Adecco Amsterdam: He descubierto lo simple que puede ser una herramienta de planificación

La agencia de trabajo temporal Adecco Amsterdam actúa como experta en planificación en el área de Ámsterdam. Se ocupan de los problemas de planificación y planifican para unos diez clientes, de los cuales programan a los colaboradores semanalmente. Ivanka Wijtman, de Planner Poolservices, es responsable de todas las preguntas de planificación que las empresas formulan a Adecco Amsterdam.

La solución para una planificación compleja

En Adecco Amsterdam, la planificación pronto se hizo demasiado grande y complejo para seguir trabajando en Excel. Cada trabajo provisional tiene sus propias variables, que incluyen la diversidad de lugares de trabajo, diferentes cualificaciones, centros de costes, etc. Además, hay normas de la ley flexible que deben aplicarse de la manera correcta. Cosas a las que solo se puede introducir manualmente en Excel. Eso empujó a Adecco Amsterdam a presentar internamente una solicitud de herramienta de planificación hace unos cinco años.

«Excel simplemente ya no era una opción. También lo era sensible a errores y anticuado. Tuve que introducir todo manualmente y no recibí ningún aviso cuando sobrescribía algo. El resultado fue un trabajo atrasado y eso empieza a fastidiarte. Tenía que haber una forma de trabajar más eficiente», aclara Ivanka.

¿Por qué decir adiós a Excel?

En su búsqueda de una herramienta de planificación, Adecco Amsterdam probó diferentes competitiva software. Ese software presentaba fallas cada vez: costos demasiado altos, implementación compleja y/o no era fácil de usar. Ivanka finalmente conoció a Beeple hace dos años. Resultó ser la solución para Adecco Amsterdam para atender mejor a sus clientes con diferentes orígenes en sus sucursales.

«El gerente de satisfacción del cliente de Beeple, Wouter, nos explicó el sistema. Cuando me habló de las diferentes posibilidades, descubrí cómo sencillo una herramienta de planificación podría ser. Puedo gestionar todo tipo de tareas por mi cuenta en tan solo diez minutos. Lo que tuve que introducir manualmente en Excel, ocurre automáticamente en Beeple. Los costes de Beeple, en comparación con el ahorro de tiempo que implicaría, nos hicieron dar el paso de inmediato».

¿Quiere decir adiós a la pérdida de tiempo en la planificación flexible del trabajo?

Mejor conexión con los clientes

Adecco Amsterdam crea semanalmente horarios para sus clientes. Esos clientes están activos en diversas sectores como la producción, la logística y el transporte, la industria y la seguridad, pero también la educación. Cuando hay un nuevo cliente, Ivanka se sienta con él para escuchar sus expectativas y muéstrales cómo funciona Adecco Amsterdam.

«Basándonos en su historia, mostramos a los clientes las diferentes opciones. Al hacerlo, utilizamos el nuestro experiencia de por qué estamos tan entusiasmados con Beeple. Como preparación para la conversación, ya he creado algunos proyectos y subproyectos y también he agregado gerentes y colaboradores. Esto me lleva media hora como máximo. El predeterminado plantillas en Beeple hacen que la preparación sea aún más fácil. Como los clientes ven sus propios datos (por ejemplo, su logotipo) en nuestro sistema, tenemos una mejor conexión con ellos».

Todos los clientes tienen acceso a Beeple, pero dentro de un rol limitado. Cada rol puede ejecutarse de manera diferente operaciones, como modificar los perfiles de los colaboradores o añadir nuevos equipos. De este modo, sus clientes tienen cierta influencia en Beeple, pero Adecco mantiene el control de los grupos desde el punto de vista del empleador. «Por el momento, tenemos dos funciones diferentes en Beeple, en las que caben nuestros diez clientes actuales. Quizá añadamos otro puesto en el futuro, pero por el momento no es necesario».

Cuando Ivanka presentó Beeple a los clientes, las opiniones fueron dividido». Para algunos clientes, causó algunos dificultades, porque aún no estaban preparados para un nuevo sistema. Otros lo estaban, por el contrario feliz con la renovación que trajo Beeple. Fue un período emocionante en todos los aspectos».

Procedimiento de disponibilidad para ahorrar tiempo

Los clientes no solo estaban tardando un tiempo en acostumbrarse al nuevo sistema de planificación, sino también temperaturas . Muchos de ellos inicialmente no estaban contentos, según Ivanka. «Estaban acostumbrados a poder llamarnos todo el tiempo, por lo que en sus ojos, Beeple les agrandó el distancia entre nosotros. A la larga, ese no fue el caso, porque la ganancia de tiempo nos dio aún más tiempo para ellos. El comunicación ahora es un poco diferente: por correo electrónico y SMS. Pasó algún tiempo antes de que todos los empleados de nuestras piscinas se dieran cuenta del sistema, pero eso es normal».

Adecco Amsterdam solía tener un procedimiento en el que los colaboradores tenían que transmitir semanalmente sus disponibilidades por correo electrónico o Whatsapp antes de un momento determinado. El hecho de que esto también fuera posible en Beeple, a través del sitio web o la aplicación Beeple, fue un activo para Ivanka. «De vez en cuando, la gente lo olvida, pero en general funciona bien. Somos muy estrictos a la hora de transmitir la disponibilidad a tiempo: las personas que no indican su disponibilidad no están programadas. Al principio, el cambio a Beeple molestó a muchos empleados temporales. Al estar acostumbrados mientras tanto, son satisfecho con él».

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