deSingel : La communication est entièrement automatisée par e-mail, SMS et chat.

Le centre artistique international deSingel organise une offre variée de concerts, de représentations théâtrales et de danse dans ses salles entièrement équipées. Koen Slock est coordinateur chez deSingel, ce qui signifie qu'il gère le personnel responsable des visiteurs, y compris les collaborateurs chargés de la vérification des billets, de la vente des programmes, du bar, du vestiaire et des réceptions.

Planification du personnel dans des feuilles de calcul

L'organisation de concerts, de représentations théâtrales et d'autres activités culturelles nécessite bien organisé équipe. Création d'un calendrier où chacun sait ce qui doit être fait est donc plus que nécessaire. Koen travaille principalement avec des étudiants pour effectuer le contrôle des billets et le personnel du bar et du vestiaire. Comme il n'y a pas de concerts ou de représentations théâtrales tous les jours, il n'a pas besoin de faire appel à ces derniers. étudiants chaque jour.

Dans le passé, Koen utilisait Google feuilles de calcul pour créer le planning. « J'ai envoyé une feuille de calcul contenant les données des différents emplois. Ensuite, chaque étudiant a rempli cette feuille de calcul avec les données dont il disposait et tous ces documents m'ont été renvoyés. Enfin, j'ai créé le calendrier en comparant et en faisant correspondre toutes les feuilles de calcul. Cette méthode n'était pas seulement chronophage mais également sujets à des erreurs. Au final, cette méthode a également fonctionné, même si c'était un peu cahoteux. »

Vous en avez assez de vous y retrouver dans un tas de feuilles de calcul ?

Outil de planification interactif

Au cours de la phase de démarrage avec Beeple, une réunion a eu lieu pour examiner la manière actuelle de planifier deSingel. De cette façon, des informations ont été recueillies sur la meilleure façon de mettre en œuvre leur méthode de planification dans Beeple. Koen a ensuite reçu unintroduction à l'outil lui-même : comment créer un planning et quels composants il contient. « UNE atelier a été mis en place pour vous familiariser avec le logiciel. Ensuite, j'ai pu essayer l'outil moi-même. Chaque fois que j'avais questions, j'ai pu leur poser des questions et j'ai obtenu les réponses dont j'avais besoin. J'ai réussi à maîtriser Beeple assez rapidement. Après tout, ce n'est pas trop complexe. »

Le simple aperçu de la planification et le structuré base de données a fait pencher la balance pour Koen en choisissant Beeple.

« Il est très facile de récupérer des informations. Les coordonnées des collaborateurs peuvent être consultées sans effort, de leur numéro de téléphone à leur numéro d'enregistrement national. Beeple est un interactif outil de planification. Avec mes feuilles de calcul, j'ai fait une belle tentative, mais ce que fait Beeple n'est pas comparable. C'est comme comparer une épicerie à un grand magasin. »

Communication automatique

L'interaction entre le planificateur, l'employé et l'horaire est la principale de Beeple avantage pour Koen. Le fait que chaque fois qu'une modification est apportée, elle soit automatiquement ajustée dans l'environnement Beeple de chacun, est un avantage considérable. « Lorsque je modifie mon horaire, mes employés sont informés immédiatement, tout comme mes collègues qui sont concernés par le planning. La communication avec les candidats se déroule vraiment bien. Auparavant, cela prenait beaucoup de temps, surtout lorsque je devais recontacter tout le monde à chaque changement. Dans Beeple, la communication est complète automatisé par e-mail, SMS et chat. »

deSingel a besoin d'un souple système dans lequel les ajustements peuvent être effectués facilement, car ils doivent souvent faire face à circonstances changeantes. « Lorsque quelque chose devient soudainement un grand succès, nous avons également besoin de beaucoup plus d'employés. Les circonstances évolueront toujours et Beeple nous permet d'observer de près, de modifier les choses et de réagir rapidement. Tout le monde a toujours les dernières informations à portée de main. »

Comment tenir le planificateur, le superviseur et le travailleur flexible informés ?

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