2theloo groeit (digitaal): 10 landen, 220 locaties, 1 planningstool

Je bent op stedentrip en je moet dringend plassen. Ken je dat gevoel? Dankzij 2theloo is de zoektocht naar een openbaar toilet niet langer een gruwel. In tien Europese landen kun je gebruik maken van hun schone en luxe toiletten. In benzinestations en busstations, in Covent Garden in Londen of in de buurt van de Notre Dame in Parijs. Onder het motto 'Where need-to-go becomes want-to-go' werkt 2theloo hard om hun ambitieuze groeiplannen te realiseren en dat betekent ook: efficiënte, foutloze personeelsplanning met één tool. (Spoiler alert: het is Beeple.)

Wil je het plannen van flexwerk zo eenvoudig mogelijk zien?

Verleden: personeelsplanning blijft achter

In tien jaar tijd heeft 2theloo een indrukwekkende run gemaakt. Maar het bedrijf stond nog steeds voor ernstige uitdagingen bij de personeelsplanning. De planning werd gedaan via het intranet en de gegevens van medewerkers werden opgeslagen in Excel. En dit gebeurde op verschillende manieren op verschillende fysieke locaties. Wijzigingen op het laatste moment waren moeilijk. Ze moesten regelmatig raden bij daadwerkelijke optredens. Eén salarisronde duurde op een gegeven moment een hele week en was nog steeds niet foutloos. Er was een radicale oplossing nodig.

Aanwezig: realtime planning om te hulp te schieten

Een jaar later werken 56 dochterondernemingen in heel Europa met de Nederlandse, Franse, Engelse, Duitse en Spaanse versies van Beeple. Livnat en Laura, twee medewerkers van 2theloo, werden opgeleid tot Beeple Power Users (PU). Ze organiseerden trainingssessies voor de regionale winkelmanagers.

„De introductie verliep makkelijker dan verwacht”, zegt Livnat, HR & Office Assistant bij 2theloo. „Het heeft natuurlijk wat tijd gekost omdat er veel verschillende functies zijn in Beeple, maar de winkelmanagers waren snel aan boord. Dat heeft me aangenaam verrast.” „Verandering is chaos. Er is altijd een soort weerstand. Toen de winkelmanagers zagen wat Beeple kan doen, waren ze overtuigd”, vult Willemijne, HR-manager bij 2theloo, aan.

De winkelmanagers van 2theloo gebruiken Beeple voor de planning en tijdregistratie van werknemers met flexibele werktijden, inclusief tijdelijk personeel. „De winkelmanagers hebben nu een beter overzicht en meer controle. Met behulp van de app kunnen ze zien wie waar en wanneer gaat werken, en eventuele wijzigingen in ploegendiensten of beschikbaarheid kunnen snel worden weergegeven in de planning”, zegt Livnat. Medewerkers zijn ook tevreden: informatie stroomt beter en inchecken verloopt eenvoudig digitaal.

Livnat zelf ervaart ook de meerwaarde van de implementatie van Beeple: „Planning, verlof, salaris en HR zijn allemaal gecentraliseerd in één systeem. Daarnaast is onze urenregistratie heel duidelijk geworden. We weten wat er wanneer en door wie is gebeurd dankzij de mogelijkheid om de geschiedenis te bekijken en rapporten uit het systeem te halen.”

Toekomst: Laten we digitaal groeien

2theloo heeft de ambitie om in 2024 naar 500 vestigingen te groeien. In Europa en daarbuiten. „We hopen dat we deze groei samen met Beeple kunnen realiseren”, zegt Willemijne.

Het gebruik van Beeple wordt uitgebreid: meer vestigingen zullen Beeple implementeren en er zullen koppelingen zijn met andere digitale tools. „Een integratie met BI-tools staat op de agenda. Ook op het gebied van payroll zijn er veel mogelijkheden. We werken momenteel samen met verschillende payrollpartners in de verschillende landen. Het zou ideaal zijn als we via een integratie met Beeple met één payrollpartner zouden kunnen samenwerken, zodat dit proces in grote lijnen geautomatiseerd zou kunnen worden”, zegt Willemijne.

Probeert u uw flexwerkplanning te optimaliseren?

‍