Het Sportbureau : Nous avons tout de suite remarqué que Beeple pouvait nous faire gagner beaucoup de temps.

Amitabha a débuté en tant qu'agence de détachement pour les professeurs de sport actifs dans toute la Belgique, mais elle se concentre également de plus en plus sur la promotion de la vitalité dans les ateliers depuis quelques années. Manon de Bart est responsable des ventes et du marketing chez Amitabha et s'occupe également de la gestion des comptes, c'est-à-dire du recrutement et de la planification des entraîneurs sportifs.

Het Sportbureau (anciennement Amitabha) programme principalement ses professeurs de sport sur une base quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire et/ou mensuelle, mais de temps en temps également pour un seul événement. De ce fait, leur planification n'a pas fixe système et toutes les activités doivent être spécifiquement programmées. En outre, ils doivent souvent faire face à dernière minute modifications ou annulations, un outil de planification était donc indispensable pour Amitabha. Ils travaillaient auparavant par courrier électronique et calendrier dans Perspectives, mais toutes les activités devaient être programmées séparément par professeur de sport.

À l'époque, l'un des responsables commerciaux de Beeple avait contacté Manon pour qu'elle vienne lui présenter le logiciel. « Nous avons tout de suite remarqué que le programme pouvait nous faire gagner beaucoup de temps et nous avons décidé de nous lancer. » La phase de lancement a été un peu difficile en raison de l'absence de permanent Responsable de la réussite client. À l'époque, Beeple était encore un vrai démarrage et les possibilités étaient donc limitées. Entre-temps, de nombreux nouveaux collaborateurs ont été embauchés, de sorte que chaque client dispose d'un Customer Success Manager fixe, également Amitabha.

« Nous n'avions pas reçu suffisamment d'informations au préalable sur les possibilités de Beeple pour notre entreprise. Heureusement, ces problèmes sont apparus rapidement résolu dès que nous avons eu une personne de contact permanente que nous pouvions toujours appeler/envoyer un e-mail en cas de problème. En attendant, tout se passe relativement bien. »

De la planification manuelle à la planification automatique du personnel

Lors de la déclaration des heures travaillées dans l'ancien système, les choses étaient parfois négligé, car Manon et ses collègues ont dû tout saisir manuellement. Grâce à Beeple, Amitabha a pu automatiser ce processus, avec une marge d'erreur minimale. « Notre planification et notre facturation peuvent être transformées en exportation sur la base de nos horaires prévus. De cette façon, ces données ne peuvent plus être perdues, alors que cela se produisait dans Outlook. »

La recherche de professeurs de sport qualifiés n'est plus non plus la tâche difficile qu'elle était autrefois pour Amitabha. « Dans Beeple, chercher pour les professeurs de sport est un jeu d'enfant grâce au filtres. Dans le passé, nous recherchions manuellement notre fichier dans Outlook, alors que nous pouvons désormais filtrer selon différents spécifications, ce qui nous fait gagner énormément de temps. Nous recherchons d'abord des collaborateurs dans un rayon de 35 km autour du site. Ensuite, nous passons en revue les disciplines pour voir qui pourrait être éligible pour nos missions. Ces personnes reçoivent un message ou un appel. »

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