Het Sportbureau: We merkten meteen dat Beeple ons heel veel tijd kon besparen.

Amitabha begon als een detacheringsbureau voor sportleraren die actief zijn in heel België, maar is ook sinds enkele jaren meer en meer gericht op de bevordering van vitaliteit op de werkvloer. Manon de Bart is verantwoordelijk voor Sales & Marketing bij Amitabha en daarnaast doet zij het accountmanagement, dat is de werving en planning van de sportcoaches.

Het Sportbureau (voorheen Amitabha) plant haar sportleraren meestal op dagelijkse, wekelijkse, tweewekelijkse en/of maandelijkse basis, maar af en toe ook voor een enkel evenement. Daarom heeft hun planning geen vastgelegd systeem en alle activiteiten moeten specifiek worden gepland. Bovendien hebben ze vaak te maken met op het laatste moment wijzigingen of annuleringen, dus een planningstool was onmisbaar voor Amitabha. Vroeger werkten ze via e-mail en agenda in Outlook, maar alle activiteiten moesten apart per sportleraar worden gepland.

Destijds nam een van de Beeple Sales Executives contact op met Manon om haar de software te komen voorstellen. „We merkten meteen dat het programma ons veel tijd kon besparen en we besloten ervoor te gaan.” De startfase was een beetje moeilijk vanwege het ontbreken van een blijvend Succesmanager voor klanten. Destijds was Beeple nog steeds een echte opstart en de mogelijkheden waren bijgevolg beperkt. In de tussentijd zijn er veel nieuwe medewerkers aangenomen, zodat elke klant een vaste Customer Success Manager heeft, ook Amitabha.

„We hebben vooraf onvoldoende informatie gekregen over de mogelijkheden van Beeple voor ons bedrijf. Gelukkig waren die problemen snel opgelost zodra we een vaste contactpersoon hadden die we altijd konden bellen/mailen in geval van problemen. Ondertussen gaat alles relatief goed.”

Van handmatige naar automatische personeelsplanning

Bij het melden van gewerkte uren in het oude systeem was het soms over het hoofd gezien, omdat Manon en haar collega's alles handmatig moesten invoeren. Dankzij Beeple kon Amitabha automatiseren dat proces, met een minimale foutmarge. „Onze planning en facturering kunnen worden omgezet in een exporteren op basis van onze geplande uren. Op die manier kunnen die gegevens niet meer verloren gaan, terwijl dat in Outlook wel gebeurde.”

De zoektocht naar geschikte sportleraren is ook niet meer de moeilijke taak die het vroeger voor Amitabha was. „In Beeple, de zoeken voor sportleraren is een fluitje van een cent door middel van de filters. In het verleden hebben we ons bestand handmatig doorzocht in Outlook, terwijl we nu kunnen filteren op verschillende specificaties, wat ons enorm veel tijd bespaart. We zoeken eerst medewerkers binnen een straal van 35 km van de locatie. Vervolgens nemen we de disciplines door om te zien wie in aanmerking zou kunnen komen voor onze opdrachten. Die personen krijgen een bericht of een telefoontje.”

Wil je geen tijd meer verspillen aan het plannen van flexwerk?

‍