Un partenaire de programmation belge pour le Cactus Music Centre

Le Cactus Music Centre, l'organisateur de concerts et de festivals de Bruges, fait face à la période la plus chargée de l'année en avril, comme chaque année. Outre un calendrier bien rempli, le Cactus Club organise déjà pour la 39e fois le Cactus Festival au Minnewater Park les vendredi 7, samedi 8 et dimanche 9 juillet 2023. Nous avons demandé à Felix, responsable de la programmation musicale et des bénévoles, en quoi consistait l'organisation d'un tel festival.

Pendant les trois jours du festival des cactus au cœur de la ville de Bruges, de nombreux bénévoles sont appelés, par exemple, en tant que stewards ou personnel de bar. « La mise en place d'un festival comme celui-ci nécessite une bonne préparation et de nombreux coups de main, pour lesquels nous pouvons faire appel à une équipe de plus de 700 bénévoles. De nombreuses personnes font du bénévolat chaque année, mais il y a aussi de nombreux nouveaux visages à chaque édition. Tous ceux qui le souhaitent peuvent s'inscrire via notre site Web, de cette façon, tous les détails seront directement enregistrés dans notre base de données Beeple. » explique Felix.

Planification numérique

« En fait, depuis l'année dernière, l'ensemble du processus de planification s'est fait en ligne. Les bénévoles créent un profil et postulent pour les quarts de travail que nous avons créés. Grâce à Beeple, nous ne pouvons rendre les changements visibles que pour les personnes ayant le bon profil ou les bonnes responsabilités », poursuit-il.

Grâce à la numérisation complète du processus de planification, le suivi a été grandement simplifié. Les planificateurs ont désormais une bonne vue d'ensemble de l'état de la planification, ce qui leur permet de ne pas programmer deux équipes de suite pour les bénévoles, par exemple. Felix : « Nous commençons à recruter des volontaires début avril. Ceux qui ont déjà travaillé par équipes lors de l'une des éditions précédentes auront d'abord la possibilité de faire part de leurs préférences. Les inscriptions seront ouvertes à tous à la mi-avril. Dès que je reçois les inscriptions, je peux affecter le personnel à des équipes et les bénévoles n'ont qu'à confirmer qu'ils acceptent le quart de travail. Ainsi, plus de trafic de courrier interminable et moins de risques de ne pas se présenter. »

Vous avez également besoin d'un outil de planification pour planifier vos bénévoles ?

Un partenaire de planification belge

« Lorsque notre ancien partenaire a cessé d'exister, nous avons été contraints de chercher une alternative. Beeple nous a été recommandé par un autre organisateur du festival. Le fait que Beeple soit un outil belge avec une grande expérience dans le soutien aux événements et aux festivals a été un facteur décisif pour nous. Beeple peut faire beaucoup, parfois même trop pour nous, mais grâce au soutien de notre Customer Success Manager chez Beeple, nous avons réussi à trouver une méthode de travail qui rend notre processus de planification beaucoup plus efficace. »

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