In minder dan een maand tijd ging het hele EcoCare-project met al zijn medewerkers en locaties live met Beeple

EcoCare is de divisie Gezondheidszorg van Ecolog, een wereldwijd toonaangevende leverancier van geïntegreerde diensten voor gezondheidszorg, logistiek en IT. Sinds het uitbreken van de Covid-19-pandemie biedt EcoCare gespecialiseerde gezondheidsdiensten aan die verband houden met de strijd tegen de Covid-19-pandemie. Dankzij de schaalbare capaciteit en oplossingen is EcoCare een betrouwbare partner voor de pandemie — met extreem korte doorlooptijden waar en wanneer dat nodig is. EcoCare heeft een zeer actieve rol gespeeld in de strijd tegen de Covid-19-pandemie. Haar werkzaamheden bestonden uit het opzetten en exploiteren van gecertificeerde test- en vaccinatiecentra.

Almir Muaremi werkt al 5 jaar als HR-manager bij Ecolog en was dus nauw betrokken bij de implementatie van Beeple binnen Ecocare Project. „Elk Ecolog-project heeft zijn eigen aanpak en manier van plannen nodig. Sinds en vanwege het uitbreken van de COVID-pandemie heeft Ecolog „EcoCare” opgericht dat specifieke gezondheidsdiensten kan verlenen, waaronder talrijke testcentra en vaccinatielocaties. Dit project was een beetje anders dan de andere: veel verschillende locaties en het aantal personeelsleden per locatie was lager dan bij andere projecten, wat ons voor een uitdaging stelde wat betreft het op tijd plannen en verzamelen van urenstaten. Dus gingen we op zoek naar een planningstool met een geautomatiseerde check-in en check-out optie. We hebben het gevonden in Beeple.”

Ontdek de toegevoegde waarde van Beeple in Belgische vaccinatiecentra

Een hulpmiddel om onnodig overwerk te vermijden

Vóór de overstap naar een planningstool was het plannen van medewerkers voor sommige managers een uitdaging, waardoor de vrijwilligers en andere medewerkers veel extra uren werkten. „Medewerkers waren het zat om overuren te maken, dus moesten we een oplossing vinden. De belangrijkste vereisten waren een duidelijk, gecentraliseerd instrument waarin we toezicht konden houden, het aantal gewerkte uren konden plannen en registreren en transparantie konden hebben over hun ploegendiensten en werkuren”, legt Almir uit.

Het was erg belangrijk voor Ecolog dat de tool aanpasbaar was. Er waren verschillende projecten, zoals vaccinatiecentra en testlocaties. Het spreekt voor zich dat deze verschillende soorten projecten niet dezelfde behoeften hebben op het gebied van personeel, toegang en instellingen. Almir: „Beeple is een zeer flexibele, aanpasbare tool die aan onze eisen zou kunnen voldoen. Medewerkers konden aangeven dat ze niet beschikbaar waren, op verschillende locaties in de buurt van hun huis worden ingezet en eenvoudig hun gewerkte uren registreren. Daardoor hadden we een centrale database, een nauwkeurig beeld van het aantal gewerkte uren en vooral tevreden medewerkers.”

Go-live in minder dan een maand

Het meest bijzondere aan EcoCare was het korte tijdsbestek waarin het live was. In minder dan een maand tijd ging het hele project met al zijn medewerkers en locaties live met Beeple. "Zoals bij elke nieuwe procesintegratie waren er in het begin wat problemen met de live-omgeving, maar het Beeple-team was zeer behulpzaam om snel te handelen en de oplossing tijdig te creëren. Medewerkers die in het begin sceptisch waren, realiseerden zich al snel dat het een enorme tijdsbesparing was, dat het transparant en gebruiksvriendelijk was. zegt Almir: „Beeple is ongetwijfeld een nuttig hulpmiddel.”

‍