Een Belgische planningspartner voor Cactus Music Centre

Cactus Music Centre, de organisator van concerten en festivals in Brugge, beleeft in april de drukste periode van het jaar, net als elk jaar. Naast een goedgevulde kalender in de Cactus Club organiseren ze nu al voor de 39e keer het Cactus Festival in het Minnewater Park op vrijdag 7, zaterdag 8 en zondag 9 juli 2023. We vroegen Felix, verantwoordelijk voor muziekprogrammering en vrijwilligers, wat het organiseren van zo'n festival inhoudt.

Tijdens het driedaagse Cactus Festival in het hart van de stad Brugge worden veel vrijwilligers ingeschakeld, bijvoorbeeld als stewards of barpersoneel. „Het opzetten van zo'n festival vergt een goede voorbereiding en veel helpende handen, waarvoor we een beroep kunnen doen op een team van meer dan 700 vrijwilligers. Er zijn elk jaar veel mensen die vrijwilligerswerk doen, maar er zijn ook veel nieuwe gezichten bij elke editie. Iedereen die dat wil, kan zich aanmelden via onze website, op die manier komen alle gegevens rechtstreeks in onze Beeple-database terecht.” legt Felix uit.

Digitale planning

„Sinds vorig jaar wordt het hele planningsproces zelfs online gedaan. Vrijwilligers maken een profiel aan en solliciteren voor de diensten die we hebben aangemaakt. Dankzij Beeple kunnen we verschuivingen alleen zichtbaar maken voor mensen met het juiste profiel of de juiste verantwoordelijkheden.” vervolgt hij.

Door het planningsproces volledig te digitaliseren, is de opvolging sterk vereenvoudigd. Planners hebben nu een goed overzicht van de status van de planning, zodat ze vrijwilligers bijvoorbeeld niet twee ploegen achter elkaar inplannen. Felix: „Begin april starten we met het inplannen van vrijwilligers. Wie bij een van de vorige edities al in ploegendienst heeft gewerkt, krijgt eerst de kans om zijn voorkeuren door te geven. De inschrijvingen worden medio april voor iedereen geopend. Zodra ik aanmeldingen heb, kan ik personeel aan ploegen toewijzen en hoeven de vrijwilligers alleen maar te bevestigen dat ze de shift accepteren, dus geen eindeloos mailverkeer meer en veel minder kans op no-shows.”

Heb je ook een planningstool nodig om je vrijwilligers in te plannen?

Een Belgische planningspartner

„Toen onze vorige partner ophield te bestaan, moesten we op zoek naar een alternatief. Beeple werd ons aanbevolen door een andere festivalorganisator. Het feit dat Beeple een Belgische tool is met veel ervaring in het ondersteunen van evenementen en festivals gaf voor ons de doorslag. Beeple kan veel doen - soms zelfs te veel voor ons - maar dankzij de steun van onze Customer Success Manager bij Beeple zijn we erin geslaagd een manier van werken te vinden die ons planningsproces veel efficiënter maakt.”

‍