in Amiens. „Het eerste voordeel is de traceerbaarheid : Met Beeple kunnen we eenvoudig de berichten terughalen die naar de tijdelijke werknemers zijn gestuurd, zoals werkvoorstellen en bevestigingen. Het bestaan van deze berichten is dus een extra bewijs van betrokkenheid.” In diezelfde context gebruikt Ingrid Beeple ook om uitzendkrachten te evalueren. „We hebben een groep zogenaamde „" oude uitzendkrachten "”, die al meerdere jaren bij de Zénith werken.” Met de functionaliteit om kandidaten te evalueren door een aantal sterren toe te voegen naar het profiel van de flexmedewerker kan ik die medewerkers eenvoudig identificeren in de database. Ik weet dat ik in de eerste plaats contact kan opnemen met deze mensen.”

Het tweede grote voordeel van Beeple is de automatische communicatie naar de tijdelijke werknemers . „De tijd die je aan de telefoon doorbrengt, kan nu voor andere taken worden gebruikt. Dit is een aanzienlijke tijdwinst betreffende beheer en oproepverkeer.” De huidige generatie uitzendkrachten is volgens Ingrid een generatie die altijd prioriteit geeft aan nieuwe technologieën. Ze ontvangen liever een e-mail en een sms dan dat ze de telefoon moeten beantwoorden, en soms bellen ze het bureau terug om dit te bevestigen. „We hebben heel goede feedback gekregen van de gebruikers en tijdelijke medewerkers, die het erg handig vinden. Alles gebeurt via de tool, wat de bediening veel eenvoudiger maakt.”

Hoe houd je de planner, supervisor en flexwerker op de hoogte?

‍