Over Chefs Food Prep

Chefs Food Prep is gestart door twee chefs, Jeroen Romanesko en Pascal Elout, die elkaar ontmoetten in De Nederlanden in Vreeland. Pascal had toen een restaurant geopend dat hij later verkocht, net voor het begin van de COVID-19-pandemie. Jeroen werkte nog steeds, maar had al drie jaar kleine opdrachten uitgevoerd voor restaurants die advies gaven. Uiteindelijk kruisten hun paden en besloten ze samen een bedrijf op te richten.

Chefs Food Prep opereert voornamelijk als een uitzendbureau voor chefs. Daarnaast bieden ze adviesdiensten aan en verbinden ze leveranciers met bedrijven. Jeroen helpt bij het ontwerpen van menu's en geeft advies, terwijl Pascal de volledige bedrijfsvoering overziet. Pascal legt uit: „Er zijn veel eigenaren in de horeca die geen idee hebben van de keuken. De koks moeten dan communiceren met de eigenaren, maar dat gaat vaak niet van een leien dakje. Waar het fout gaat, stappen we in. Bijvoorbeeld assisteren bij het samenstellen van menu's, helpen met een ander concept of de keuken rendabel maken. We bieden oplossingen op maat waarmee een horecabedrijf kan floreren.” Chefs Food Prep begon twee jaar geleden en heeft nu een pool van 50 uitstekende chefs.

‍

Planning vóór Clevergig

„In het begin gebruikte het bedrijf WhatsApp-groepen voor de planning”, zegt Jeroen. Hij legt uit:”Het was nogal een gedoe. We hadden een groepschat met ons tweeën en een andere chef. Geen planningssysteem, alles werd daar beheerd. Als we dat nu met 50 mensen zouden doen, zou dat een recept zijn voor totale chaos. Zelfs toen, met slechts 8-10 werknemers, was het overweldigend.„Alle taken die niet via de app konden worden beheerd, werden via telefoongesprekken afgehandeld. Niet iedereen was gemakkelijk bereikbaar, waardoor het een tijdrovende klus was. Dit leidde tot het idee dat investeren in een planningssysteem een vlottere groei mogelijk zou maken. Ze hadden het niet mis. Uiteindelijk hebben de oprichters vier softwarepakketten onderzocht, maar in de meeste gevallen ontbraken ze een focus op de fijne kneepjes van de horeca of misten ze elementen die cruciaal zijn voor chefs. Uiteindelijk kwam Clevergig naar voren als de beste match voor geautomatiseerde planning.

‍

‍

Ervaring met Clevergig

‍

Het eerste voordeel dat Chefs Food Prep ondervond met Clevergig was het gemak van het planningssysteem en de geautomatiseerde planning. „Eenvoudig, snel, open de laptop en ga aan de slag”, zegt Jeroen. Hij benadrukt het belang van overzicht, iets wat ze met Clevergig hebben bereikt. Ze weten waar iedereen op de dag is gepland. Als iemand ziek wordt, kan hij gemakkelijk de beschikbaarheid controleren en snel een vervanger vinden. Een ander voordeel is dat Clevergig hen in staat stelt om één persoon of een hele groep uit te nodigen voor een taak, een flexibiliteit die cruciaal is in hun branche. Ze genereren ook rapporten met Clevergig: „We beginnen het systeem beter te begrijpen, en het maakt het leven veel makkelijker. Inzicht en overzicht zijn de sleutels tot succes.„

Pascal vermeldt dat ze sinds de start van de samenwerking met Clevergig een aanzienlijke groei hebben doorgemaakt. De overgang naar goede plannings- en tijdregistratiesoftware heeft veel voor hen betekend:”Dit is eigenlijk het moment waarop we beginnen te groeien. We hadden 10 mensen toen we zes maanden geleden overstapten naar Clevergig, nu hebben we een pool van 50. Zonder Clevergig was het niet mogelijk geweest. We kunnen nu via het systeem coördineren; voorheen gebeurde alles via telefoon of app en konden we niet iedereen onmiddellijk bereiken. Het ging heel langzaam. Dit proces gaat nu veel sneller. Op een gegeven moment hebben we veel personeel moeten afwijzen omdat alles eerst geregeld moest worden. Nu kunnen we het bijhouden.”
‍

‍

Het is altijd een uitdaging voor een bureau om het juiste moment te kiezen voor een transitie. Als je begint, lijkt het vaak alsof er geen tijd is om een geheel nieuw systeem voor tijdregistratie en planning te implementeren. Pascal stelt echter dat een bedrijf kan niet groeien als ze geen tijd investeren in de uitvoering van dergelijke zaken. Een ding dat ze waarderen aan Clevergig is de reactiesnelheid van hun Customer Success-team: „We waarderen het dat we uw Customer Success-team altijd kunnen bereiken. We krijgen altijd een reactie op dezelfde dag, wat voor ons cruciaal is omdat we bijna altijd aan het werk zijn. Personeel is een snelle aangelegenheid.”

‍