Les quatre niveaux de planification des effectifs : quel est le meilleur pour votre organisation ?

La planification du personnel est à la mode. Compte tenu du nombre croissant d'employés flexibles et de personnes qui gagnent en parallèle, les entreprises qui travaillent avec des horaires variables ont besoin de toute urgence d'un moyen simple de créer des horaires pour le personnel. Mais toutes les entreprises ne sont pas identiques. En fonction de votre type de personnel (étudiants, indépendants, personnes supplémentaires, etc.), du secteur dans lequel vous opérez et du fait que vous travailliez pour des clients externes, vous avez besoin d'une méthode différente de planification du personnel.

Allons-y : il existe trois, et par extension quatre, niveaux différents de planification du personnel. Tout d'abord, il y a le niveau opérationnel où vous vous concentrez sur le court terme, le niveau tactique où vous vous intéressez au moyen terme et le niveau stratégique où la vision à long terme est centrale. Le quatrième niveau, et le plus récent, est la méthode intégrée et axée sur les données. Ainsi, la planification du personnel et la continuité des activités quotidiennes ne dépendent plus des individus.

1) Niveau opérationnel

Si vous établissez une planification du personnel au niveau opérationnel, vous voyez quels employés sont nécessaires pour effectuer toutes les tâches quotidiennes. Si vous confiez des tâches à des clients, par exemple à des agences de recrutement, vous établissez une correspondance entre la demande de votre client et le personnel disponible dans votre organisation. Vous créez des calendriers de tâches et des calendriers opérationnels, une tâche qui peut être effectuée par chaque responsable et pour laquelle il n'a pas besoin d'être un spécialiste de la planification ou de la gestion des effectifs.

Les organisations qui planifient au niveau opérationnel utilisent souvent Excel. Ce n'est pas la meilleure solution !

Vous voulez savoir pourquoi ?

2) Niveau tactique

Lorsque vous planifiez les effectifs au niveau tactique, vous pensez au-delà des tâches et des projets à court terme de votre entreprise. Vous établissez un plan annuel en tenant compte d'un moyen terme d'environ un an. Les périodes exceptionnelles sont définies dans ce plan. Les mois au cours desquels les annulations de travail pour cause de maladie sont plus nombreuses, par exemple. Ou des périodes de vacances, lorsqu'une grande partie du personnel n'est pas disponible. Vous évaluez le déploiement du personnel, ce qui améliore considérablement la qualité de votre planification.

3) Niveau stratégique

Si vous planifiez vos effectifs à un niveau stratégique, vous pensez au long terme de votre entreprise, trois à cinq ans à l'avance. Vous élaborez une mission, une vision et une stratégie dans lesquelles vous incluez également des points d'attention tels que l'absentéisme et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cette planification stratégique du personnel doit être conforme aux plans futurs de l'entreprise. Différents niveaux de l'entreprise sont concernés : le conseil d'administration, les ressources humaines et l'équipe de direction. La grande question est la suivante : de quel personnel avons-nous besoin pour réaliser la mission de l'entreprise ?

4) Niveau intégré et piloté par les données

Certaines sources récentes parlent maintenant d'un quatrième niveau où la planification du personnel n'est plus rattachée à une ou plusieurs personnes de l'organisation. Il s'agit d'un système basé et contrôlé par l'intelligence artificielle. Cependant, cela nécessite des planificateurs spécialisés dans votre organisation qui ont de l'expérience en matière d'analyse de données. L'idée sous-jacente est de prévoir certains aspects de la planification du personnel à l'aide de données et d'analyses du passé. La période des soldes est un bon exemple dans le commerce de détail : imaginez que le système de caisse et la vidéosurveillance intelligente de vos magasins puissent être liés à votre outil de planification du personnel. On peut alors prévoir que le premier jour des soldes de janvier, entre 11 h et 16 h, il y aura trois fois plus de monde que d'habitude. L'outil de planification peut indiquer qu'il faudra trois fois plus de personnel à ce moment-là.

Bien entendu, le quatrième et le plus récent niveau est le souhait ultime de tout planificateur d'une entreprise. Mais le choix d'un certain niveau et des types de planification et de progiciels correspondants dépendent des souhaits et des activités de l'entreprise. Par exemple, une entreprise dont l'organisation du travail est simple et statique et qui est particulièrement active pendant la journée a moins de chances de bénéficier d'un logiciel prédictif. Contrairement aux entreprises du secteur de la santé, de la vente au détail ou de l'événementiel où plusieurs fournisseurs et employés travaillent souvent ensemble ou sont répartis sur différents sites.

‍

Vous rêvez de collecter et d'interpréter en permanence des données sur le travail flexible ?

‍