2theloo grandit (numériquement) : 10 pays, 220 sites, 1 outil de planification

Vous êtes en voyage urbain et vous avez un besoin urgent de faire pipi. Tu connais ce sentiment ? Grâce à 2theloo, la recherche de toilettes publiques n'est plus une horreur. Dans dix pays européens, vous pouvez utiliser leurs toilettes propres et luxueuses. Dans les stations-service et les gares routières, à Covent Garden à Londres ou près de Notre-Dame à Paris. Sous la devise « Where need-to-go becomes want-to-go », 2theloo travaille d'arrache-pied pour réaliser ses ambitieux plans de croissance, ce qui signifie également : une planification du personnel efficace et sans erreur avec un seul outil. (Alerte spoiler : c'est Beeple.)

Vous voulez que la planification flexible du travail soit aussi simple que possible ?

Passé : la planification du personnel est à la traîne

En dix ans, 2theloo a réalisé un parcours impressionnant. Mais elle était toujours confrontée à de sérieux défis en matière de planification de son personnel. La planification a été effectuée via l'intranet et les données des employés ont été stockées dans Excel. Et cela s'est fait de différentes manières à différents endroits physiques. Les changements de dernière minute ont été difficiles. Ils devaient régulièrement deviner les performances réelles. À un moment donné, un cycle de paie a duré une semaine complète et n'était toujours pas exempt d'erreurs. Une solution radicale s'imposait.

Présent : planification en temps réel à la rescousse

Un an plus tard, 56 filiales en Europe travaillent avec les versions néerlandaise, française, anglaise, allemande et espagnole de Beeple. Livnat et Laura, deux employées de 2theloo, ont été formées en tant que Beeple Power Users (PU). Ils ont organisé des sessions de formation pour les directeurs de magasins régionaux.

« L'introduction s'est déroulée plus facilement que prévu », explique Livnat, assistante des ressources humaines et de bureau chez 2theloo. « Bien sûr, cela a pris du temps car Beeple propose de nombreuses fonctions différentes, mais les gérants du magasin ont rapidement accepté. Cela m'a agréablement surpris. » « Le changement, c'est le chaos. Il y a toujours une sorte de résistance. Lorsque les directeurs de magasin ont vu ce que Beeple était capable de faire, ils ont été convaincus », ajoute Willemijne, responsable des ressources humaines chez 2theloo.

Les responsables de la boutique 2theloo utilisent Beeple pour la planification et l'enregistrement du temps des employés ayant des horaires de travail flexibles, y compris du personnel temporaire. « Les gérants du magasin ont désormais une meilleure vue d'ensemble et un meilleur contrôle. Grâce à l'application, ils peuvent vérifier qui travaillera, où et quand, et tout changement d'horaire ou de disponibilité peut être rapidement reflété dans la planification », explique Livnat. Les employés sont également satisfaits : les informations circulent mieux et l'enregistrement se fait facilement par voie numérique.

Livnat elle-même ressent également la valeur ajoutée de la mise en œuvre de Beeple : « La planification, les congés, les salaires et les ressources humaines sont tous centralisés dans un seul système. De plus, notre enregistrement du temps est devenu très clair. Nous savons ce qui s'est passé, quand et par qui, grâce à la possibilité de consulter l'historique et d'extraire des rapports du système. »

Futur : développons-nous numériquement

2theloo a pour ambition de passer à 500 agences d'ici 2024. En Europe et au-delà. « Nous espérons pouvoir réaliser cette croissance avec Beeple », déclare Willemijne.

L'utilisation de Beeple sera étendue : d'autres agences mettront en œuvre Beeple et il y aura des liens avec d'autres outils numériques. « Une intégration avec les outils BI est à l'ordre du jour. Il existe également de nombreuses opportunités dans le domaine de la paie. Nous travaillons actuellement avec différents partenaires de paie dans les différents pays. L'idéal serait de travailler avec un seul partenaire de paie grâce à une intégration avec Beeple afin que ce processus puisse être largement automatisé », explique Willemijne.

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