Wat is VUCA? Een veranderlijk bedrijfsklimaat vereist flexibiliteit en digitalisering (en dito planning)

VUCA = vluchtig, onzeker, complex en dubbelzinnig. Een term die de 'oncontroleerbare' wereld beschrijft waarin we leven. Morgen zelfs meer dan vandaag. Uw bedrijfsomgeving is ongetwijfeld in meer of mindere mate VUCA. Vier factoren die vragen om een andere aanpak, ook als het om planning gaat.

‍

Hoe verschillen deze componenten van elkaar? Welke reactie hebben ze nodig en hoe pak je dit in de praktijk aan?

Volatiliteit

Hoe onstabieler de omgeving, hoe vaker deze verandert. In een zakelijke omgeving gaat dit vaak gepaard met schommelingen in de vraag, turbulentie en een korte time-to-market. Onverwachte, onstabiele uitdagingen dus. Bovendien is hun duur meestal onbekend. Toch zijn er gegevens en kennis beschikbaar over dit soort dynamieken. Dit maakt ze tot op zekere hoogte begrijpelijk.

Schommelingen in de vraag en een korte time-to-market leiden tot onregelmatigheden in de behoefte aan werknemers en dus in de planning. Als de vraag groot is, hebben bedrijven uiteindelijk meer werknemers nodig om hieraan te voldoen. Een oplossing voor deze volatiliteit die van invloed is op de planning is flexwerk. Flexwerkers zoals tijdelijk personeel, studenten, uitzendkrachten en vrijwilligers kunnen naast het vaste personeel snel en flexibel worden ingezet. Zo ga je om met de extra werkdruk zonder dat je vaste personeel onmenselijke uren hoeft te maken.

Onzekerheid

Extreem onzekere omgevingen laten geen voorspellingen toe. Ervaringen uit het verleden kunnen niet worden gebruikt om te voorspellen wat de toekomst zal brengen. Gelukkig zijn volledig onzekere omgevingen zeldzaam. Meestal is er een zekere mate van zekerheid en dus van voorspelbaarheid.

Geen voorspellingen zonder informatie! Verzamel, analyseer en interpreteer daarom de nodige gegevens. Dankzij cloudsoftware kun je de bestaande voorspelbaarheid ten volle benutten. Een cloudplanningssoftware centraliseert de planning en bouwt tegelijkertijd een geschiedenis op. Wanneer zich zeldzame gebeurtenissen voordoen, kun je terugkijken in de geschiedenis om te zien welke invloed een soortgelijke gebeurtenis had op de planning daarvoor. Op basis van deze inzichten kun je anticiperen. Blijf altijd voorop!

Complexiteit

Een complexe situatie heeft veel verschillende, onderling samenhangende componenten en variabelen. Er is informatie beschikbaar en er kunnen voorspellingen worden gedaan. Maar de omvang en aard van die informatie is overweldigend. Het is krakend!

Een voorbeeld van complexiteit is een organisatie die bestaat uit verschillende entiteiten en productie-eenheden. Deze werken op verschillende manieren, bijvoorbeeld met verschillende organisatiestructuren en werksystemen. De productie-eenheden werken continu, het hoofdkantoor heeft een dagsysteem. Hoewel ze verschillende manieren van werken hebben, zijn ze onderling verbonden en van elkaar afhankelijk.

Door de planning zoveel mogelijk te digitaliseren, kunnen de benodigde HR-gegevens worden verzameld en opgeslagen. Het is dan cruciaal om de relaties tussen verschillende variabelen te begrijpen. Om te voorkomen dat u verdwaalt in de complexiteit van dit alles, kunnen dashboards een redder in nood zijn. Een dashboard kan je bijvoorbeeld laten zien hoeveel uren flexpersoneel per entiteit of productie-eenheid heeft gewerkt en hoeveel tijd het kost om de ploegen op verschillende locaties in te vullen.

Dubbelzinnigheid

Dubbelzinnigheid verwijst naar het gebrek aan duidelijkheid om een situatie te interpreteren. Als gevolg hiervan zijn de relaties - al dan niet causaal - totaal onduidelijk. Er zijn geen precedenten. Je hebt dus te maken met een onbekende onbekende.

Als u over de nodige hulpmiddelen beschikt, kunt u snel schakelen wanneer dergelijke situaties zich voordoen. Communicatie is cruciaal in onduidelijke omstandigheden. Als het op planning aankomt, zorg je best voor een directe lijn tussen leidinggevende, planner en medewerker. Op die manier kan de communicatie snel en duidelijk verlopen en kan informatie in realtime stromen.

‍