Versnel je planningsproces met deze tips

Elk bedrijf wordt maandelijk/jaarlijks geconfronteerd met het opstellen van een planning voor haar medewerkers, maar dat is vaak erg tijdrovend. Het hoeft echter niet noodzakelijk zo te zijn. Deze tips zullen je zeker helpen om veel tijd te besparen!

Maak enkele Shift-sjablonen

In de meeste gevallen is het niet nodig om elke maand een geheel nieuw schema op te stellen. Investeer liever wat tijd in het samenstellen van een paar ploegen sjablonen voor ploegendiensten die regelmatig voorkomen. Veel evenementen zijn voorspelbaar tot op zekere hoogte, dus maak daar gebruik van. De gemaakte sjablonen kunnen eenvoudig gekopieerd aan het einde van de maand/het jaar. Je kunt altijd extra ploegen toevoegen als dat nodig is.

Maak en verzend de planning ruim van tevoren

Dit lijkt voor de hand liggend, maar is bij veel bedrijven nog steeds niet evident. Het is raadzaam om de planning af te maken en deze in ieder geval naar uw personeel te sturen 14 dagen voor het einde van de huidige planning. Op die manier hebben uw medewerkers voldoende tijd om eventuele overlappingen met privéafspraken te communiceren en heeft de planner voldoende tijd om een oplossing te vinden. De snelste manier om je planning te verdelen is via een op de cloud gebaseerd tool, omdat het overal toegankelijk is voor iedereen en het op elk moment kan worden aangepast.

Stel uw personeel in staat om zelf vervangers te vinden

Onbedoeld kom je spoedgevallen , no-shows, ziekte en ga zo maar door. In deze gevallen kunt u veel tijd besparen door uw medewerkers in staat te stellen een vervanger te vinden en aan te geven. zichzelf . Wat je een uur bellen en sms'en zou hebben gekost, is nu vaak in een paar minuten geregeld. Het is echter belangrijk dat de planner een laatste controle uitvoert op deze vervangingen en dat moet goedkeuren hen.

De beschikbaarheid van je medewerkers opvragen

Het komt wel eens voor dat je medewerkers niet meteen een vervanger vinden voor hun shift. In dat geval moet de planner zelf op zoek gaan naar een vervanger. Een overzicht van de beschikbaarheid per medewerker kan dan erg handig zijn. Dit kun je eenvoudig terugvinden in een maandkalender waarin je per dag moet aangeven of je beschikbaar bent of niet. Beeple zelfs automatisch houdt rekening met de ingevoerde beschikbaarheden tijdens de personeelsplanning.

Of kies voor zelf plannen

Je kunt je medewerkers ook wat meer geven verantwoordelijkheid en laat ze hun eigen werkschema bepalen. Je publiceert de diensten waarvoor je iemand nodig hebt en je stelt de medewerkers in staat om van toepassing zijn of schrijf je in voor de ploegen die ze verkiezen. Natuurlijk heeft de planner nog steeds de controle over de definitief schema. Ben je tevreden over de planning? Vervolgens kun je de publicatie van de diensten ongedaan maken en meedelen dat de nieuwe planning beschikbaar is.

Stel profielvereisten in

Voor sommige functies is het noodzakelijk om in het bezit te zijn van een specifiek diploma of certificaat. Neem bijvoorbeeld artsen of verpleegkundigen in de gezondheidssector of geluidstechnici in de culturele sector. Als je die bijhoudt diploma's per medewerker bespaart u ook veel planningstijd. In Beeple kun je zelfs verbinden de functies volgens specifieke profielvereisten. Alleen de medewerkers die ontmoeten die vereisten komen in aanmerking voor de betreffende functie.

Verdeel je planning in (sub) projecten en teams

Het is aan te raden om te werken met een vaste structuur in je planning. In Beeple kan de planning worden onderverdeeld in projecten, subprojecten en teams. Projecten zijn bijvoorbeeld maandroosters of planningen per afdeling. Subprojecten zijn bijvoorbeeld planningen per locatie. Teams zijn groepen medewerkers die tegelijkertijd op dezelfde plek binnen dezelfde functie werken. Om terug te komen op de eerste alinea: Met Beeple kun je eenvoudig kopiëren projecten en teams. Op die manier worden verschillende herbruikbare sjablonen geboren.

‍

Altijd en overal de juiste informatie?

‍