Ardore Catering: Last-minute wijzigingen worden eenvoudig afgehandeld via Beeple.

Het cateringbedrijf Ardore bakt traditionele pizza's in hun eigen authentieke houtovens op evenementen in België en Nederland. Ardore is Italiaans voor warmte en gezelligheid en dat proberen ze klanten en bezoekers op evenementen te bieden. Sanne Jacobs en Keani Clement zijn de zaakvoerders van Ardore en degenen die alles in goede banen leiden. Zij zijn verantwoordelijk voor de werking van de organisatie, de administratie, de communicatie en de planning.

Uitgebreide functionaliteiten om cateringpersoneel te plannen

Ardore heeft altijd te maken met verschillende locaties, medewerkers en verwachtingen. Daarom een geweldige communicatie en duidelijk planning zijn essentieel. Gezien het groeiende personeelsbestand hadden ze een efficiëntere planning nodig, omdat het handmatig beheren, plannen en opvolgen van het personeel onmogelijk werd. Voordat de managers met Beeple werkten, probeerden ze een ander programma uit. „We hebben beide systemen tegelijkertijd uitgeprobeerd en uiteindelijk hadden we een voorkeur voor Beeple. De uitgebreide functionaliteiten, de ondersteuning en de voortdurende verbeteringen in de tool zorgden voor extra zekerheid voor de toekomst. De tool zal altijd ondersteund en uitgebreid worden.” Met Beeple kan Ardore verder groeien zonder de controle te verliezen, dankzij de centralisatie van de medewerkers, planning, communicatie en salarisadministratie.

Op zoek naar een oplossing om je flexwerkplanning en -communicatie te centraliseren?

Centrale communicatie met flexmedewerkers

Het communicatiegedeelte is het belangrijkste voordeel voor Sanne. De communicatie gebeurt nu automatisch via tekstberichten en e-mail. Voordat ze Beeple gebruikten, gebeurde dit handmatig via verschillende kanalen zoals WhatsApp, Facebook, tekstberichten, e-mail en telefoon. Die gegevens zijn ingevoerd in Excel. Telkens wanneer er wijzigingen plaatsvonden, moesten deze worden gewijzigd in uitmunten en opnieuw aan de medewerkers gecommuniceerd. De communicatie tussen het schema en de medewerkers verloopt nu automatisch. Beschikbaarheid van alle medewerkers die worden aangevraagd, hoeft Sanne ze alleen aan een bepaald schema toe te voegen wanneer ze beschikbaar zijn. Wanneer medewerkers zijn ingepland, worden ze automatisch op de hoogte gebracht, waarna ze het aanbod kunnen accepteren of afwijzen.

„Alles is gecentraliseerd in één tool,” zegt Keani, „die tool kan worden geraadpleegd door de werknemer en de werkgever. Er zijn minder misverstanden, want iedereen weet waar en wanneer hij ergens moet zijn.”

‍

Integratie van salarisadministratie

Ardore zat met veel bestuurs- werk, namelijk de sociale en juridische organisatie van de werknemer contracten . Alle gewerkte uren worden maandelijks opgesomd en naar het sociaal secretariaat gestuurd. Een dubbele invoer van gegevens vertraagt het proces aanzienlijk en een typefout is zeer waarschijnlijk. Aangezien Ardore heeft gekozen voor een salarisintegratie in Beeple, gebeurt dit nu automatisch. Zelfs een planning op het laatste moment is eenvoudig geworden en gebeurt altijd correct met deze integratie. Sanne kreeg al veel positieve reacties van medewerkers. „Ze ontvangen hun contracten digitaal en kunnen ze op dezelfde manier ondertekenen. Vanwege onze link met Easymatch, Ik ben er zeker van dat iedereen correct wordt uitbetaald voor zijn gewerkte uren.”

„Alles is gecentraliseerd in één tool die kan worden geraadpleegd door de werknemer en de werkgever. Er zijn minder misverstanden, want iedereen weet waar en wanneer hij ergens moet zijn.”

Wijzigingen op het laatste moment behandeld

Op het laatste moment veranderingen kan veel stress veroorzaken. In bepaalde sectoren komen ze vaker voor dan in andere, maar ze komen vaak voor in de horecasector. Sanne geeft aan dat dit ook geldt voor Ardore. „We hebben ook te maken met veel wijzigingen op het laatste moment, bijvoorbeeld werknemers die zijn afgezegd en vervangen moeten worden. Dit is gemakkelijk gedaan via Beeple. Niet alleen de communicatie naar de medewerker verloopt automatisch, maar ook de creatie en overdracht van contracten. We proberen zoveel mogelijk van tevoren te plannen, maar het blijft desondanks typisch van de sector om op het laatste moment wijzigingen door te voeren.”

Ben je klaar met het verspillen van te veel tijd aan de flexwerkplanning?

‍