deSingel: De communicatie verloopt volledig geautomatiseerd via e-mail, sms en chat.

Het internationale kunstencentrum deSingel organiseert een gevarieerd aanbod van concerten, theatervoorstellingen en dans in hun volledig uitgeruste zalen. Koen Slock is coördinator bij deSingel, wat betekent dat hij leiding geeft aan het personeel dat verantwoordelijk is voor de bezoekers, waaronder de medewerkers voor de ticketcontrole, de programmaverkoop, de bar, de garderobe en de recepties.

Personeelsplanning in spreadsheets

Het organiseren van concerten, theatervoorstellingen en andere culturele activiteiten vereist een goed georganiseerd team. Het creëren van een planning waarbij iedereen weet dat wat er moet gebeuren dus meer dan nodig is. Koen werkt voornamelijk met studenten om de ticketcontrole uit te voeren en de bar en de garderobe te bemannen. Aangezien er niet elke dag concerten of theatervoorstellingen zijn, hoeft hij daar geen beroep op te doen. studenten elke dag.

In het verleden gebruikte Koen Google spreadsheets om de planning te maken. „Ik heb een spreadsheet gestuurd met de gegevens van de verschillende opdrachten. Nadien vulde elke student die spreadsheet in met de gegevens die hij beschikbaar had en al die documenten vonden hun weg terug naar mij. Tot slot heb ik het schema gemaakt door alle spreadsheets te vergelijken en te matchen. Die methode was niet alleen tijdrovend maar ook foutgevoelig. Uiteindelijk werkte die methode ook, al was het een beetje hobbelig.”

Ben je het zat om je weg te vinden in een heleboel spreadsheets?

Interactieve planningstool

In de beginfase met Beeple was er een bijeenkomst om de huidige manier van plannen van deSingel te onderzoeken. Op die manier werden inzichten verkregen over hoe hun planningsmethode het best kon worden geïmplementeerd in Beeple. Na afloop kreeg Koen eeninleiding naar de tool zelf: hoe een schema kan worden gemaakt en welke onderdelen deze bevat. „EEN workshop is opgezet om kennis te maken met de software. Daarna kon ik de tool zelf uitproberen. Elke keer dat ik vragen, ik kon ze vragen en ik kreeg de antwoorden die ik nodig had. Ik kon Beeple vrij snel onder de knie krijgen. Het is tenslotte niet te complex.”

Het eenvoudige overzicht van de planning en het gestructureerde databank gaf Koen de doorslag om voor Beeple te kiezen.

„Het is heel eenvoudig om informatie op te halen. De gegevens van de medewerkers kunnen zonder enige moeite worden geraadpleegd, van hun telefoonnummer tot hun nationale registratienummer. Beeple is een interactief planningstool. Met mijn spreadsheets heb ik een mooie poging gedaan, maar wat Beeple doet is niet vergelijkbaar. Het is alsof je een kruidenier vergelijkt met een groot warenhuis.”

Automatische communicatie

De interactie tussen de planner, medewerker en planning is de belangrijkste factor van Beeple baat vinden voor Koen. Het feit dat elke wijziging automatisch wordt aangepast in ieders Beeple-omgeving, is een groot pluspunt. „Als ik wijzigingen aanbreng in mijn planning, worden mijn medewerkers op de hoogte gebracht onmiddellijk, net als mijn collega's die betrokken zijn bij de planning. De communicatie met kandidaten verloopt echt soepel. Vroeger was dat een tijdrovende bezigheid, vooral toen ik bij elke wijziging opnieuw contact moest opnemen met iedereen. In Beeple is de communicatie volledig geautomatiseerd via e-mail, sms en chat.”

deSingel heeft een nodig flexibel systeem waarin eenvoudig aanpassingen kunnen worden gedaan, aangezien ze vaak te maken hebben met veranderende omstandigheden. „Als iets ineens een groot succes wordt, hebben we ook veel meer medewerkers nodig. We zullen altijd veranderende omstandigheden hebben en Beeple stelt ons in staat om nauwkeurig te observeren, dingen aan te passen en snel te reageren. Iedereen heeft altijd de laatste informatie bij de hand.”

Hoe houd je de planner, supervisor en flexwerker op de hoogte?

‍