Adecco Amsterdam: Ik heb ontdekt hoe eenvoudig een planningstool kan zijn

Het uitzendbureau Adecco Amsterdam fungeert als planningsexpert in de regio Amsterdam. Ze behandelen planningsvraagstukken en doen de planning voor ongeveer tien klanten, waarvan ze de medewerkers wekelijks inplannen. Ivanka Wijtman, Planner Poolservices, is verantwoordelijk voor alle planningsvragen die bedrijven aan Adecco Amsterdam stellen.

De oplossing voor complexe planning

Bij Adecco Amsterdam werd de planning al snel te groot en complex om verder te werken in Excel. Elke interimfunctie heeft zijn eigen variabelen, waaronder diverse werkplekken, verschillende kwalificaties, kostenplaatsen, enzovoort. Bovendien zijn er regels uit de flexwet die op de juiste manier moeten worden toegepast. Dingen die alleen konden worden ingevoerd handmatig in Excel. Dat zette Adecco Amsterdam ertoe aan intern een aanvraag in te dienen voor een planningstool ongeveer vijf jaar geleden.

„Excel was gewoon geen optie meer. Het was te foutgevoelig en verouderd. Ik moest alles handmatig invoeren en kreeg geen waarschuwing toen ik iets overschreef. Het resulteerde in een achterstand en dat begint aan je te knagen. Er moest een efficiëntere manier van werken zijn”, verduidelijkt Ivanka.

Waarom afscheid nemen van Excel?

In hun zoektocht naar een planningstool testte Adecco Amsterdam verschillende competitief software. Die software vertoonde telkens gebreken: te hoge kosten, complexe implementatie en/of niet gebruiksvriendelijk. Ivanka leerde Beeple twee jaar geleden eindelijk kennen. Het bleek de oplossing voor Adecco Amsterdam om hun klanten met verschillende brancheachtergronden beter te faciliteren.

„De Beeple Customer Success Manager, Wouter, heeft ons door het systeem geleid. Toen hij vertelde over de verschillende mogelijkheden, ontdekte ik hoe eenvoudig een planningstool zou kunnen zijn. Ik kan allerlei taken in mijn eentje uitvoeren in slechts tien minuten. Wat ik handmatig moest invoeren in Excel, gebeurt automatisch in Beeple. De kosten van Beeple ten opzichte van de tijdwinst die dat zou opleveren, hebben ervoor gezorgd dat we meteen de sprong hebben gewaagd.”

Wil je geen tijd meer verspillen aan het plannen van flexwerk?

Betere verbinding met klanten

Adecco Amsterdam maakt wekelijks planningen voor hun klanten. Deze klanten zijn actief in diverse sectoren zoals productie, logistiek en transport, industrie en veiligheid, maar ook onderwijs. Als er een nieuwe klant is, gaat Ivanka met ze zitten om te luisteren naar hun verwachtingen en laat ze zien hoe Adecco Amsterdam werkt.

„Op basis van hun verhaal laten we de klanten de verschillende opties. Daarbij gebruiken we onze eigen ervaring waarom we zo enthousiast zijn over Beeple. Ter voorbereiding op het gesprek maak ik al enkele projecten en subprojecten en voeg ik ook managers en medewerkers toe. Dit duurt maximaal een half uur. De standaardinstelling sjablonen in Beeple maak je die voorbereiding nog makkelijker. Omdat de klanten hun eigen gegevens (bijvoorbeeld hun logo) in ons systeem zien, hebben we een betere verbinding met hen.”

Elke klant krijgt toegang tot Beeple, maar binnen een beperkte rol. Elke rol kan anders worden uitgevoerd activiteiten, zoals het aanpassen van de profielen van medewerkers of het toevoegen van nieuwe teams. Op die manier hebben hun klanten een zekere invloed in Beeple, maar Adecco behoudt de controle over de pools vanuit het oogpunt van de werkgever. „Op dit moment hebben we twee verschillende rollen binnen Beeple, waarin onze huidige tien klanten passen. Misschien voegen we in de toekomst nog een rol toe, maar op dit moment is dat niet nodig.”

Toen Ivanka Beeple aan de klanten voorstelde, waren de meningen verdeeld.” Voor sommige klanten veroorzaakte dit een paar moeilijkheden, omdat ze nog niet klaar waren voor een nieuw systeem. Anderen waren daarentegen gelukkig met de vernieuwing die Beeple bracht. Het was in alle opzichten een spannende periode.”

Beschikbaarheidsprocedure om tijd te besparen

Het nieuwe planningssysteem was niet alleen even wennen bij de klanten, maar ook bij de uitzendkrachten . Velen onder hen waren volgens Ivanka aanvankelijk niet tevreden. „Ze waren gewend om ons altijd te kunnen bellen, dus in hun ogen vergrootte Beeple de afstand tussen ons. Op de lange termijn was dat niet het geval, want door de tijdwinst kregen we nog meer tijd voor hen. De communicatie gebeurt nu iets anders: via e-mail en sms. Het heeft even geduurd voordat alle temperaturen uit onze pools goed in het systeem kwamen, maar dat is normaal.”

Adecco Amsterdam had vroeger een procedure waarbij de medewerkers wekelijks hun beschikbaarheid via e-mail of Whatsapp voor een vast tijdstip. Het feit dat dit ook mogelijk was in Beeple, via de website of de Beeple-app, was een activa voor Ivanka. „Soms vergeten mensen het, maar over het algemeen werkt het goed. We zijn streng als het gaat om het tijdig doorgeven van de beschikbaarheid: mensen die hun beschikbaarheid niet invullen, worden niet ingepland. In het begin hadden veel uitzendkrachten last van de overstap naar Beeple. Door er ondertussen aan gewend te zijn, zijn ze tevreden ermee.”

Wil je in het moment leven?