Variabel werkschema en stress: hoe kan jouw organisatie dit beperken?

Het is niet langer een verrassing dat werknemers met een flexibel werkschema meer gestrest zijn dan collega's met een stabiel werkschema. In veel sectoren in België zijn onregelmatige werkroosters de standaard en krijgen werknemers hun werkschema slechts enkele dagen van tevoren te zien. Hoe kunt u als afdelingshoofd of personeelsplanner de werkstress voor uw personeel verminderen?

Deel het werkschema zo goed mogelijk van tevoren

Het meest comfortabele voor het personeel is om de werkroosters minstens een maand van tevoren te kennen. Dit maakt het makkelijker voor hen om hun werk en privéleven te combineren. Wie haalt de kinderen wanneer van school? Hoe ga ik aan de slag? Wanneer kan ik mijn eigen doktersafspraken plannen? In welke weekenden kan ik mijn teamsport niet beoefenen?

Geef medewerkers de mogelijkheid om zelf diensten te kiezen (zelfroostering) of om een collega aan te wijzen als vervanger

Dit is onze belangrijkste aanbeveling. Laat je medewerkers het werkschema bepalen door bijvoorbeeld zelfroostering toe te passen. Op deze manier kunnen er in onderling overleg met collega's verschuivingen worden gemaakt en heeft de planner of het afdelingshoofd, indien gewenst, slechts een controlerende rol. Door zelfroostering in te voeren, krijgen uw medewerkers meer inspraak en wordt het rooster meer afgestemd op het privéleven van werknemers, wat een absoluut positief effect heeft op de betrokkenheid, motivatie en teamgeest.

Natuurlijk wordt in dit geval een geleidelijke overgang aanbevolen. De stap naar volledige zelfroostering kan te groot of te snel zijn, zowel voor de planner als voor het personeel. Begin daarom bijvoorbeeld met een vooraf bepaald schema waarin uw personeel zelf van dienst kan wisselen, zich kan aanmelden voor een reservepool of vakanties digitaal kan doorgeven. Daarna kunt u doorgaan met het beschikbaar stellen van de nachtdiensten voor zelfplanning en uiteindelijk doorgaan met een volledige zelfroostering.

Werkrasters naar voren laten draaien (met de klok mee)

Door diensten „met de klok mee” in te plannen herstelt het lichaam zich beter na één of meerdere nachtdiensten. Uw personeel werkt eerst in de ochtend, daarna in de middag en daarna in de avond-/nachtploeg. Op deze manier zal het bioritme van uw medewerkers de minste invloed ervaren van de veranderende werktijden. Bovendien kun je het aantal nachtdiensten in totaal verminderen, maar ook per persoon. Er zijn vaak taken die naar de dagploeg kunnen worden verplaatst, waardoor het aantal mensen dat's nachts werkt tot een minimum wordt beperkt. Plan tot slot niet meer dan drie tot vier opeenvolgende nachtdiensten voor dezelfde werknemer.

Maak het werkschema 24/7 en overal beschikbaar voor uw personeel

Toon niet alleen het werkschema op de werkvloer, maar zorg ook voor een digitale versie zodat het rooster altijd beschikbaar is voor iedereen, zowel de planner als je medewerkers. Als u een stap verder wilt gaan in dit digitaliseringsproces, kunt u ook gespecialiseerde software gebruiken om uw werknemers aan te moedigen zichzelf als back-up in te stellen en vakanties digitaal te regelen.

Stressvermindering gaat verder dan het werkschema: gezond in lichaam en geest

Nachtdiensten gaan, begrijpelijkerwijs, vaak gepaard met koffie en energiedrankjes. Moedig het personeel aan om deze tijdens de laatste twee uur van de nachtdiensten te vermijden. Omdat de cafeïne een aantal uren in het lichaam blijft, kan de werknemer bij thuiskomst niet meteen slapen. Zorg voor een aantal gezonde snacks, zoals een fruitmand, en voldoende gratis drinkwater om ervoor te zorgen dat er gezonde alternatieven beschikbaar zijn. Goed slapen vermindert stress.

Daarom kan een powernap wonderen verrichten. De optimale powernap duurt niet langer dan een half uur. Bovenop het dutje kun je het beste nog een kwartiertje extra nemen om weer helemaal wakker te worden. In Beeple heb je de mogelijkheid om verschillende soorten pauzes in te voeren. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelf powernaps registreren, zodat de planner of het hoofd van de afdeling op de hoogte is.

‍